总监会议规范制度

PAGE总监会议规范制度一、总则（一）目的为了规范公司总监会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性和有效性，促进公司各项工作的顺利开展，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有总监级别的会议，包括但不限于定期例会、临时会议、专题研讨会等。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应围绕公司重要事项和关键问题展开，注重实际效果，避免形式主义，确保会议能够解决实际问题，推动工作进展。2.充分沟通原则：鼓励参会人员积极发言，充分表达意见和建议，营造开放、平等、包容的沟通氛围，促进信息共享和协同合作。3.民主决策原则：对于重大事项的决策，应充分听取各方意见，进行充分讨论和分析，依据相关法律法规和公司规定，遵循民主集中制原则做出科学合理的决策。4.严格保密原则：涉及公司商业秘密、敏感信息等内容的会议，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容，确保公司利益不受侵害。二、会议组织与安排（一）会议召集1.定期例会：由公司总经理召集，原则上每周[X]举行一次，具体时间和地点提前通知参会人员。2.临时会议：根据工作需要，由总经理或相关总监提出召开申请，经总经理批准后组织召开。3.专题研讨会：针对特定业务领域或专项工作，由相关业务总监发起，经总经理同意后召开。（二）会议通知1.通知方式：会议通知应提前[X]个工作日以书面、邮件或公司内部通讯工具等方式发送给参会人员，确保通知内容准确、清晰。2.通知内容：通知应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、相关资料要求等信息。对于临时会议，应在通知中简要说明会议背景和目的。（三）会议准备1.资料准备：根据会议主题和议程，由相关部门或人员负责准备会议所需的资料，包括但不限于工作报告、数据分析、项目进展情况、政策法规文件等，并提前发送给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容，做好发言准备。2.场地安排：行政部门负责会议场地的预订和布置，确保会议场地环境整洁、设备齐全、座位安排合理，满足会议需求。3.设备调试：技术部门负责会议所需设备的调试和维护，包括投影仪、音响、麦克风、网络等，确保会议期间设备正常运行，不出现技术故障。三、会议议程与内容（一）会议议程制定1.议程规划：每次会议的议程由会议召集人或相关部门根据会议主题和目的进行规划，确保议程涵盖会议主要内容，重点突出，逻辑清晰。2.议程审核：会议议程初稿完成后，应提交给总经理审核，经总经理批准后确定最终议程，并提前发送给参会人员。（二）会议内容要求1.工作报告：各总监应在会议上汇报本部门近期工作进展、重点项目推进情况、存在的问题及解决方案等，报告内容应客观、准确、详实，数据支撑充分。2.问题讨论：针对工作中存在的问题，参会人员应积极发言，分析问题原因，提出切实可行的解决措施和建议。对于重大问题或争议事项，应进行充分讨论，必要时可组织专项调研或论证。3.决策事项：对于需要做出决策的事项，应在会议上进行充分讨论和审议，并按照民主决策原则形成决议。决策事项应明确决策内容、责任部门、时间节点和预期目标等。4.工作部署：根据公司战略规划和当前工作重点，会议应明确下一阶段的工作任务和目标，对各部门工作进行合理安排和部署，确保各项工作有序推进。四、会议参与人员职责（一）会议召集人职责1.负责确定会议主题、议程和时间安排，确保会议目的明确，议程合理。2.组织会议筹备工作，协调相关部门准备会议资料、安排会议场地等。3.主持会议，引导会议讨论方向，确保会议按照议程有序进行，达到预期效果。4.对会议讨论结果进行总结和归纳，形成会议纪要，并跟踪会议决策事项的执行情况。（二）参会人员职责1.按时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退。如有特殊情况不能参会，应提前向会议召集人请假，并安排合适人员代为参会。2.会前认真准备会议资料，熟悉会议主题和议程，对本部门工作进行梳理和总结，为会议发言做好充分准备。3.会上积极发言，充分表达意见和建议，认真倾听他人发言，尊重他人观点，不得打断他人发言或进行与会议主题无关的讨论。4.严格遵守会议纪律，不得在会议期间使用手机、电脑等设备从事与会议无关的活动，保持会议秩序。5.认真落实会议决策事项和工作部署，按照要求及时反馈工作进展情况和存在的问题。（三）记录人员职责1.负责会议记录工作，准确记录会议发言内容、讨论要点、决策结果等信息，确保记录内容完整、准确、清晰。2.会议记录应采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行保存，电子文档应及时发送给参会人员进行核对和确认，纸质文档应妥善保管，以备查阅。五、会议纪律与要求（一）会议出勤纪律1.参会人员应严格遵守会议时间，提前到达会议场地，做好会议准备工作。2.如因特殊原因不能按时参会，应提前向会议召集人请假，并说明请假原因和预计到达时间。未经批准无故缺席会议的，将按照公司相关规定进行处理。3.会议期间不得擅自中途离场，如有特殊情况需要暂时离开，应向会议召集人请假并说明原因，经批准后方可离开。（二）会议发言纪律1.参会人员发言应围绕会议主题，观点明确，论据充分，语言简洁明了，避免冗长和无关的表述。2.尊重他人发言权利，不得随意打断他人发言，如有不同意见，应在他人发言结束后礼貌地提出自己的观点和建议。3.严禁在会议上发表与公司利益相悖、违反法律法规或职业道德的言论。（三）会议保密纪律1.参会人员应对会议中涉及的公司商业秘密、敏感信息等严格保密，不得向无关人员泄露。2.会议资料、文件等应妥善保管，不得擅自复印、传播或带出会议场地。会议结束后，应按照要求将相关资料交回指定部门或人员。六、会议纪要与决议（一）会议纪要撰写1.会议结束后，记录人员应及时整理会议纪要，确保纪要内容准确反映会议讨论情况和决策结果。2.会议纪要应包括会议基本信息（会议主题、时间、地点、参会人员等）、会议议程、会议内容摘要、决策事项、工作部署、责任部门和时间节点等内容。3.会议纪要应语言简洁、逻辑清晰、重点突出，避免冗长和繁琐的表述。（二）会议纪要审核与发布1.会议纪要初稿完成后，应提交给会议召集人审核，经审核无误后发布给参会人员和相关部门。2.会议纪要发布后，参会人员如有异议或补充意见，应在[X]个工作日内反馈给会议召集人，经核实后对会议纪要进行修订和完善。（三）会议决议执行与跟踪1.会议决策事项明确责任部门和时间节点后，责任部门应按照要求制定详细的工作计划和实施方案，并认真组织实施。2.公司行政部门负责对会议决策事项的执行情况进行跟踪和督促，定期向总经理汇报执行进展情况。对于执行过程中出现的问题，应及时协调相关部门进行解决，确保决策事项能够顺利推进。3.如因客观原因无法按时完成会议决策事项，责任部门应提前向总经理提交书面报告，说明原因和预计完成时间，并提出相应的解决方案和措施。经总经理批准后，可对决策事项的时间节点进行调整。七、附则（一）制度解释本制度由公司行政部门负责解释，如有未尽事宜或需要进一步明确的条款，由行政部门会同