财务室制度书写规范

PAGE财务室制度书写规范一、总则（一）目的为了加强公司财务室的管理，规范财务工作流程，确保财务信息的准确、及时和安全，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度书写规范。（二）适用范围本规范适用于公司财务室全体工作人员，包括财务经理、会计、出纳等相关岗位人员。（三）基本原则1.合法性原则：财务室制度必须符合国家法律法规的要求，确保公司财务活动合法合规。2.准确性原则：制度内容应准确清晰，避免模糊和歧义，以保证财务工作的准确执行。3.完整性原则：涵盖财务工作的各个方面，包括财务核算、资金管理、资产管理、财务审批等，确保无遗漏。4.可操作性原则：制度应具有实际可操作性，便于财务人员理解和执行，能够有效指导日常工作。5.保密性原则：对于涉及公司财务机密的信息，严格保密，防止泄露。二、财务核算制度（一）会计凭证1.原始凭证要求所有经济业务必须取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据、报销单等。原始凭证应具备以下要素：凭证名称、填制日期、填制单位或填制人姓名、经办人员签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。2.记账凭证编制会计人员应根据审核无误的原始凭证编制记账凭证。记账凭证应具备日期、编号、摘要、借贷科目、金额、附件张数等要素。记账凭证摘要应简洁明了，准确反映经济业务内容。借贷科目应准确无误，金额计算应正确。记账凭证应连续编号，编号方法应符合公司财务核算的习惯，便于查找和核对。（二）会计账簿1.账簿设置财务室应设置总账、明细账、日记账等主要账簿。总账应按照会计科目分类设置，明细账应根据具体经济业务内容设置明细科目进行核算，日记账包括现金日记账和银行存款日记账。账簿的格式应符合国家统一会计制度的规定，能够清晰反映财务信息。2.账簿登记会计人员应按照记账凭证及时登记账簿，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。账簿登记应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。（三）财务报表1.报表种类财务室应定期编制资产负债表、利润表、现金流量表等主要财务报表，以及其他相关附表。报表的格式和内容应符合国家统一会计制度和公司管理的要求。2.编制要求会计人员应按照规定的会计期间和方法编制财务报表，确保报表数据真实、准确、完整。财务报表编制完成后，应进行认真审核，包括账账核对、账表核对等，确保报表数据与账簿记录一致。财务报表应加盖公司公章，并由单位负责人、财务负责人等签字盖章后对外报送。三、资金管理制度（一）现金管理1.现金库存限额根据公司日常现金支出的需要，核定合理的现金库存限额。库存限额一般按照不超过公司35天日常零星开支的需要量确定。超过库存限额的现金应及时存入银行。2.现金收支规定现金收入应于当日送存开户银行，如当日送存确有困难，由开户银行确定送存时间。支付现金，可以从本公司库存现金限额中支付或者从开户银行提取，不得从本公司的现金收入中直接支付（即坐支）。因特殊情况需要坐支现金的，应当事先报经开户银行审查批准，由开户银行核定坐支范围和限额。坐支单位应当定期向开户银行报送坐支金额和使用情况。从开户银行提取现金，应当写明用途，由本单位财会部门负责人签字盖章，经开户银行审核后，予以支付现金。3.现金盘点出纳人员应每日对库存现金进行盘点，确保账实相符。发现现金短缺或溢余情况，应及时查明原因，并报告财务负责人。如果发现现金短缺，属于应由责任人赔偿的部分，借记“其他应收款——应收现金短缺款（××个人）”或“库存现金”等科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目；属于无法查明的其他原因，根据管理权限，经批准后处理，借记“管理费用——现金短缺”科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目。如果发现现金溢余，属于应支付给有关人员或单位的，应借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目，贷记“其他应付款——应付现金溢余（××个人或单位）”科目；属于无法查明原因的现金溢余，经批准后，借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目，贷记“营业外收入——现金溢余”科目。（二）银行存款管理1.账户开设与管理公司应按照国家有关规定，在银行开立基本存款账户、一般存款账户、专用存款账户和临时存款账户。账户的开设、变更和撤销应按照规定的程序办理，并报财务负责人备案。财务人员应妥善保管银行账户的开户许可证、印鉴卡等重要资料，定期核对银行账户余额，确保账户资金安全。2.银行结算规定公司办理银行结算业务，应严格遵守银行结算纪律，按照规定的结算方式和程序进行操作。支票的签发应符合规定，不得签发空头支票、远期支票和空白支票。支票的使用应进行登记，注明支票号码、用途、金额、收款单位等信息。银行汇票、商业汇票、银行本票、汇兑、委托收款等结算方式的使用应按照相关规定办理，确保结算业务的安全、准确、及时。3.银行对账单核对出纳人员应每月及时取得银行对账单，并与银行存款日记账进行核对。如有未达账项，应编制银行存款余额调节表，调节相符。银行存款余额调节表应由出纳人员编制，财务负责人审核。对于长期未达账项，应查明原因，及时处理。四、资产管理（一）固定资产管理1.固定资产定义与分类固定资产是指公司为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产。固定资产应按照经济用途和使用情况进行分类，如房屋及建筑物、机器设备、运输设备、电子设备等。2.固定资产购置公司购置固定资产应编制购置计划，经相关部门审批后执行。购置固定资产应签订合同，明确双方的权利和义务。固定资产购置的资金来源应符合公司财务规定，如需借款购置，应按照借款审批程序办理。3.固定资产折旧固定资产应按照规定的折旧方法计提折旧。