送货章使用制度规范

PAGE送货章使用制度规范一、总则（一）目的为加强公司送货章的管理，规范送货章的使用行为，确保公司对外发货业务的顺利开展，维护公司的合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及使用送货章进行货物交付相关业务的部门及人员。（三）基本原则1.合法性原则：送货章的使用必须严格遵守国家法律法规以及行业标准的相关规定，确保公司行为合法合规。2.授权使用原则：未经公司授权，任何部门和个人不得擅自使用送货章。3.规范操作原则：使用送货章时应按照规定的流程和要求进行操作，确保盖章行为准确、清晰、完整。4.责任追究原则：对于违反本制度使用送货章的行为，将依法依规追究相关责任人的责任。二、送货章的管理（一）送货章的刻制1.送货章由公司指定部门统一负责刻制，刻制前需填写《送货章刻制申请表》，详细说明刻制原因、样式要求等信息，经公司相关领导审批后，由指定部门按照国家相关规定选择具有资质的刻章单位进行刻制。2.送货章刻制完成后，应及时进行登记备案，记录送货章的启用时间、编号、样式等信息，并由专人妥善保管。（二）送货章的保管1.送货章应指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.送货章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，确保其存放环境安全，防止被盗、丢失或损坏。3.保管人员不得擅自将送货章转借他人使用，如因工作需要临时交接，需办理交接手续，并记录交接时间、交接人等信息。（三）送货章的停用与销毁1.当送货章因损坏、遗失、业务调整等原因不再使用时，保管人员应及时填写《送货章停用申请表》，详细说明停用原因，经公司相关领导审批后，办理停用手续。2.停用的送货章应及时进行封存，并按照公司档案管理规定进行妥善保管，保存期限不得少于规定年限。3.对于已停用且无需保存的送货章，由保管人员填写《送货章销毁申请表》，经公司相关领导审批后，按照规定的程序进行销毁。销毁过程应进行记录，参与销毁人员需签字确认。三、送货章的使用流程（一）使用申请1.各部门在需要使用送货章时，应填写《送货章使用申请表》，详细说明盖章文件的名称、编号、用途、盖章位置、预计盖章份数等信息。2.《送货章使用申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至公司指定的盖章审批部门。（二）审批流程1.盖章审批部门收到《送货章使用申请表》后，应根据业务性质和审批权限进行审批。审批内容包括申请事项是否符合公司业务规定、盖章文件是否真实有效等。2.对于涉及重要业务、金额较大或存在风险的盖章申请，需经公司高层领导审批；对于一般性业务的盖章申请，可由相关部门负责人或授权人员审批。3.审批通过后，审批人员应在《送货章使用申请表》上签字确认，并注明审批意见和审批时间。（三）盖章操作1.经审批同意使用送货章后，申请人应携带盖章文件及《送货章使用申请表》到送货章保管人员处进行盖章操作。2.保管人员应认真核对盖章文件的内容、格式及审批意见，确保与申请内容一致。在盖章过程中，应使用专用印泥，保证印章清晰、端正，不得模糊、重叠或漏盖。3.盖章完成后，保管人员应在《送货章使用申请表》上记录盖章日期、盖章份数等信息，并由申请人签字确认。同时，保管人员应对盖章后的文件进行妥善整理和保管，按照公司档案管理规定进行归档。（四）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要立即使用送货章，且无法按照正常流程进行申请和审批时，申请人应及时向部门负责人汇报，并通过电话、短信等方式向盖章审批部门负责人说明情况，经同意后方可使用送货章。事后，申请人应及时补办相关申请和审批手续。2.对于异地送货需要使用送货章的情况，可根据实际情况采用传真、邮件等方式提交《送货章使用申请表》及盖章文件的扫描件进行申请和审批。审批通过后，申请人可在当地按照规定流程使用送货章，并将盖章后的文件原件及时寄回公司备案。四、使用要求（一）使用范围限定送货章仅用于公司对外发货业务中与货物交付相关的文件、单据等的盖章确认，如送货单、运输合同、货物签收单等。严禁将送货章用于其他无关业务或文件的盖章。（二）盖章文件审核1.使用送货章前，申请人应确保盖章文件内容真实、准确、完整，符合公司业务规定和法律法规要求。2.审核盖章文件时，应重点关注文件中的货物信息、数量、价格、交付时间、交付地点等关键内容，确保与实际业务情况一致。对于涉及合同条款、结算方式等重要内容的文件，应进行严格审核，避免出现法律风险和经济损失。（三）盖章位置规范1.送货章应盖在文件规定的盖章位置，确保印章清晰、端正，不得超出盖章区域或与其他内容重叠。2.对于多页文件，应在每一页的规定盖章位置盖章；对于一式多份的文件，应在每份文件的相应位置盖章。（四）盖章数量控制1.盖章数量应根据实际业务需求进行申请和控制，不得随意多盖或重复盖章。2.如因业务变更需要增加盖章份数，申请人应重新填写《送货章使用申请表》，按照审批流程进行申请和审批。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对送货章的使用情况进行审计检查，重点检查送货章的使用是否符合本制度规定、审批流程是否规范、盖章文件是否真实有效等。2.各部门负责人应加强对本部门送货章使用情况的日常监督，确保本部门人员严格按照制度要求使用送货章。如发现问题，应及时督促整改，并向公司相关部门报告。（二）外部监督1.积极接受客户、合作伙伴及相关监管部门的监督，对于客户或其他相关方提出的关于送货章使用的疑问或投诉，应及时进行调查和处理，并将处理结果反馈给相关方。2.关注行业动态和法律法规变化，及时调整送货章使用制度规范，确保公司行为符合外部监管要求。（三）违规处理1.对于违反本制度使用送货章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规使用送货章给公司造成经济损失或法律纠纷的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。六、附则（一）解释权本制度规范由公司[具体部门名称]负责解释。（二）