规范合同支付条款制度

PAGE规范合同支付条款制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司合同支付条款的制定、执行与管理，确保公司在合同交易中的资金安全，维护公司合法权益，提高资金使用效率，保障公司业务活动的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司与外部单位或个人签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同支付条款应符合国家法律法规及相关行业标准的规定，不得违反法律强制性规定。2.公平性原则：支付条款应体现公平合理，保障合同双方的合法权益，避免出现显失公平的条款。3.明确性原则：支付条款应清晰、明确，避免模糊不清或歧义性表述，确保双方对支付方式、时间、金额等关键要素理解一致。4.及时性原则：明确规定支付的时间节点，确保公司资金及时回笼或按时支付，避免因支付延误给公司带来损失。5.风险可控原则：充分评估合同履行过程中的风险，通过合理设置支付条款，有效控制公司资金风险。二、合同支付条款的主要内容（一）支付方式1.现金支付：明确现金支付的适用范围、金额限制及支付流程，确保现金支付的安全性和合规性。2.银行转账：详细规定银行转账的账户信息、转账方式（如网银转账、柜台转账等）、转账时间要求等。3.支票支付：说明支票的类型（如现金支票、转账支票）、开具要求、交付方式及有效期等。4.电子支付：对于采用电子支付方式（如支付宝、微信支付、电子承兑汇票等）的，明确支付平台、操作流程、安全保障措施等。（二）支付时间1.预付款：明确预付款的支付比例、支付时间节点及条件，如合同签订后[X]个工作日内支付预付款的[X]%。2.进度款：根据合同履行进度，分阶段规定进度款的支付比例、支付时间及审核要求。例如，完成合同约定的[具体工作阶段]后，经甲方验收合格，乙方提交付款申请及相关证明文件，甲方在[X]个工作日内支付进度款的[X]%。3.验收款：明确验收款的支付条件，即合同项目通过验收后，乙方应在[X]个工作日内提交验收报告及付款申请，甲方在收到申请后的[X]个工作日内支付验收款。4.质保金：规定质保金的比例、扣留期限及返还条件。质保期届满后，如无质量问题，甲方应在[X]个工作日内无息返还质保金。（三）支付金额1.明确合同总金额：在合同中清晰注明合同的总价，包括各项费用的明细及计算依据。2.支付金额的调整：约定在何种情况下支付金额可以进行调整，如因市场价格波动、工程变更等原因导致合同成本增加或减少时，应按照何种方式进行调整，调整的程序和审批要求等。（四）支付条件1.乙方应提供的文件：明确乙方在申请支付时应提交的文件，如发票、送货单、验收报告、服务成果证明等，确保文件的真实性、完整性和有效性。2.甲方的审核要求：规定甲方对乙方提交的支付申请及相关文件的审核流程和标准，审核时间一般不超过[X]个工作日。审核内容包括合同条款的履行情况、文件的合规性等。三、合同支付条款的制定流程（一）合同起草阶段1.业务部门负责：业务部门在起草合同初稿时，应根据合同内容和交易特点，按照本制度的要求，初步拟定支付条款。支付条款应与合同的其他条款相互协调，确保合同整体的合理性和可行性。2.法务部门审核：法务部门对合同初稿中的支付条款进行法律合规性审核，重点审查支付条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险。如发现问题，及时与业务部门沟通并提出修改意见。（二）合同评审阶段1.多部门参与评审：合同初稿经法务部门审核通过后，组织相关部门（如业务部门、财务部门、审计部门等）进行合同评审。各部门从自身专业角度对支付条款进行审查，提出意见和建议。2.综合平衡意见：业务部门根据各部门的评审意见，对支付条款进行修改和完善，确保支付条款既满足业务需求，又符合公司整体利益和管理要求。