规范档案记录管理制度

PAGE规范档案记录管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案记录管理，确保档案记录的真实性、完整性、准确性和安全性，提高公司管理水平和工作效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类档案记录的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案记录管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案记录应如实反映公司各项工作的实际情况，数据准确无误。3.完整安全原则：保证档案记录的完整性，防止丢失、损坏和泄露，确保档案记录的安全。4.便于利用原则：档案记录的整理和保管应便于查询、检索和使用，提高工作效率。二、档案记录的分类与编号（一）分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等；公司行政事务管理文件，如工作计划、总结、报告、通知、会议纪要等。2.人事档案：员工入职、离职、调动等手续文件；员工基本信息、履历、考核、奖惩等资料；劳动合同、培训记录、薪酬福利等相关文件。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务核算资料；资金管理、预算管理、成本控制等相关文件。4.业务档案：公司各类业务合同、协议、订单；项目策划、实施、验收等相关文件；市场调研、客户资料、销售数据等业务信息。5.技术档案：公司技术研发、产品设计、工艺文件、质量标准等相关资料；技术改造、技术引进、专利申请等文件。6.其他档案：不属于上述分类的其他重要文件和资料。（二）编号1.档案记录编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于识别和管理。2.编号方法采用分类编号法，即按照档案记录的分类，依次编制不同的类别代码和顺序号。例如：行政档案编号为XZ001、XZ002……；人事档案编号为RS001、RS002……等。3.编号应在档案记录形成时及时赋予，并在档案记录整理、装订、存储等过程中保持一致。三、档案记录的形成与收集（一）形成要求1.公司各部门及员工在工作过程中应及时、准确地形成各类档案记录，确保档案记录的真实性和完整性。2.档案记录应使用规范的格式和载体，如纸质文件应使用A4纸张，字迹清晰、工整；电子文件应采用通用格式，确保数据可读。3.涉及重要事项的档案记录，应由相关责任人签字确认，以明确责任。（二）收集范围1.各部门应按照本制度规定的档案记录分类，及时收集本部门工作中形成的各类档案记录。2.对于跨部门合作项目形成的档案记录，由项目牵头部门负责收集整理，并交公司档案室统一保管。3.公司员工在离职时，应将本人保管的属于公司的档案记录全部移交所在部门或公司档案室。（三）收集时间1.一般性档案记录应在工作完成后一周内收集整理完毕。2.重要事项档案记录应在事项结束后立即收集，并及时进行整理和归档。3.定期收集的档案记录，如月度报表、季度总结等，应按照规定的时间及时收集。四、档案记录的整理与归档（一）整理要求1.档案记录应按照分类进行整理，同类档案记录应按照时间顺序或重要程度进行排列。2.对于纸质档案记录，应去除金属物，进行折叠、装订或装盒，确保整齐美观；对于电子档案记录，应按照分类和编号进行存储，并建立相应的索引目录。3.档案记录应编制目录，目录应包括档案记录的编号、名称、日期、来源等信息，以便于查询和检索。（二）归档流程1.各部门档案管理人员对收集到的档案记录进行初步整理后，填写档案移交清单，注明档案记录的编号、名称、数量等信息，并移交公司档案室。2.公司档案室接收档案记录后，按照本制度规定进行审核、分类、编号和装订，建立档案存储体系，并将档案记录录入档案管理系统。3.对于不符合要求的档案记录，公司档案室应及时通知移交部门进行补充或整改，直至符合归档要求。五、档案记录的保管与存储（一）保管期限1.档案记录的保管期限根据其重要程度、性质和国家相关规定确定，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案记录包括公司设立、变更、注销等重要文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等；涉及公司重大权益、资产、债务等方面的文件；重要业务合同、协议等。3.长期保管的档案记录保管期限一般为10年至50年，包括公司行政事务管理文件、人事档案、财务档案、业务档案等重要资料。4.短期保管的档案记录保管期限一般为1年至10年，包括一般性业务文件、临时性工作记录等。（二）存储方式1.纸质档案记录应存放在专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.电子档案记录应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存储，以防止数据丢失。3.对于重要的纸质档案记录和电子档案记录，应进行数字化处理，建立电子档案库，便于查询和利用。（三）保管职责1.公司档案室负责档案记录的统一保管和维护，定期对档案记录进行检查、清点和整理，确保档案记录的安全和完整。2.各部门档案管理人员负责本部门档案记录的收集、整理和临时保管，并协助公司档案室做好档案记录的归档和查询工作。3.公司员工应妥善保管本人在工作过程中形成的档案记录，不得擅自销毁、涂改或丢失。六、档案记录的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案记录，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和范围，经所在部门负责人批准后，到公司档案室查阅。2.涉及公司机密的档案记录，查阅申请人应提交公司保密管理部门的审批意见，并严格按照保密规定进行查阅。3.公司外部人员查阅档案记录，应提交单位介绍信或相关证明文件，并经公司分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中应指定专人陪同，并对查阅内容进行登记。（二）利用方式1.档案记录的利用方式包括查阅、借阅、复印等。查阅档案记录应在公司档案室指定地点进行，不得擅自将档案记录带出档案室。2.借阅档案记录应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、归还日期等信息，经所在部门负责人和公司档案室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.复印档案记录应经公司档案室负责人批准，并按照规定的收费标准收取复印费用。复印后的档案记录应与原件核对无误，并加盖公司档案室印章。（三）利用登记1.档案记录的查阅、借阅和复印应进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅、复印）日期、申请人姓名、部门、查阅（借阅、复印）内容、批准人等信息。2.档案管理人员应定期对档案记录的利用情况进行统计和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。七、档案记录的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案记录的鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.鉴定工作应由公司档案室牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案记录的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行综合评估。（二）鉴定程序1.公司档案室定期对保管期满的档案记录进行清理，提出拟销毁档案记录清单，并通知相关部门进行审核。2.相关部门应在接到通知后一周内，对拟销毁档案记录进行审核，并将审核意见反馈给公司档案室。3.公司档案室根据审核意见，对拟销毁档案记录进行调整和补充，形成最终的销毁清单，并报公司分管领导批准。（三）销毁方式1.经批准销毁的档案记录，应采用安全、环保的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等。2.销毁档案记录时，应指定专人负责监销，并填写档案销毁登记表，注明销毁日期、档案记录名称、数量、销毁方式等信息。监销人应在登记表上签字确认。3.档案销毁登记表应作为档案记录长期保存，以备查考。八、档案记录的保密与安全（一）保密措施1.公司应建立健全档案记录保密制度，明确保密责任，加强对档案记录管理人员的保密教育和培训。2.对涉及公司机密的档案记录，应采取加密存储、限制访问、专人保管等保密措施，防止档案记录泄露。3.公司员工在查阅、借阅和利用档案记录过程中，应严格遵守保密规定，不得擅自传播、泄露档案记录内容。（二）安全管理1.公司档案室应加强安全管理，配备必要的安全设施和设备，如防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案记录的安全。2.定期对档案记录进行安