财务存档规范制度汇编

PAGE财务存档规范制度汇编一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，确保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关财务档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的财务档案管理工作。（三）定义1.财务档案：指公司在各项财务活动中形成的具有保存价值的各种凭证、账簿、报表、文件、合同等资料。2.存档：将财务档案按照规定的程序和要求进行整理、装订、编号、存储等操作，以便于查阅和保管。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司财务部门负责统一领导和组织财务档案管理工作，各分支机构应指定专人负责本单位财务档案的具体管理工作。2.真实完整原则。财务档案应如实反映公司财务活动的全过程，确保档案内容的真实性和完整性。3.安全保密原则。加强财务档案的安全保护措施，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则。建立科学合理的档案管理体系，便于财务档案的查阅、检索和利用。二、财务档案的分类与编号（一）分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿等。3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明等。4.其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、财务预算、财务分析报告、审计报告、验资报告、评估报告、经济合同、财务文件等。（二）编号1.财务档案应按照分类进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.会计凭证类编号：按照年度、月份、凭证种类、凭证号顺序进行编号，如“20XX年X月记字第X号”。3.会计账簿类编号：总账编号为“总字第X号”，明细账编号为“明细字第X号”，日记账编号为“日记字第X号”，固定资产卡片编号为“固卡字第X号”，辅助账簿编号为“辅账字第X号”。4.财务报告类编号：按照年度、报告种类进行编号，如“20XX年度资产负债表第X号”、“20XX年度利润表第X号”等。5.其他类编号：根据档案内容和性质进行编号，如银行存款余额调节表编号为“银调字第X号”，经济合同编号为“合同字第X号”等。三、财务档案的整理与装订（一）整理1.财务档案管理人员应按照分类和编号要求，对财务档案进行及时整理。2.会计凭证应按照记账凭证的顺序，将原始凭证附在记账凭证后面，并在记账凭证上注明所附原始凭证的张数。3.会计账簿应按照账页顺序进行整理，确保账页完整、连续。4.财务报告应按照报告种类和时间顺序进行整理，确保报告内容齐全、格式规范。5.其他类档案应按照档案内容和性质进行分类整理，确保档案资料的系统性和完整性。（二）装订1.会计凭证应使用专用的凭证装订机进行装订，装订应牢固、整齐，不得有压字、掉页等现象。装订线外应加盖装订人员印章，并在封面上注明年度、月份、凭证种类、起止日期、起止号码、凭证张数等内容。2.会计账簿应使用线绳或装订机进行装订，装订应牢固、整齐，账页不得有脱落、缺页等现象。装订后应在账簿封面上注明账簿名称、年度、月份、册数、编号等内容。3.财务报告应使用订书机或胶水进行装订，装订应整齐、牢固，报告封面应注明报告名称、年度、月份、报告期等内容。4.其他类档案应根据档案的性质和特点，采用合适的装订方式进行装订，确保档案的安全和完整。四、财务档案的存储与保管（一）存储1.公司应设立专门的财务档案室，用于存放财务档案。财务档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施。2.财务档案应按照分类和编号顺序进行存放，便于查阅和管理。3.电子财务档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（二）保管1.财务档案管理人员应定期对财务档案进行检查和核对，确保档案的安全和完整。2.财务档案的保管期限应按照国家有关规定执行。一般会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，财务报告保管期限为永久，其他类档案保管期限根据档案性质和重要程度确定。3.保管期满的财务档案，应由财务部门会同档案管理部门提出销毁意见，编制销毁清册，报公司领导批准后进行销毁。销毁时应指定专人负责监销，并在销毁清册上签名盖章。4.对于涉及未结清债权债务关系的原始凭证，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。5.因工作需要查阅财务档案时，应按照规定的程序进行审批。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏档案内容。如需复印或复制档案资料，应经财务档案管理人员同意，并登记备案。五、财务档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员查阅财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.外部单位查阅财务档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经公司领导批准后，由财务部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅财务档案时，查阅人员应在指定的地点进行查阅，不得将档案带出财务档案室。如需复印或复制档案资料，应经财务档案管理人员同意，并按照规定的程序进行登记备案。（二）借阅1.公司内部人员借阅财务档案，应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应重新办理审批手续。3.借阅人员应妥善保管所借阅档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏档案内容。借阅期满后，应及时归还所借阅档案。4.外部单位借阅财务档案，应按照查阅的程序进行审批，并签订保密协议。借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应重新办理审批手续。六、财务档案的信息化管理（一）建立财务档案信息化管理系统1.公司应建立财务档案信息化管理系统，实现财务档案的电子化存储、检索、查阅、借阅等功能。2.财务档案信息化管理系统应具备完善的安全防护措施，防止数据泄露、丢失和损坏。3.财务档案管理人员应定期对财务档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。（二）电子财务档案的管理1.电子财务档案应按照规定的格式和要求进行存储，确保档案内容的真实性和完整性。2.电子财务档案应建立索引目录，便于检索和查阅。索引目录应包括档案名称、档案编号、档案日期、档案类型等信息。3.电子财务档案应定期进行备份，备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。4.电子财务档案的查阅和借阅应按照规定的程序进行审批，并在系统中进行记录。查阅和