（三）合同签订阶段1.最终审核与批准：修改后的合同支付条款再次提交法务部门进行最终审核，审核通过后报公司领导审批。公司领导根据公司战略、财务状况等因素，对合同支付条款进行全面审查，做出批准或不批准的决定。2.签订合同：经公司领导批准后，由授权代表与对方签订合同。合同签订过程中，应确保支付条款的内容准确无误地写入合同文本，并由双方签字确认。四、合同支付的执行与管理（一）支付申请与审批1.乙方提交申请：乙方按照合同约定的支付时间和条件，向甲方提交支付申请及相关证明文件。支付申请应明确支付金额、支付方式、支付依据等内容。2.甲方内部审批：甲方业务部门收到乙方支付申请后，对申请内容进行初审，核实合同履行情况是否符合支付条件。初审通过后，将支付申请及相关文件提交财务部门进行审核。财务部门重点审核支付金额的准确性、支付方式的合规性、发票的真实性等。审核通过后，报公司领导审批。公司领导根据审批权限进行审批，审批通过后通知财务部门办理支付手续。（二）支付操作1.财务部门执行：财务部门根据公司领导的审批意见，按照合同约定的支付方式进行支付操作。在支付过程中，严格遵守财务管理制度和相关操作规程，确保支付的安全和准确。2.记录与存档：财务部门对每一笔合同支付进行详细记录，包括支付时间、支付金额、支付方式、对方账户信息等，并将相关支付凭证、申请文件等资料进行整理归档，以备查阅。（三）支付监控与催款1.定期监控：财务部门定期对合同支付情况进行监控，及时掌握合同款项的收付进度。对于逾期未支付或未按时收款的合同，及时与业务部门沟通，了解原因，并采取相应措施。一般每周对合同支付情况进行一次梳理，每月形成合同支付情况报告。2.催款管理：对于逾期未付款的客户，业务部门负责按照合同约定和相关法律法规的要求进行催款。催款方式可以包括电话催款、邮件催款、书面催款函等。催款过程中，应注意保留相关证据，如催款记录、对方回复等。对于多次催款仍未付款的客户，应及时启动法律程序，维护公司合法权益。五、合同支付条款的变更与解除（一）变更条件1.客观情况变化：因不可抗力、市场环境重大变化、法律法规调整等客观原因，导致原合同支付条款无法继续履行或继续履行显失公平的，可以变更支付条款。2.双方协商一致：经合同双方协商一致，也可以对支付条款进行变更。变更内容应签订书面补充协议，作为原合同的组成部分。（二）变更程序1.提出变更申请：合同一方认为需要变更支付条款的，应向对方提出书面变更申请，说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等。2.协商与审批：双方就变更申请进行协商，达成一致意见后，按照公司内部合同变更审批流程进行审批。审批通过后，签订变更协议。（三）解除条件1.合同目的无法实现：因不可抗力或一方严重违约等原因，导致合同目的无法实现的，另一方有权解除合同。2.双方协商一致：经合同双方协商一致，可以解除合同。解除合同应签订书面解除协议，明确双方的权利义务关系。（四）解除程序1.提出解除申请：合同一方认为符合解除条件的，应向对方提出书面解除申请，说明解除的原因及依据。2.协商与审批：双方就解除申请进行协商，协商一致后，按照公司内部合同解除审批流程进行审批。审批通过后，签订解除协议。六、监督与检查（一）内部审计监督1.定期审计：审计部门定期对公司合同支付条款的执行情况进行审计，检查合同支付是否符合制度规定，支付流程是否规范，支付文件是否齐全等。2.专项审计：根据公司业务需要或发现的问题线索，开展专项审计，重点审查特定合同或合同支付环节的合规性和风险情况。（二）合规检查法务部门定期对合同支付条款进行合规检查，确保合同支付条款符合法律法规的要求，及时发现和纠正潜在的法律风险。（三）考核与奖惩1.建立考核机制：将合同支付条款的执行情况纳入相关部门和人员的绩效考核体系，对在合同支付管理工作中表现优秀的部门和个人给予奖励，对因工作失误导致公司利益受损的进行相应处罚。2.奖惩措施：奖励措施可以包括