广告费结算制度规范

PAGE广告费结算制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司广告费结算流程，确保广告费用的支付准确、及时、合规，保障公司与合作方的合法权益，提高广告投放效果和资金使用效率。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及广告投放及相关费用结算的业务活动，包括但不限于电视广告、网络广告、户外广告、平面广告等各类广告形式的费用结算。（三）基本原则1.合法性原则：广告费结算应严格遵守国家法律法规、行业监管要求以及公司内部规定，确保结算行为合法合规。2.准确性原则：广告费用的计算、核对应准确无误，依据合同约定、投放实际情况等进行结算，避免出现错算、漏算等问题。3.及时性原则：按照合同约定的时间节点及时进行广告费结算，确保合作方的资金及时回笼，维护良好的合作关系。4.完整性原则：结算资料应完整、齐全，包括合同、投放证明、发票等相关文件，以便进行审核和存档。二、广告合同管理（一）合同签订1.合同起草：业务部门应根据广告投放需求，起草广告合同，明确广告投放的形式、内容、时间、费用标准、支付方式、结算周期等关键条款。合同文本应符合公司合同管理规定及相关法律法规要求。2.合同审核：合同初稿完成后，需提交至法务部门、财务部门等相关部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性；财务部门审核费用条款、支付方式等是否合理，是否符合公司财务政策。审核通过后，由授权代表签订合同。3.合同存档：合同签订后，业务部门应及时将合同原件及相关附件整理归档，确保合同资料的完整性和可追溯性。同时，将合同关键信息录入公司合同管理系统，以便查询和管理。（二）合同执行1.投放计划执行：业务部门应按照合同约定的广告投放计划，组织实施广告投放工作。投放过程中，需严格监控投放效果，确保广告按照合同要求进行投放，如出现投放异常情况，应及时与合作方沟通协调，并采取相应措施进行解决。2.投放记录：业务部门应建立详细的广告投放记录，包括投放时间、投放渠道、投放内容、投放时长、投放频次等信息。投放记录应真实、准确、完整，作为广告费结算的重要依据。（三）合同变更1.变更申请：如因业务需要或其他原因需对广告合同进行变更，业务部门应提前向合作方提出变更申请，并说明变更的原因、内容及对费用结算的影响。变更申请需经相关部门审核同意后，方可与合作方协商签订变更协议。2.变更协议签订：变更协议签订前，应按照合同签订流程进行审核，确保变更后的合同条款合法合规、费用结算清晰明确。变更协议签订后，业务部门应及时更新合同管理系统及相关存档资料。三、广告费结算流程（一）结算申请1.申请时间：业务部门应在广告投放完成且符合合同约定的结算条件后，按照合同规定的结算周期及时提交广告费结算申请。2.申请内容：结算申请应包括合同编号、投放期间、投放内容、投放金额、应结算金额等详细信息，并附上广告投放记录（如投放报告、监测数据等）、发票开具申请等相关资料。3.申请审批：结算申请提交后，先由业务部门负责人进行初审，审核申请内容是否完整、准确，投放情况是否符合合同要求。初审通过后，提交至财务部门进行复审。财务部门重点审核费用计算的准确性、发票开具情况等，如有问题及时反馈给业务部门进行调整。复审通过后，结算申请提交至公司分管领导进行最终审批。（二）费用核对1.合作方核对：财务部门将结算申请发送至合作方，要求合作方在规定时间内对结算金额进行核对。合作方应认真核对结算数据，如有异议应及时与财务部门沟通，并提供相关证明材料。2.内部核对：财务部门在收到合作方反馈后，与业务部门再次核对广告投放实际情况与结算数据，确保双方数据一致。如发现问题，及时与合作方协商解决，直至双方达成一致意见。（三）发票开具与审核1.发票开具：根据核对无误的结算金额，合作方应按照合同约定及时开具合法有效的发票。发票内容应与合同内容、结算金额一致，包括广告服务名称、金额、税率等信息。2.发票审核：业务部门收到合作方开具的发票后，应及时提交至财务部门进行审核。财务部门审核发票的真实性、合法性、完整性，如发现发票存在问题，应及时通知合作方进行更换或重开。（四）款项支付1.支付审批：财务部门在完成发票审核、费用核对等工作后，按照公司资金审批流程提交款项支付申请。支付申请应包括合同编号、结算金额、发票号码、支付方式等信息，并附上相关审核资料。经公司领导审批同意后，进行款项支付。2.支付方式：根据合同约定及公司财务政策，选择合适的支付方式进行广告费支付。支付方式包括银行转账、支票、电子支付等。对于金额较大的支付，应优先采用银行转账方式，确保资金安全。3.支付记录：财务部门应建立详细的广告费支付记录，包括支付日期、支付金额、支付方式、收款方信息等。支付记录应妥善保存，以便查询和核对。四、结算监督与审计（一）内部监督1.定期检查：财务部门应定期对广告费结算情况进行检查，重点检查结算流程的执行情况、费用计算的准确性、发票管理情况等。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.数据分析：通过对广告费结算数据的分析，评估广告投放效果和资金使用效率，为公司广告投放策略调整提供参考依据。同时，分析结算数据的异常情况，及时发现潜在的风险和问题。（二）外部审计1.年度审计：公司应定期聘请外部审计机构对广告费结算情况进行审计，确保公司广告费用支出的真实性、合法性和合规性。审计机构应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改建议。2.专项审计：根据公司业务需要或监管要求，可针对特定广告项目或时间段进行专项审计。专项审计应重点关注广告投放效果、费用结算的准确性、内部控制的有效性等方面，为公司决策提供有力支持。五、违规处理（一）违规行为界定1.合作方提供虚假广告投放记录、发票等结算资料，骗取广告费用的。2.业务部门或财务部门工作人员在广告费结算过程中，故意隐瞒事实、弄虚作假，导致费用结算错误或违规支付的。3.违反合同约定，擅自变更广告投放内容、时间、金额等关键条款，未按规定进行结算的。4.其他违反本制度规定及相关法律法规的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，公司将视情节轻重，采取以下处理措施：要求合作方限期整改，重新提供真实、准确的结算资料，退还违规获取的广告费用。对相关责任人进行批评教育、警告、罚款等处罚。如违规行为给公司造成经济损失的，依法追究合作方及相关责任人的赔偿责任。情节严重的，解除与合作方的广告合同，并依法追究其法律责任。2.对于内部工作人员的违规行为，公司将按照内部管理规定进行严肃处理，涉及违法犯罪的，移交司法机关依法处理。六、附则