规范供应商管理制度

PAGE规范供应商管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司供应商管理流程，确保所采购的物资和服务符合公司要求，保障公司生产运营的顺利进行，同时维护公司与供应商之间的良好合作关系，实现双方的互利共赢。（二）适用范围本制度适用于公司所有与供应商相关的采购活动，包括原材料采购、零部件采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.公平公正原则：在供应商选择、评价、采购合同签订与执行等过程中，遵循公平公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会参与公司采购业务。2.质量优先原则：优先选择能够提供高质量物资和服务的供应商，确保所采购的产品和服务符合公司的质量标准和生产运营需求。3.合作共赢原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，通过合理的采购政策和合作机制，实现双方的共同发展和利益最大化。4.合规合法原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保公司与供应商之间的采购活动合法合规。二、供应商选择与准入（一）供应商信息收集1.多种渠道收集通过网络搜索、行业展会、供应商推荐、同行交流等多种渠道，广泛收集潜在供应商的信息。关注供应商的行业口碑、市场份额、生产能力、技术水平等方面的情况。2.建立信息库对收集到的供应商信息进行整理和分类，建立供应商信息库。信息库应包括供应商的基本信息（如公司名称、地址、联系方式、法定代表人等）、经营状况、产品或服务信息、资质证书、业绩案例等内容。定期对信息库进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。（二）供应商筛选与评估1.初步筛选根据公司采购需求和供应商信息库，对潜在供应商进行初步筛选。筛选标准可包括供应商的经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、交货期等方面。对于不符合基本筛选标准的供应商，予以排除。2.实地考察对于初步筛选合格的供应商，安排实地考察。考察内容包括供应商的生产现场、质量管理体系、设备设施、人员配备、环保措施等方面。通过实地考察，深入了解供应商的实际情况，评估其是否具备满足公司采购需求的能力和条件。3.综合评估组建评估小组对供应商进行综合评估。评估小组由采购部门、质量部门、技术部门、财务部门等相关人员组成。评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、交货期、售后服务、技术支持等方面。评估小组根据各项评估指标对供应商进行打分，并形成综合评估报告。（三）供应商准入审批1.提交申请采购部门根据供应商综合评估结果，向公司管理层提交供应商准入申请。申请内容包括供应商基本情况、评估报告、合作意向等。2.审批流程公司管理层对供应商准入申请进行审批。审批通过后，供应商方可进入公司合格供应商名录。对于重要物资或服务的供应商，必要时可组织相关部门进行联合评审，确保供应商的选择符合公司整体利益。三、供应商分类管理（一）分类标准根据供应商所提供的物资或服务的重要性、采购金额、供应风险等因素，对供应商进行分类。分类标准如下：1.A类供应商：提供关键物资或服务，采购金额较大，对公司生产运营影响重大，供应风险较低的供应商。2.B类供应商：提供重要物资或服务，采购金额适中，对公司生产运营有一定影响，供应风险中等的供应商。3.C类供应商：提供一般物资或服务，采购金额较小，对公司生产运营影响较小，供应风险较高的供应商。（二）分类管理措施1.A类供应商与A类供应商建立紧密的战略合作伙伴关系，定期进行高层互访和沟通，共同探讨合作发展方向。在采购合同签订、付款方式、交货期等方面给予一定的优惠政策，鼓励其提高产品质量和服务水平。加强对A类供应商的日常管理和监督，定期进行质量审核和评估，确保其持续稳定地提供优质产品和服务。2.B类供应商保持与B类供应商的良好合作关系，定期进行沟通和交流，及时了解其生产经营状况和产品质量情况。按照公司采购流程和标准，规范与B类供应商的采购业务操作，确保采购活动的合规性和有效性。对B类供应商进行定期评估，根据评估结果调整合作策略，促进其不断改进和提高。3.C类供应商对C类供应商实行较为宽松的管理方式，定期进行采购成本分析和市场调研，寻找更合适的供应商替代。在采购合同签订时，明确质量标准、交货期、付款方式等条款，加强对其合同执行情况的监督和检查。根据公司生产运营需求，合理控制C类供应商的采购量和采购频率，降低供应风险。四、采购合同管理（一）合同签订1.合同起草采购部门根据采购需求和与供应商协商的结果，起草采购合同。合同内容应包括双方的基本信息、采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同条款应明确、具体、合法，避免模糊不清或歧义性条款，确保合同的可操作性和有效性。2.合同审核采购合同起草完成后，提交公司内部相关部门进行审核。审核部门包括法务部门、财务部门、质量部门等。法务部门主要审核合同的合法性和合规性，确保合同条款符合法律法规要求；财务部门审核合同的付款方式和财务风险；质量部门审核合同的质量标准条款，确保所采购的物资或服务符合公司质量要求。各审核部门提出审核意见后，采购部门根据审核意见对合同进行修改和完善。3.合同签订采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。