线下打单寄件制度规范

PAGE线下打单寄件制度规范一、总则（一）目的为规范公司线下打单寄件流程，确保寄件工作的准确、高效、安全，保障公司及客户的利益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及线下打单寄件的部门及员工。（三）基本原则1.遵守法律法规原则：严格遵守国家邮政法律法规以及相关行业标准，确保寄件活动合法合规。2.准确高效原则：打单信息准确无误，寄件流程顺畅高效，及时满足客户需求。3.安全保密原则：保障寄件物品的安全，对涉及的商业机密、客户信息等严格保密。二、打单流程规范（一）寄件申请1.寄件人需填写《线下寄件申请表》，详细注明寄件人姓名、部门、联系方式、收件人姓名、地址、联系电话、寄件物品名称、数量、重量、价值等信息。2.对于重要文件或高价值物品，需额外注明特殊要求，如加急处理、保价等。（二）信息审核1.部门负责人收到寄件申请表后，应及时对寄件信息进行审核。重点审核收件人信息的准确性、寄件物品的合法性及是否符合公司相关规定。2.如发现信息有误或存在疑问，应及时与寄件人沟通核实，确保打单信息准确无误。（三）打单操作1.审核通过后，由专门的打单人员根据寄件申请表内容，在公司指定的打单系统中准确录入相关信息。2.打单人员应仔细核对录入信息与申请表一致，包括收件人姓名、地址、联系电话、寄件物品详情等，确保信息完整、准确。3.打印寄件面单，面单内容应清晰、完整，包括寄件人及收件人信息、寄件物品详情、重量、资费等。（四）面单粘贴1.将打印好的面单牢固粘贴在寄件包装上，确保面单信息清晰可见，便于快递员识别和扫描。2.对于易碎物品或有特殊要求的物品，应在面单上注明相关提示，如“易碎物品，轻拿轻放”等。三、寄件包装规范（一）包装材料选择1.根据寄件物品的性质、重量、尺寸等因素，选择合适的包装材料。一般优先选用坚固、耐用、防潮、防震的包装材料，如纸箱、木箱、塑料泡沫等。2.对于液体、粉末状物品，应使用密封性能良好的容器进行包装，并采取相应的防泄漏措施。（二）包装操作要求1.将寄件物品妥善放置在包装内，周围用缓冲材料填充，如泡沫板、气泡垫等，以防止物品在运输过程中碰撞、损坏。2.对于不规则形状的物品，应进行合理的固定和填充，确保其在包装内稳定，不会晃动。3.对于多件物品的寄件，应分别包装或采取隔离措施，避免相互挤压、碰撞。（三）包装标识1.在包装上明显标注寄件人姓名、部门、联系电话以及收件人姓名、地址、联系电话等信息。2.对于易碎物品、贵重物品等，应在包装上粘贴相应的警示标识，如“易碎物品”“请勿倒置”“小心轻放”“贵重物品”等。四、寄件资费规定（一）资费标准1.公司根据不同快递公司的收费标准以及寄件物品的重量、体积、运输距离等因素，制定统一的寄件资费标准。2.定期对快递公司的资费进行评估和调整，确保公司寄件资费合理、公正。（二）资费支付1.寄件人应根据实际产生的资费，在寄件申请时明确支付方式。可选择现金支付、公司内部转账、预存费用抵扣等方式。2.对于采用公司内部转账支付的，寄件人应按照公司财务规定填写转账申请，经部门负责人审批后交财务部门办理转账手续。（三）资费查询与核对1.打单人员在完成打单操作后，应记录本次寄件的资费信息，并提供给寄件人进行核对。2.寄件人如对资费有疑问，可在规定时间内与打单人员或财务部门联系，核实资费计算依据和明细。五、快递公司选择与管理（一）合作快递公司筛选1.定期对市场上的快递公司进行调研和评估，综合考虑快递公司的服务质量、价格水平、网络覆盖、运输时效等因素，筛选出若干家优质快递公司作为公司的合作对象。2.与合作快递公司签订合作协议，明确双方的权利义务、服务标准、资费标准、赔偿责任等内容。（二）服务质量监督1.建立快递公司服务质量监督机制，定期收集寄件人对快递公司服务的反馈意见，包括快递员服务态度、取件送件及时性、包裹安全等方面。2.根据服务质量监督结果，对表现优秀的快递公司给予适当奖励，对服务质量不达标的快递公司提出整改要求，情节严重的可终止合作。（三）快递费用结算1.每月定期与合作快递公司进行费用结算，核对当月寄件数量、资费明细等信息。2.按照合作协议约定的结算方式和时间，及时支付快递费用，确保公司与快递公司之间的合作关系良好。六、寄件安全管理（一）物品安全1.寄件人应对寄件物品的安全性负责，确保所寄物品符合法律法规和公司规定，不存在违禁物品。2.打单人员在打单过程中，如发现寄件物品可能存在安全隐患或不符合规定，应及时与寄件人沟通，拒绝打单并上报相关部门。（二）信息安全1.严格保护寄件人和收件人的信息安全，打单人员及其他接触寄件信息的员工不得泄露客户信息。2.对打单系统及存储寄件信息的设备进行安全防护，防止信息被窃取、篡改或丢失。（三）运输安全1.要求合作快递公司采取必要的安全措施，确保寄件物品在运输过程中的安全，如防止丢失、被盗、损坏等。2.对于重要或高价值物品，可要求快递公司提供额外的安全保障服务，如专人押运、保险服务等。七、异常情况处理（一）寄件延误1.如出现寄件延误情况，打单人员应及时与快递公司联系，了解延误原因，并将情况反馈给寄件人。2.对于因快递公司原因导致的延误，要求快递公司给出合理的解决方案和预计送达时间，并跟踪处理进度，及时向寄件人通报。（二）包裹丢失或损坏1.若发生包裹丢失或损坏事件，寄件人应立即向公司报告，并提供相关证明材料。2.公司与快递公司按照合作协议的约定，协商处理赔偿事宜。打单人员协助寄件人跟进赔偿流程，确保寄件人的权益得到保障。（三）信息错误1.发现打单信息或寄件过程中出现信息错误，如收件人地址错误、联系电话错误等，应立即采取措施进行纠正。2.对于已发出的包裹，及时与快递公司沟通，协调修改信息或拦截包裹等操作，尽量减少错误信息带来的影响。八、培训与宣传（一）培训1.定期组织涉及线下打单寄件的员工进行培训，培训内容包括寄件流程、包装规范、资费标准、快递公司选择、安全管理、异常情况处理等方面。2.通过案例分析、实际操作演示等方式，提高员工的业务水平和操作技能，确保寄件工作的规范执行。（二）宣传1.制作寄件制度规范宣传资料，向公司员工广泛宣传线下打单寄件的相关规定和流程，提高员工对寄件工作的重视程度和合规意识。2.在公司内部办公区域张贴宣传海报，设置咨询热线或邮箱，方便员工随时咨询寄件相关问题。九、监督与考核（一）监督机制1.设立专门的监督岗位或指定专人负责对线下打单寄件工作进行日常监督检查。2.监督人员定期对寄件申请、打单流程、包装情况、快递公司服务等进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）考核办法1.制定寄件工作考核指标，包括寄件信息准确性、寄件及时性、包装规范性、资费合理性、服务质量满意度等方面。2.对表现优秀的部门和员工给予表彰和奖励，对违反制