规范征集供应商制度

PAGE规范征集供应商制度一、总则1.目的为了加强公司供应商管理，规范供应商征集流程，确保公司采购活动的顺利进行，提高采购质量，降低采购成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有采购项目的供应商征集活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。3.基本原则公平公正原则：在供应商征集过程中，应确保所有供应商享有平等的机会，不受任何歧视。公开透明原则：征集流程、标准和结果应向所有供应商公开，接受监督。择优选择原则：根据供应商的综合实力和信誉，选择最适合公司需求的供应商。合法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保征集活动合法合规。二、供应商征集流程1.需求分析采购部门根据公司业务需求，制定采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货期等详细信息。2.信息发布通过公司官网、行业媒体、采购平台等渠道发布供应商征集公告，公告内容应包括采购项目的基本信息、供应商资格要求、征集流程、报名方式等。向潜在供应商发送征集邀请函，邀请其参与供应商征集活动。3.报名受理供应商在规定时间内提交报名材料，报名材料应包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明书、授权委托书、资质证书、业绩证明、产品样本、报价单等。采购部门对报名材料进行初审，审核供应商的基本资格、经营范围、资质等级等是否符合要求。4.资格审查采购部门组织相关人员对初审合格的供应商进行实地考察和资格审查，审查内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力、财务状况、信誉等。查阅供应商的信用记录，了解其是否存在违法违规行为或不良信用记录。5.评审与选择采购部门组织成立评审小组，评审小组由采购部门、技术部门、质量部门、法务部门等相关人员组成。评审小组根据供应商的资格审查情况、产品质量、价格、售后服务等因素，对供应商进行综合评审，确定入围供应商名单。采购部门将入围供应商名单提交公司管理层审批，经批准后确定最终供应商。6.合同签订采购部门与最终供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格、数量、质量要求、交货期、价格、付款方式、售后服务等条款。三、供应商资格要求1.基本资格具有独立承担民事责任的能力，具备合法有效的营业执照。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。2.特定资格根据采购项目的特点和要求，供应商应具备相应的行业资质证书、生产许可证等。具有相关产品的生产经验和业绩，产品质量符合国家或行业标准。具备良好的售后服务能力，能够及时响应公司的需求，提供优质的售后服务。四、供应商评审标准1.产品质量产品应符合国家或行业标准，具备良好的性能和稳定性。提供产品质量认证文件，如ISO9001质量管理体系认证、产品质量检测报告等。2.价格供应商的报价应合理，具有市场竞争力。采购部门可根据市场行情和采购项目的实际情况，对供应商的报价进行比较和评估。3.交货期供应商应能够按照合同约定的交货期按时交货，确保公司生产经营活动的顺利进行。提供交货期承诺函，并在合同中明确违约责任。4.售后服务供应商应具备完善的售后服务体系，能够及时响应公司的售后服务需求。提供售后服务方案，包括售后服务内容、响应时间、维修期限等。5.信誉供应商应具有良好的信誉，无不良信用记录。采购部门可通过查阅信用记录、向其他客户了解等方式，评估供应商的信誉情况。五、供应商管理与监督1.供应商档案管理采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资格审查情况、评审结果、合同履行情况等。供应商档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。2.供应商绩效评估采购部门定期对供应商的绩效进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据绩效评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励或优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。3.监督与检查公司内部审计部门定期对采购活动进行监督检查，重点检查供应商征集流程是否合规、评审标准是否执行到位、合同履行情况是否良好等。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改情况。六、供应商淘汰与更换1.淘汰情形供应商提供的产品质量不符合合同约定或国家行业标准，经整改后仍无法达到要求的。供应商未按照合同约定的交货期按时交货，影响公司生产经营活动的。供应商的价格明显高于市场同类产品，且无合理理由的。供应商存在严重违约行为，给公司造成重大损失的。供应商的信誉出现问题，如被列入失信被执行人名单、受到行政处罚等。2.更换程序采购部门发现供应商存在淘汰情形时，应及时向公司管理层报告，并提出更换供应商的建议。公司管理层批准后，采购部门按照供应商征集流程，重新征集供应商，确定新的供应商并签订合同。采购部门应与原供应商办理相关交接手续，确保公司采购活动的顺利过渡。七、附则1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由采购部门负责解释