酒店招待用房制度规范

PAGE酒店招待用房制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范酒店招待用房的管理，确保招待用房的合理使用，提高酒店资源利用效率，同时维护酒店的正常运营秩序，保障酒店和客人的合法权益。（二）适用范围本制度适用于酒店内所有用于招待目的的用房，包括但不限于客房、会议室、宴会厅等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及酒店行业相关标准，确保招待用房的使用合法合规。2.合理性原则：根据实际招待需求，合理安排用房，避免资源浪费。3.审批流程明确原则：建立清晰的审批流程，确保每一次招待用房都经过适当的授权和审核。4.记录与监督原则：对招待用房的使用情况进行详细记录，并接受内部监督和审计。二、招待用房申请与审批（一）申请主体酒店各部门因业务需要使用招待用房时，由部门负责人作为申请主体提出申请。（二）申请内容申请应详细说明招待的对象、目的、时间、预计使用的房类及数量等信息。例如：1.招待对象：[具体单位名称或个人姓名]2.招待目的：[商务洽谈、会议接待、合作签约等具体事由]3.时间安排：开始时间[具体年月日时分]结束时间[具体年月日时分]4.预计使用房类及数量：[如豪华套房X间、标准间X间、会议室X个等]（三）审批流程1.部门负责人填写《酒店招待用房申请表》，并提交至本部门分管领导。2.部门分管领导对申请的必要性、合理性进行审核，签署意见后提交至酒店行政管理部门。3.酒店行政管理部门根据酒店实际用房情况进行复核，如用房资源允许，报酒店总经理审批。4.酒店总经理审批通过后，申请表返回行政管理部门备案，并通知相关部门安排用房。（四）特殊情况处理如遇紧急招待任务，无法按照正常审批流程进行时，可由申请部门负责人电话向酒店总经理说明情况，经总经理同意后先安排用房，事后及时补办完整的审批手续。三、招待用房安排（一）根据审批结果安排行政管理部门根据审批通过的《酒店招待用房申请表》，及时通知客房部、会议室管理部门等相关部门按照要求安排用房。（二）用房调整如因特殊原因需要调整已安排的招待用房，申请部门应提前[X]小时向行政管理部门提出书面申请，说明调整原因及调整后的用房需求。行政管理部门审核后，协调相关部门进行调整，并重新备案。（三）用房预留对于重要客户或大型活动的招待用房，在条件允许的情况下，可根据预计需求适当预留一定数量的备用房，以应对可能出现的额外需求。预留房的安排同样需经过正常审批流程，并做好记录。四、招待用房使用规范（一）客房使用规范1.入住登记：招待客人入住客房时，应严格按照酒店客人入住登记程序进行操作，确保客人身份信息准确无误。2.房内设施使用：告知客人正确使用客房内的设施设备，如因客人使用不当造成损坏，应按照酒店规定进行赔偿处理。3.客房清洁：客房部应按照规定的时间和标准对招待用房进行清洁整理，确保客房随时处于可接待状态。对于长期使用的招待用房，应定期进行全面清洁和检查。4.物品配备：根据招待标准，为客房配备相应的洗漱用品、床上用品等物资。物资的配备应符合酒店的质量标准和环保要求。（二）会议室使用规范1.会议准备：使用部门应提前与会议室管理部门沟通会议需求，包括会议设备调试、座位安排、资料准备等。会议室管理部门应确保会议所需的音响、投影仪、麦克风等设备正常运行，并提供必要的文具用品。2.会议期间服务：会议期间，会议室服务人员应按时提供茶水、咖啡等饮品服务，并保持会议室的整洁。如会议有特殊要求，应积极协助满足。3.设备维护：使用部门在使用会议室设备过程中，如发现设备故障应及时通知会议室管理部门进行维修。严禁擅自拆卸、改装会议室设备。4.会后清理：会议结束后，使用部门应协助会议室管理部门清理会议室，恢复原状。如发现设备损坏或物品丢失，应及时报告并按照规定处理。（三）宴会厅使用规范1.宴会预订：预订宴会厅时，应明确宴会的形式、规模、用餐标准等信息。预订部门应与客户签订详细的宴会合同，明确双方的权利和义务。2.场地布置：根据宴会要求，由专业的宴会服务团队进行场地布置。布置应符合酒店的风格和安全标准，确保场地整洁、美观、安全。3.餐饮服务：按照预订的用餐标准提供优质的餐饮服务。食品和饮品的采购、储存、加工应符合食品安全相关规定。4.宴会结束后清理：宴会结束后，使用部门应组织人员及时清理宴会厅，包括餐具回收、场地清洁、设备归位等。确保宴会厅在最短时间内恢复可用状态。五、招待用房费用结算（一）费用标准1.客房费用：根据不同的房类和季节，制定明确的客房收费标准。收费标准应在酒店大堂、客房内等显著位置公示。2.会议室费用：按照会议室的使用时长、设备配备等因素制定收费标准。对于长期合作的客户或大型活动，可根据实际情况给予一定的优惠。3.宴会厅费用：根据宴会的规模、菜品标准、服务要求等制定收费标准。收费标准应包含场地租赁、餐饮服务、设备使用等各项费用明细。（二）费用核算1.酒店财务部门应根据实际使用情况，每月定期对招待用房的费用进行核算。核算内容包括用房数量、使用时长、收费标准执行情况等。2.对于因特殊原因产生的额外费用，如客人损坏物品赔偿、临时增加服务项目等，应在费用核算时详细记录，并附上相关证明材料。（三）费用结算方式1.对于内部招待用房，由酒店行政管理部门定期与各部门进行费用结算。结算方式可采用转账或现金支付，具体方式根据酒店财务制度执行。2.对于外部客户的招待用房费用，应按照与客户签订的合同约定进行结算。结算时，酒店应向客户提供详细的费用清单和发票。六、监督与检查（一）内部监督1.酒店行政管理部门负责定期对招待用房的使用情况进行检查，包括用房申请审批流程的执行情况、用房安排的合理性、用房使用规范的遵守情况等。2.酒店财务部门负责对招待用房费用的核算和结算情况进行监督，确保费用计算准确、结算及时。3.各部门应配合内部监督工作，如实提供相关信息和资料。对于监督检查中发现的问题，应及时整改。（二）审计监督酒店定期邀请内部审计部门或外部审计机构对招待用房制度的执行情况进行审计。审计内容包括制度的合规性、流程的有效性、费用的合理性等。审计结果应形成报告，提交酒店管理层，并作为改进工作的依据。（三）投诉处理设立专门的投诉渠道，接受客人和内部员工对招待用房问题的投诉。对于投诉内容，应及时进行调查核实，并根据情况采取相应措施进行处理。处理结果应及时反馈给投诉人，并做好记录。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用招待用房。2.超标准使用招待用房，如擅自提高房类标准、增加用房数量等。3.违反用房使用规范，造成酒店设施设备损坏或其他损失。4.虚报招待用房费用，骗取酒店资金。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的行为，给予警告处分，并要求违规部门或个人立即整改。2.对于多次违规或情节严重的行为，除责令整改外，还将根据酒店规定给予相应的经济处罚，如扣除部门绩效奖金、