内控采购制度规范

PAGE内控采购制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购行为，加强采购内部控制，确保采购活动合法合规、透明高效，保障公司利益，提高采购质量和效益，促进公司持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求。2.合规性原则：符合公司内部规章制度，确保采购流程规范有序。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购效益。4.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，维护供应商合法权益，杜绝不正当交易。5.保密性原则：涉及采购的商业秘密、敏感信息等应予以严格保密。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行宏观指导和监督。（二）采购执行部门采购部门作为采购执行主体，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和预算，根据公司需求和市场情况，合理安排采购任务。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商数据库，维护良好的合作关系。3.组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和要求。4.跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，保证采购任务按时、按质、按量完成。5.负责采购文件的整理、归档和保管，建立采购档案管理制度。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。同时，配合采购部门开展供应商选择、采购谈判等工作，提供必要的技术支持和业务指导。（四）监督部门审计、监察等监督部门负责对采购活动进行全过程监督，检查采购流程的合规性、采购行为的公正性、采购结果的效益性等，对发现的问题及时提出整改意见，并追究相关人员责任。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据业务发展、生产运营等实际需要，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称（规格型号）、数量、质量要求、预计采购时间、用途等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。对于重大采购项目，需提前提交采购决策委员会审议。（二）采购计划制定采购部门收到采购申请表后，进行汇总分析。结合公司库存情况、市场供应状况、采购预算等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购时间安排、采购方式选择等。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找：采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如供应商推荐、行业展会、网络搜索、招标公告等。2.供应商筛选：根据采购需求和公司供应商准入标准，对潜在供应商进行初步筛选。审查供应商的营业执照、生产经营资质、产品质量认证、业绩信誉等情况，剔除不符合要求的供应商。3.供应商评估：对筛选后的供应商进行实地考察或问卷调查，评估其生产能力、技术水平、质量管理体系、售后服务能力等方面。根据评估结果，确定入围供应商名单。4.供应商数据库建立与维护：采购部门建立供应商数据库，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等内容。定期对供应商进行动态评估和更新，确保供应商信息的准确性和有效性。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部门与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中，应充分了解市场行情，掌握谈判技巧，争取有利的采购条件。谈判结果需形成谈判记录，经双方签字确认。2.合同签订：根据谈判达成的一致意见，采购部门起草采购合同。合同内容应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的详细规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量验收标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同经公司法律部门审核通过后，由双方授权代表签字盖章生效。（五）采购订单执行1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确订单编号、采购物品或服务的详细信息、订单数量、交货时间、交货地点等内容，并要求供应商签字确认。2.供应商按照采购订单要求组织生产或提供服务，并在规定的交货期内将货物送达指定地点或完成服务交付。采购部门应跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，解决可能出现的问题。3.需求部门在收到货物或服务后，按照合同约定的质量验收标准进行验收。验收合格后，填写验收报告，经部门负责人签字确认。如发现质量问题或其他不符合合同要求的情况，应及时通知采购部门与供应商协商解决。（六）采购付款1.采购部门根据合同约定和验收报告，填写付款申请单，注明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息。付款申请单经采购部门负责人、财务部门审核、公司领导审批后，办理付款手续。2.财务部门按照公司财务管理制度和相关法律法规的要求，对采购付款进行审核和支付。对于符合付款条件的，及时安排资金支付给供应商；对于不符合付款条件的，应拒绝付款，并向采购部门说明原因。四、采购方式（一）招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，采用招标采购方式。招标采购应按照国家有关法律法规和公司内部招标管理规定进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等程序，选择最优供应商。（二）竞争性谈判采购对于采购项目时间紧迫、技术规格复杂且难以明确、市场竞争不充分等情况，可采用竞争性谈判采购方式。采购部门邀请不少于三家符合条件的供应商进行谈判，通过多轮报价和谈判，确定成交供应商。（三）询价采购对于规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，采用询价采购方式。采购部门向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价，根据报价情况选择最低价成交供应商。（四）单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应严格履行审批程序，确保采购过程的合规性和合理性。五、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应短缺、供应商违约等风险，可能导致采购成本增加、采购任务无法按时完成等问题。2.质量风险：供应商提供的产品或服务质量不符合合同要求，可能影响公司生产运营和产品质量，给公司带来损失。3.合规风险：采购活动违反国家法律法规、公司内部规章制度，可能导致法律纠纷、行政处罚等风险。4.廉洁风险：采购人员在采购过程中存在收受回扣、谋取私利等行为，损害公司利益，影响公司形象。（二）风险评估采购部门会同相关部门对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（三）风险应对1.市场风险应对：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机。与供应商签订长期合作协议，约定价格调整机制，降低价格波动风险。同时，拓展供应商渠道，增加供应来源，应对供应短缺风险。2.质量风险应对：加强供应商质量管理，在采购合同中明确质量标准和违约责任。要求供应商提供质量保证文件，对采购物品进行严格检验和验收。建立质量反馈机制，及时处理质量问题，追究供应商责任。3.合规风险应对：加强采购人员法律法规和公司制度培训，提高合规意识。建立采购流程监控机制，确保采购活动严格按照规定程序进行。定期开展内部审计和合规检查，及时发现和纠正违规行为。4.廉洁风险应对：加强廉洁教育，建立廉洁风险防控体系。实行采购人员轮岗制度，加强对采购过程的监督和审计。对违反廉洁规定行为严肃查处，追究相关人员责任。六、采购信息管理（一）采购信息收集采购部门应广泛收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、行业动态、政策法规等。通过多种渠道获取信息，如网络平台、行业报告、供应商反馈、市场调研等，确保信息的全面性和准确性。（二）采购信息分析对收集到的采购信息进行分析整理，提取有价值的信息，为采购决策提供支持。分析市场价格走势，评估供应商竞争力，预测采购需求变化等，以便及时调整采购策略和计划。（三）采购信息共享建立采购信息共享平台，实现采购部门、需求部门、监督部门等之间的信息共享。各部门可通过平台查询采购项目进展情况、供应商信息、采购合同等内容，提高工作效率，加强协同合作。同时，确保采购信息的安全保密，防止信息泄露。七、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：衡量采购价格的合理性，包括采购物品或服务的实际采购金额与预算金额的对比情况。2.采购质量：评估采购物品或服务是否符合质量要求，通过验收合格率、质量问题发生率等指标进行考核。3.采购效率：考察采购任务完成的及时性，如采购订单按时交付率、采购周期等指标。4.供应商管理：评价供应商选择、合作关系维护等方面的工作成效，包括供应商满意度、供应商投诉率等指标。5.合规性：检查采购活动是否符合法律法规和公司制度要求。（二）评估方法1.定期评估：采购部门定期对采购绩效进行自我评估，形成采购绩效报告，总结经验教训，提出改进措施。2.专项评估：针对重大采购项目或出现问题的采购业务，开展专项绩效评估，深入分析原因，提出针对性解决方案。3.综合评估：由采购决策委员会、监督部门等对采购部门整体绩效进行综合评估，评估结果作为采购部门绩效考核和奖惩的依据。（三）评估结果应用根据采购绩效评估结果，对采购部门