签订后的合同应加盖双方公章或合同专用章，确保合同的法律效力。（二）合同执行与跟踪1.合同交底采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，包括生产部门、质量部门、仓库管理部门等，进行合同交底。各相关部门应了解合同的主要内容和要求，明确各自在合同执行过程中的职责和任务。2.交货期跟踪采购部门负责跟踪供应商的交货期执行情况。在交货期前，及时与供应商沟通，了解生产进度和发货安排，确保按时交货。如供应商因特殊原因可能无法按时交货，采购部门应要求其提前书面通知公司，并协商解决方案，如调整交货期、增加运输方式等，以减少对公司生产运营的影响。3.质量验收质量部门按照合同约定的质量标准对采购物资或服务进行验收。验收内容包括外观、数量、规格、性能等方面。对于验收合格的物资或服务，质量部门出具验收报告；对于验收不合格的物资或服务，质量部门应及时通知采购部门，并与供应商协商处理方式，如退货、换货、补货等。4.付款管理财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款操作。付款前，财务部门应审核相关单据，如发票、验收报告、合同等，确保付款依据充分、手续齐全。如供应商未按照合同约定提供发票或其他付款所需单据，财务部门有权拒绝付款，并及时通知采购部门与供应商协商解决。（三）合同变更与终止1.合同变更在采购合同执行过程中，如因市场变化、公司生产运营需求调整、供应商原因等需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、双方的权利义务、变更后的交货期、价格、质量标准等条款，确保变更后的合同合法有效。合同变更协议签订后，采购部门应及时将变更情况通知相关部门，并按照变更后的合同条款执行。2.合同终止采购合同履行完毕后，合同自然终止。在合同履行过程中，如出现以下情形之一，可提前终止合同：双方协商一致同意终止合同；一方严重违反合同约定，给对方造成重大损失，另一方有权解除合同；因不可抗力等原因导致合同无法继续履行。合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理，如支付货款、退还货物、清理债权债务等。五、供应商绩效评估（一）评估指标1.质量指标：包括产品合格率、退货率、质量投诉率等。2.交货期指标：包括按时交货率、交货延迟天数等。3.价格指标：包括采购价格合理性、价格波动情况等。4.服务指标：包括售后服务响应时间、解决问题的效率、技术支持能力等。5.合作态度指标：包括沟通配合程度、对公司需求的响应速度等。（二）评估周期1.定期评估：每季度或每半年对供应商进行一次定期绩效评估。2.不定期评估：在采购合同执行过程中，如发现供应商出现重大质量问题、交货延迟、价格异常等情况，及时进行不定期绩效评估。（三）评估方法1.数据统计分析：收集供应商在质量、交货期、价格、服务等方面的数据，进行统计分析，计算各项评估指标的得分。2.问卷调查：向公司内部相关部门（如采购部门、生产部门、质量部门、使用部门等）发放问卷调查，了解他们对供应商在合作过程中的评价和意见。3.现场考察：定期或不定期对供应商进行现场考察，观察其生产经营状况、质量管理体系运行情况、设备设施维护情况等，直观了解供应商的实际表现。（四）评估结果应用1.绩效等级划分：根据供应商绩效评估得分，将供应商绩效等级划分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.奖惩措施对于绩效等级为优秀的供应商，给予一定的奖励，如增加采购份额、优先付款、颁发荣誉证书等，以激励其继续保持良好的合作表现。对于绩效等级为良好的供应商，给予适当的鼓励和指导，帮助其进一步提高绩效水平。对于绩效等级为合格的供应商，要求其限期整改，分析存在的问题并制定改进措施，如在规定期限内仍未改善，可考虑减少采购份额或暂停合作。对于绩效等级为不合格的供应商，立即终止合作，并将其列入公司黑名单，不再与其进行业务往来。同时，对已采购的物资或服务进行追溯和处理，确保公司利益不受损失。六、供应商关系维护（一）沟通与交流1.定期沟通会议：定期组织与供应商的沟通会议，会议内容包括采购需求沟通、生产进度协调、质量问题反馈、合作意见交流等。通过沟通会议，加强双方的信息共享和合作协同，及时解决合作过程中出现的问题。2.日常沟通渠道：建立多种日常沟通渠道，如电话、邮件、即时通讯工具等，方便公司与供应商随时进行沟通交流。采购部门应指定专人负责与供应商的日常沟通工作，及时回复供应商的咨询和反馈，确保沟通顺畅。（二）培训与合作1.供应商培训：根据公司生产运营需求和供应商实际情况，可以组织对供应商的培训活动。培训内容包括公司质量标准、生产工艺要求、新产品研发信息等方面。通过培训，帮助供应商更好地了解公司需求，提高其产品质量和服务水平。2.合作项目开展：与供应商共同开展合作项目，如新产品研发、技术改进、成本控制等。通过合作项目，加强双方的合作深度和广度，实现互利共赢。在合作项目实施过程中，明确双方的职责和分工，建立有效的沟通协调机制，确保项目顺利推进。（三）应急管理1.应急预案制定：针对可能出现的供应中断、质量事故、自然灾害等突发事件，制定供应商应急管理预案。预案应明确应急响应流程、责任分工、应对措施等内容，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地进行应对。2.应急演练与培训：定期组织供应商应急演练，提高供应商应对突发事件的能力和协同配合水平。同时，对应急预案进行培训，确保供应商相关人员熟悉应急响应流程和各自的职责。