折旧方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应在财务报表附注中说明变更的原因及对财务状况和经营成果的影响。折旧计提的范围、年限、残值率等应符合国家统一会计制度的规定。4.固定资产清查公司应定期对固定资产进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。清查盘点工作应由财务部门牵头，会同资产管理部门共同进行。清查盘点中发现的固定资产盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，编制固定资产清查报告，并按照规定的程序进行处理。（二）流动资产（存货等）管理1.存货采购公司存货采购应根据生产经营需要，合理编制采购计划。采购计划应经相关部门审批后执行。存货采购应选择合格的供应商，签订采购合同，确保采购物资的质量和价格合理。2.存货核算存货应按照实际成本进行核算。存货发出的计价方法应符合公司财务核算的规定，一经确定，不得随意变更。财务人员应定期对存货进行盘点，确保账实相符。对于盘盈、盘亏、毁损的存货，应及时查明原因，按照规定的程序进行处理。3.其他流动资产公司的其他流动资产，如应收账款、预付账款、其他应收款等，应按照相关规定进行核算和管理。财务人员应定期对应收账款进行账龄分析，对于逾期账款应及时采取催收措施，减少坏账损失。五、财务审批制度（一）审批原则1.分级审批原则：根据公司财务事项的重要程度和金额大小，实行分级审批制度。不同级别的财务事项由相应级别的管理人员审批。2.职责明确原则：审批人员应明确自己的审批职责，对审批事项的真实性、合法性、合理性负责。3.程序规范原则：财务审批应按照规定的程序进行，不得越级审批或简化审批流程。（二）审批流程1.费用报销审批报销人应填写费用报销单，注明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，并附上相关的原始凭证。报销单首先由部门负责人审核，确认费用的真实性和合理性，签字后报财务部门审核。财务人员对报销单进行审核，重点审核原始凭证的合法性、合规性、金额计算的准确性等。审核无误后，报财务负责人审批。财务负责人根据公司财务制度和预算情况进行审批，签字后报公司领导审批。公司领导审批通过后，报销人到出纳处办理报销手续。2.采购付款审批采购部门应根据采购合同和采购计划，填写付款申请单，注明采购物资名称及规格、数量、金额、供应商名称等信息，并附上采购合同、验收单等相关凭证。付款申请单首先由采购部门负责人审核，确认采购事项的真实性和合规性，签字后报财务部门审核。财务人员对付款申请单进行审核，重点审核采购合同的执行情况、验收单的真实性、金额计算的准确性等。审核无误后，报财务负责人审批。财务负责人根据公司资金状况和付款政策进行审批，签字后报公司领导审批。公司领导审批通过后，出纳人员按照规定的付款方式进行付款。（三）重大财务事项审批1.重大投资项目审批公司进行重大投资项目，应编制投资可行性研究报告，经相关部门论证后，提交公司董事会审议。董事会审议通过后，报股东大会批准。重大投资项目的资金来源、投资方式、投资期限等应符合公司的战略规划和财务状况。2.重大融资事项审批公司进行重大融资事项，如银行贷款、发行债券等，应编制融资方案，经相关部门审核后，提交公司董事会审议。董事会审议通过后，报股东大会批准。重大融资事项应充分考虑公司的偿债能力和融资成本，确保融资活动的安全和有效。六、财务档案管理制度（一）档案范围财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、银行对账单、税务申报资料、财务审批文件、经济合同等各类财务资料。（二）档案整理与装订1.会计凭证整理每月终了，会计人员应将本月的会计凭证进行整理，按照编号顺序排列，摘除凭证内的金属物，并折叠整齐，确保记账凭证及其附件的整齐、牢固。记账凭证应加具封面、封底，装订成册，并在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数等信息，由装订人在装订线封签处签名或盖章。2.会计账簿整理年度终了，会计人员应将各种账簿打印成册，整理归档。账簿的封面应注明单位名称、账簿名称、年度、账簿编号等信息。活页账簿应抽出空白账页，再将账页顺序编号，加具封面、封底，装订成册，并在装订处加盖公章。3.其他财务资料整理银行对账单、税务申报资料、财务审批文件、经济合同等其他财务资料应按照类别和时间顺序进行整理，分类装订成册，并编制目录。（三）档案保管1.保管期限财务档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计凭证、会计账簿、财务报表等主要财务档案的保管期限应按照国家统一会计制度的规定执行。2.保管地点财务档案应指定专人负责保管，存放在安全、防火、防潮、防虫的专用档案柜中。财务档案保管地点应远离易燃、易爆物品，避免受到水浸、火灾、虫蛀等损害。（四）档案查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员查阅财务档案，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经财务负责人批准后，在指定地点查阅。查阅财务档案时，不得在档案上涂画、拆封和抽换。查阅完毕后，应及时归还档案管理人员。查阅申请表应与查阅记录一同存档。2.借阅规定公司外部人员因特殊原因需要借阅财务档案，应填写借阅申请表，注明借阅单位名称、借阅人姓名、借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并提供有效证明文件，经公司领导批准后，才可借阅。借阅财务档案时，应办理借阅登记手续，注明借阅档案名称、数量、借阅时间、归还时间等信息。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。借阅人员应妥善保管借阅的财务档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档