企业盖章制度规范

PAGE企业盖章制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司各类印章的使用管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，防范因印章使用不当引发的风险。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分公司、子公司等分支机构。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力的正式印章，具有最高的法律效力。2.法定代表人章：用于特定的法定代表人授权事项或法律规定需要法定代表人签字盖章的文件。3.财务专用章：专门用于公司财务结算、票据开具等财务相关业务。4.合同专用章：用于签订各类经济合同、协议等具有法律约束力的文件。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部工作文件、通知等的盖章。6.其他专用章：如发票专用章、报关专用章等，根据特定业务需要刻制，用于相关业务文件的盖章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一负责，根据公司实际需求，按照国家相关法律法规和公安部门的规定办理印章刻制手续。2.申请刻制印章时，需填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、材质等信息，并经相关部门负责人和公司领导审批。3.行政部门持审批通过的《印章刻制申请表》到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，并附上印章印模。2.《印章启用申请表》经相关部门负责人和公司领导审批后，行政部门负责将印章启用信息通知到各相关部门和人员。3.印章启用后，行政部门应建立印章使用台账，记录印章的启用时间、使用情况等信息。三、印章的保管（一）保管原则1.公司各类印章应指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.印章保管应遵循“谁保管、谁负责”的原则，确保印章安全存放，防止印章被盗用、丢失或损坏。（二）保管方式1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等重要印章应存放在保险柜或专门的印章保管箱内，并实行双人保管制度。2.部门章和其他专用章可根据实际情况由各部门指定专人保管，但应确保印章存放安全。3.印章保管人员应妥善保管印章存放的钥匙或密码，不得随意转借他人。（三）保管地点1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等重要印章应存放在公司总部指定的安全地点，不得随意带出公司。2.部门章和其他专用章可根据工作需要存放在本部门办公室，但应确保存放地点安全可靠，便于使用和管理。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外的重要文件、合同、协议、信函、报表等的盖章，代表公司行使权力和承担责任。2.法定代表人章：用于特定的法定代表人授权事项或法律规定需要法定代表人签字盖章的文件。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务的盖章。4.合同专用章：用于签订各类经济合同、协议等具有法律约束力的文件。5.部门章：用于本部门内部工作文件、通知、报告、报表等的盖章，不得用于对外签订合同或涉及公司重要权益的文件。6.其他专用章：如发票专用章、报关专用章等，根据特定业务需要，用于相关业务文件的盖章。（二）使用流程1.填写《印章使用申请表》：使用印章时，申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、文号、份数、用途、用印时间等信息，并附上用印文件的电子版或纸质版。2.部门负责人审核：申请人所在部门负责人对用印事项进行审核，确保用印事项真实、合法、合规，并在《印章使用申请表》上签署审核意见。3.相关领导审批：根据公司规定和用印事项的重要程度，按照审批权限，分别由公司领导或相关部门负责人进行审批。涉及公司重大决策、对外投资、担保、融资等重要事项的用印，需经公司法定代表人或董事长审批。4.印章保管人员用印：经审批通过的《印章使用申请表》交印章保管人员，印章保管人员核对用印文件内容与申请表一致后，在用印文件上加盖相应印章，并在《印章使用申请表》上登记用印时间、用印人等信息。5.用印文件存档：用印完成后，印章保管人员将用印文件及《印章使用申请表》原件存档，以备查阅。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。确因工作需要，必须先经公司领导批准，并在使用前注明文件用途、有效期限等信息。2.未经公司领导批准，不得擅自将公司印章带出公司使用。如因特殊情况需要带出公司使用，必须填写《印章外出使用申请表》，经公司领导审批后，由印章保管人员陪同携带，并在使用完毕后及时带回公司。3.印章使用应严格按照规定的使用范围和流程进行，不得超范围、超权限使用印章。五、印章的变更与废止（一）印章变更1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要变更印章时，由行政部门填写《印章变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容等信息，并附上原印章印模。2.《印章变更申请表》经相关部门负责人和公司领导审批后，行政部门负责按照规定办理印章变更手续，包括印章刻制、启用等。3.印章变更后，行政部门应及时通知各相关部门和人员，并对印章使用台账进行更新。（二）印章废止1.因公司注销、印章损坏无法使用、印章使用范围调整等原因需要废止印章时，由行政部门填写《印章废止申请表》，详细说明废止原因、废止印章名称等信息，并附上原印章印模。2.《印章废止申请表》经相关部门负责人和公司领导审批后，行政部门负责将废止印章及时收回，并进行妥善保管。3.印章废止后，行政部门应在印章使用台账上注明废止日期，并将相关信息通知到各相关部门和人员。4.废止的印章应按照国家相关法律法规和公司规定进行销毁，销毁过程应进行登记，并由专人负责监督。六、印章的监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对印章的使用管理情况进行定期审计和监督检查，确保印章使用的合法性、合规性和安全性。（二）检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章的刻制、启用、保管、使用、变更、废止等环节是否符合规定。2.印章使用台账的记录情况，是否真实、准确、完整。3.印章保管人员的工作情况，是否严格履行保管职责。4.印章使用过程中的审批情况，是否存在超范围、超权限使用印章的现象。（三）检查方式1.定期检查：审计部门定期对印章的使用管理情况进行全面检查，一般每年不少于一次。2.不定期抽查：审计部门根据工作需要，不定期对印章的使用管理情况进行抽查。3.专项检查：针对印章使用管理中存在的问题或风险，审计部门可开展专项检查，深入调查原因，提出整改措施。（四）问题处理1.审计部门在检查过程中发现印章使用管理存在问题时，应及时向公司领导汇报，并下达《审计整改通知书》，要求相关部门限期整改。2.相关部门应按照《审计整改通知书》的要求，认真分析问题原因，制定整改措施，并在规定期限内将整改情况书面报告审计部门。3.对违反印章管理制度的行为，