国企提示函制度规范

PAGE国企提示函制度规范一、总则（一）目的为加强国有企业管理，规范内部沟通与协作机制，及时提示重要事项，防范经营风险，保障企业稳健运营，特制定本提示函制度规范。（二）适用范围本制度适用于本国有企业总部各部门、各分支机构及所属全资、控股子公司。（三）基本原则1.依法合规原则：提示函的发出与接收应严格遵守国家法律法规以及企业内部规章制度。2.及时准确原则：对于重要事项应及时提示，确保信息传递的及时性和准确性，避免因信息延误或错误导致工作失误。3.责任明确原则：明确提示函相关各方的责任，确保提示事项得到有效落实和跟进。4.保密原则：涉及企业机密信息的提示函，应严格按照保密规定进行处理，防止信息泄露。二、提示函的分类与内容要求（一）政策法规提示函1.适用情形：国家或地方出台与企业经营密切相关的新政策法规、政策法规修订等情况。2.内容要求详细说明政策法规的名称、主要条款内容。分析政策法规对企业经营可能产生的影响，包括正面影响和负面影响。提出企业应对政策法规变化的初步建议，如调整业务模式、完善管理制度等。（二）经营风险提示函1.适用情形：企业在经营过程中面临的市场风险、财务风险、信用风险等各类风险迹象。2.内容要求准确描述风险事项的具体情况，如市场份额下降、财务指标异常、客户信用状况恶化等。深入分析风险产生的原因，包括外部环境因素和内部管理因素。评估风险可能造成的后果，如经济损失、声誉受损等。提出针对性的风险应对措施，如加强市场调研与分析、优化财务管理、加强客户信用管理等。（三）重大事项提示函1.适用情形：企业重大投资项目、重大合同签订、重大人事变动、重大突发事件等影响企业发展全局的事项。2.内容要求清晰阐述重大事项的基本情况，包括事项背景、主要内容、涉及金额、时间节点等。分析重大事项对企业战略目标、经营业绩、内部管理等方面的影响。明确相关责任部门和责任人，以及事项推进过程中的关键环节和注意事项。（四）日常工作提示函1.适用情形：企业日常运营中的工作安排、任务进度跟踪、问题协调等一般性事项。2.内容要求明确工作事项的具体内容、要求和标准。说明工作的时间要求和进度安排。对工作过程中可能出现的问题及解决方式进行提示。三、提示函的发出与接收（一）发出主体1.企业总部各部门根据职责范围，针对涉及本部门及相关业务领域的重要事项，向分支机构、所属子公司或其他相关部门发出提示函。2.分支机构、所属子公司发现需要向总部或其他关联单位提示的重要事项时，应及时发出提示函。（二）发出流程1.提示函起草部门对提示事项进行详细梳理和分析，确保内容准确、完整。2.填写提示函模板，明确提示函类别、标题、主送单位、抄送单位、正文内容、附件等信息。3.经部门负责人审核签字后，提交至分管领导审批。分管领导审批通过后，由起草部门负责将提示函发送至指定的接收单位。（三）接收主体提示函的接收主体为与提示事项相关的分支机构、所属子公司、部门或个人。（四）接收流程1.接收单位收到提示函后，由办公室或综合管理部门负责统一登记，并及时分发给相关负责人。2.相关负责人应认真阅读提示函内容，明确工作要求和责任。如对提示函内容有疑问或异议，应及时与发出单位沟通。四、提示函的处理与反馈（一）处理要求1.接收单位应根据提示函的内容和要求，迅速制定具体的工作措施和行动计划。2.明确责任部门和责任人，确保提示事项得到有效落实。3.在处理过程中，如发现新的问题或情况，应及时与发出单位沟通协调。（二）反馈机制1.接收单位应在规定的时间内，将提示函的处理情况以书面形式反馈给发出单位。反馈内容应包括工作措施、进展情况、取得的成效、存在的问题及下一步工作计划等。2.对于重大事项提示函的处理结果，接收单位应及时向企业管理层汇报。（三）跟踪与督办1.发出单位负责对提示函的处理情况进行跟踪，定期了解工作进展。2.对于处理进度缓慢或未按要求落实的事项，发出单位应及时进行督办，要求接收单位说明原因并加快推进。3.建立提示函处理情况的台账，对提示事项的全过程进行记录，以便查询和统计分析。五、提示函的存档与管理（一）存档要求1.提示函原件及相关附件应由发出单位和接收单位分别进行存档。2.存档资料应保持完整、清晰，按照年度和类别进行分类整理，便于查阅。（二）保管期限提示函的存档资料应根据企业档案管理规定确定保管期限，一般重要事项的提示函保管期限为[X]年，涉及企业核心机密和长期战略规划的提示函保管期限为[X]年。（三）查阅与借阅1.企业内部人员因工作需要查阅提示函存档资料时，应填写查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.因特殊情况需要借阅提示函存档资料的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人、档案管理部门负责人及企业分管领导审批后，方可借阅，并严格按照规定的期限归还。六、监督与考核（一）监督机制1.企业内部审计部门负责对提示函制度规范的执行情况进行定期监督检查。2.检查内容包括提示函的发出与接收是否及时、内容是否完整准确、处理与反馈是否符合要求、存档与管理是否规范等。（二）考核措施1.将提示函制度规范的执行情况纳入企业绩效考核体系，对执行不力的部门和个人进行相应的扣分或处罚。2.对于在提示函工作中表现突出，及时发现并有效解决重大问题，为企业避免重大损失的部门和个人，给予适当的奖励。七、附则