规范健全施工索赔制度

PAGE规范健全施工索赔制度一、总则（一）目的为了加强公司施工索赔管理，规范索赔行为，维护公司合法权益，确保工程项目顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司承接的各类工程项目施工过程中的索赔管理活动。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规、行业标准以及合同约定，确保索赔行为合法有效。2.实事求是原则以客观事实为依据，准确记录和反映索赔事项的发生过程、原因及损失情况。3.及时有效原则在规定时间内及时提出索赔意向和索赔报告，采取有效措施维护公司权益。4.证据确凿原则索赔事项必须有充分、确凿的证据支持，证据应真实、合法、有效。二、索赔管理职责（一）项目经理职责1.负责组织项目团队对施工过程中的索赔事项进行识别、评估和处理。2.协调项目各部门之间的工作，确保索赔资料的及时收集、整理和上报。3.对索赔事项的处理结果负责，及时向公司反馈索赔进展情况。（二）商务经理职责1.协助项目经理进行索赔事项的分析和评估，提供商务方面的专业意见。2.负责索赔文件的编制、审核和报送，与业主、监理等相关方进行商务谈判。3.跟踪索赔款项的回收情况，确保公司利益得到保障。（三）技术负责人职责1.对索赔事项涉及的技术问题进行分析和判断，提供技术支持和解决方案。2.协助商务经理编制索赔文件中的技术部分，确保技术资料准确、完整。3.参与索赔谈判，就技术问题与相关方进行沟通和协商。（四）其他部门职责1.工程部门负责提供与索赔事项相关的施工记录、工程变更资料等。2.物资部门负责提供物资采购、供应方面的相关资料，如物资采购合同、物资供应记录等。3.财务部门负责提供与索赔事项相关的费用核算资料，协助商务经理进行索赔金额的计算和审核。三、索赔事项的识别与分类（一）索赔事项的识别1.合同文件缺陷合同条款不明确、前后矛盾、遗漏重要内容等导致施工过程中出现争议或额外费用。2.业主违约业主未按合同约定提供施工条件、支付工程款、变更设计等造成施工延误或额外损失。3.不可抗力自然灾害、战争、政府行为等不可预见、不可避免、不可克服的客观情况导致工程损失。4.工程变更业主或监理指令的工程变更、设计变更等引起的工程量增加、施工难度加大、工期延长等。5.施工条件变化施工现场地质条件与合同约定不符、地下障碍物处理、周边环境变化等影响施工。6.其他如第三方原因造成的工程损失、政策法规变化等。（二）索赔事项的分类1.工期索赔由于各种原因导致工程延误，要求延长工期的索赔。2.费用索赔因上述索赔事项导致工程费用增加，要求业主给予经济补偿的索赔。四、索赔程序（一）索赔意向通知1.在索赔事项发生后的[X]天内，项目经理应向业主和监理发出索赔意向通知，表明索赔的原因和意向。2.索赔意向通知应包括索赔事项的简要说明、发生时间、预计影响程度等内容。（二）索赔资料收集与整理1.从索赔事项发生之日起，项目各部门应按照职责分工，及时收集与索赔事项相关的各种资料，包括但不限于施工记录、工程变更通知、会议纪要、往来信函、照片、视频等。2.商务经理负责对收集到的资料进行分类、整理和编号，确保资料的完整性和准确性。（三）索赔报告编制1.在索赔意向通知发出后的[X]天内，商务经理应组织相关人员编制索赔报告。2.索赔报告应包括以下内容：索赔事项概述：详细说明索赔事项的发生过程、原因及影响。索赔依据：列出相关的合同条款、法律法规、行业标准等依据。索赔证据：附上收集到的各种证据资料，证明索赔事项的真实性和合理性。索赔金额计算：按照相关规定和标准，计算索赔的工期和费用金额。索赔要求：明确提出要求延长的工期天数和要求补偿的费用金额。（四）索赔报告报送与审核1.索赔报告编制完成后，商务经理应及时将索赔报告报送业主和监理，并抄送公司相关部门。2.业主和监理收到索赔报告后，应在规定时间内进行审核，并提出审核意见。3.公司相关部门应对索赔报告进行内部审核，重点审核索赔事项的真实性、索赔依据的合法性、索赔金额的合理性等。（五）索赔谈判1.根据业主和监理的审核意见，项目经理应组织商务经理、技术负责人等相关人员与业主进行索赔谈判。2.在谈判过程中，应坚持有理、有据、有节的原则，充分阐述索赔的理由和依据，争取达成双方都能接受的解决方案。3.谈判达成一致后，应签订索赔协议，明确双方的权利和义务。（六）索赔款项支付与工期顺延1.业主按照索赔协议支付索赔款项后，财务部门应及时进行账务处理。2.对于工期索赔，业主批准后，应按照合同约定调整工期计划，并做好相关的协调工作。五、索赔证据管理（一）证据的收集1.项目各部门应在日常工作中注重收集与索赔事项相关的证据，确保证据的及时性和完整性。2.证据收集应包括但不限于以下方面：施工过程中的各种记录，如施工日志、质量检验报告、进度报表等。工程变更通知、设计变更图纸、技术核定单等。会议纪要、往来信函、传真、电子邮件等，涉及索赔事项的沟通记录。现场照片、视频资料，能够直观反映索赔事项发生时的情况。物资采购合同、发票、运输单据等，与物资供应相关的证据。其他与索赔事项有关的证明材料。（二）证据的整理与归档1.商务经理负责对收集到的证据进行整理和归档，按照索赔事项的类别和时间顺序进行编号，建立证据档案。2.证据档案应包括证据原件、复印件及相关说明，确保证据的真实性和可追溯性。（三）证据的保管与查阅1.设立专门的证据保管场所，确保证据的安全存放。2.未经公司授权，任何人不得擅自查阅、复制证据档案。如需查阅，应履行相应的审批手续。六、索赔风险管理（一）风险识别1.索赔事项处理不当可能导致公司权益受损，如索赔被驳回、索赔金额减少等。2.索赔过程中可能存在证据不足、时效过期等风险，影响索赔的成功率。3.与业主、监理等相关方的沟通协调不畅，可能导致索赔工作进展受阻。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.加强索赔管理培训，提高相关人员的业务水平和风险意识，确保索赔工作的质量。2.建立健全索赔证据管理制度，加强证据的收集、整理和保管，确保证据确凿有效。3.加强与业主、监理等相关方的沟通协调，及时了解对方的意见和要求，妥善处理索赔过程中的各种问题。4.对于重大索赔事项，应组织专家进行论证，制定合理的索赔策略，降低索赔风险。七、监督与考核（一）监督检查1.公司相关部门应定期对项目的索赔管理工作进行监督检查，确保索赔制度的有效执行。2.监督检查内容包括索赔程序的执行情况、索赔证据的收集与管理、索赔谈判的进展情况等。（二）考核评价1.建立索赔管理考核评价指标体系，对项目经理及相关人