烟草采购规范制度

PAGE烟草采购规范制度最新一、总则（一）目的为加强公司烟草采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法合规、公正透明、高效有序，保障公司生产经营活动的正常开展，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及烟草采购的部门、岗位及相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及烟草行业相关标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，遵循公平竞争、公正透明的原则，维护公司利益和供应商合法权益。3.效益原则：优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益，实现公司资源的合理配置。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购计划管理（一）需求预测1.各部门应根据公司生产经营计划、销售情况及市场需求变化，定期对烟草需求进行预测。2.需求预测应综合考虑历史数据、市场趋势、季节因素等，确保预测结果的科学性和准确性。（二）采购计划编制1.基于需求预测结果，各部门结合库存状况，编制详细的烟草采购计划。采购计划应明确采购品种、数量、规格、交货时间等要求。2.采购计划需经部门负责人审核后，提交至采购部门汇总。（三）采购计划审批1.采购部门对各部门提交的采购计划进行综合平衡和审核，确保采购计划符合公司整体利益和资源状况。2.审核后的采购计划报公司分管领导审批，重大采购计划需经公司总经理批准。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入标准，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行全面评估。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从符合准入标准的供应商中选择优质供应商。3.采购部门应定期收集供应商信息，建立供应商数据库，并及时更新维护。（二）供应商评估与考核1.定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（三）供应商关系管理1.与供应商建立良好的合作关系，加强沟通与协调，及时解决合作过程中出现的问题。2.鼓励供应商参与公司的产品研发和质量改进工作，共同提升产品竞争力。四、采购流程管理（一）采购申请1.各部门根据已批准的采购计划，填写采购申请表，详细说明采购需求、预算金额、交货时间等信息。2.采购申请表经部门负责人签字确认后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门对采购申请表进行初审，审核采购需求的合理性、预算的准确性等。2.初审通过后，采购申请表报公司分管领导审批，重大采购申请需经公司总经理批准。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购部门选择合适的采购方式进行采购。2.对于招标采购项目，应按照相关法律法规和公司招标管理规定，组织开标、评标、定标等工作。3.在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时掌握采购进度，确保按时、按质、按量完成采购任务。（四）合同签订1.采购项目确定中标供应商或达成采购意向后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购品种、数量、规格、价格、交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同经双方签字盖章后生效，采购部门应妥善保管合同原件，并及时将合同副本分发给相关部门。（五）验收付款1.采购的烟草到货后，采购部门应及时通知质量检验部门进行验收。2.质量检验部门按照合同约定的质量标准对烟草进行检验，出具检验报告。3.验收合格的烟草，采购部门根据合同约定的付款方式办理付款手续。付款申请需经采购部门负责人、财务部门审核后，报公司分管领导审批。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.通过对采购流程各环节的分析，识别可能存在的风险，如市场风险、质量风险、供应商违约风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。如对于市场风险，加强市场监测和分析，合理安排采购计划；对于质量风险，加强供应商管理和质量检验；对于供应商违约风险，在合同中明确违约责任和赔偿条款；对于法律风险，加强法律法规学习，确保采购活动合法合规。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对烟草采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门应及时发现和纠正采购活动中存在的问题，对违规行为提出处理建议，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.积极配合烟草行业主管部门及相关监管机构的监督检查工作，如实提供采购活动的相关资料和信息。2.对于监管机构提出的意见和建议，及时进行整改落实，确保公司采购活动符合行业规范和监管要求。七、信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购合同信息、采购订单信息等。2.信息收集应渠道多样、及时准确，确保为采购决策提供充分的依据。（二）采购信息分析与利用1.对收集到的采购信息进行分析整理，如果发现价格波动趋势、供应商表现变化等有价值的信息。2.利用分析结果指导采购计划的制定、供应商选择与管理、采购价格谈判等工作，提高采购活动的科学性和有效性。（三）采购信息存储与保密1.建立采购信息数据库，对采购信息进行分类存储，便于查询和管理。2.严格遵守公司信息保密制度，对涉及公司商业秘密和敏感信息的采购信息进行保密，防止信息泄露。八、培训与宣传（一）培训1.定期组织采购人员及相关人员参加烟草采购业务培训，提高其业务水平和综合素质。2.培训内容包括法律法规、行业标准、采购流程、风险管理、合同管理等方面。（二）宣传1.加强对烟草采购规范制度的宣传，使公司全体员工了解采购制度的重要性和具体要求。2.通过内部