严格规范采购制度

PAGE严格规范采购制度一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。二、采购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定采购计划，根据公司需求确定采购项目、数量、规格等。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.负责采购文件的整理、归档。（二）需求部门职责1.提出采购需求，明确采购项目的技术规格、质量要求、交付时间等。2.参与采购谈判，提供技术支持和意见。3.协助采购部门验收采购物资或服务。（三）财务部门职责1.审核采购预算，确保采购资金的合理使用。2.参与采购合同审核，监督采购款项的支付。3.对采购成本进行核算和分析。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况。2.对采购项目进行专项审计，防范采购风险。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照公司规定的审批流程进行审批。采购金额较小的项目，由采购部门负责人审批；采购金额较大的项目，需提交公司领导审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质文件的审核。3.评估供应商的综合实力，如生产能力、技术水平、产品质量、价格水平、售后服务、信誉等方面。可以通过实地考察、查阅供应商历史业绩、向其他合作企业咨询等方式进行评估。4.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果等内容，并定期对供应商进行动态评估和更新。（四）采购谈判1.采购部门选择合适的供应商进行采购谈判，谈判人员应至少包括采购部门人员和需求部门相关技术人员。2.在谈判前，采购人员应充分了解采购项目的市场行情和供应商情况，制定谈判策略。3.谈判过程中，双方就采购价格、质量标准、交货期、售后服务等条款进行协商，争取达成双方都能接受的协议。4.谈判结束后，形成谈判纪要，记录谈判的主要内容和达成的共识。（五）采购合同签订1.根据谈判结果，采购部门起草采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同经双方审核无误后，由授权代表签字盖章生效。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。（六）采购执行1.采购部门根据采购合同要求，向供应商下达采购订单，明确采购项目的具体要求和交货时间等。2.供应商按照采购订单要求组织生产或提供服务，并在规定的交货期内将货物或服务交付至公司指定地点。3.采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购项目按时、按质、按量完成。（七）验收1.需求部门负责组织对采购物资或服务进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、规格型号、质量等进行检查。2.验收合格后，验收人员填写验收报告，签字确认。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、验收情况等内容。3.如发现采购物资或服务存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，验收人员应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决。（八）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。2.按照公司规定审批流程进行付款审批，确保付款的准确性和合规性。3.财务部门在审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付采购款项。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度经营计划和各部门的采购需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、数量、金额等内容，并按照公司预算管理要求进行分类和汇总。2.在编制采购预算过程中，采购部门应充分考虑市场价格波动、供应商报价变化等因素，确保预算的合理性和准确性。3.采购预算经财务部门审核、公司领导审批后，作为年度采购活动的控制依据。（二）预算执行1.采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行审批。2.财务部门应定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.当市场价格波动较大、采购需求发生重大变化等原因导致原采购预算无法满足实际采购需要时，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的项目、金额及对公司财务状况的影响等内容。3.预算调整申请经财务部门审核、公司领导审批后，方可进行预算调整。五、采购风险管理与内部控制（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险等。2.针对识别出的风险因素，评估其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.对于供应商违约风险，采购部门应加强对供应商的管理和监督，在合同中明确违约责任和赔偿条款，并建立供应商违约预警机制。2.对于质量风险，应加强验收环节的管理，严格按照质量标准进行验收，同时要求供应商提供质量保证承诺和售后服务。3.对于价格风险，采购部门应密切关注市场价格动态，通过招标、谈判等方式争取有利的采购价格，同时可以采用套期保值等金融工具进行价格风险管理。4.对于合同风险，应加强合同审核和管理，确保合同条款合法合规、明确清晰，避免合同纠纷。（三）内部控制1.建立健全采购内部控制制度，明确采购流程中的关键控制点和控制措施，确保采购活动的规范运行。2.加强对采购人员的培训和教育，提高其风险意识和内部控制意识，确保采购人员严格遵守采购制度和相关法律法规。3.审计部门应定期对采购活动进行内部审计，检查采购制度的执行情况和内部控制的有效性，及时发现和纠正存在的问题。六、采购信息管理（一）采购文件管理1.采购部门应妥善保管采购过程中产生的各类文件，包括采购申请表、采购合同、谈判纪要、验收报告等。2.采购文件应按照类别和时间顺序进行整理和归档，便于查阅和追溯。（二）供应商信息管理1.建立供应商信息数据库，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等内容。2.定期对供应商信息进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。（三）采购数据分析1.采购部门应定期对采购数据进行分析，如采购金额、采购数量、采购频率、供应商分布等，为采购决策提供依据。2.通过采购数据分析，发现采购活动中存在的问题和不足，及时采取措施进行改进。七、监督与考核（一）监督机制1.公司内部设立采购监督小组，由审计部门、财务部门等相关人员组成，负责对采购活动进行全程监督。2.采购监督小组定期对采购项目进行检查，重点检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。3.接受公司内部员工和外部供应商的监督举报，对举报事项及时进行调查处理。（二）考核制度1.建