规范法定代人用章制度

PAGE规范法定代人用章制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司法定代表人印章（以下简称“法人章”）的使用行为，确保法人章使用的合法性、规范性和安全性，保护公司和相关方的合法权益，维护公司正常的运营秩序。（二）适用范围本制度适用于公司内部及与本公司有业务往来的外部机构和个人涉及法人章使用的相关活动。（三）定义1.法定代表人：指依照法律或公司章程规定，代表公司行使职权的负责人。2.法人章：公司法定代表人用于行使职权、代表公司进行特定法律行为的印章。（四）基本原则1.依法依规原则：法人章的使用必须严格遵守国家法律法规、公司章程及本制度的规定。2.审慎用章原则：用章前必须对用章事项进行严格审核，确保用章行为符合公司利益和相关规定。3.专人负责原则：法人章由专人保管和使用，明确保管人和使用人的职责，确保印章使用的安全性。4.登记备案原则：对法人章的使用情况进行详细登记备案，以便查询和追溯。二、法人章的保管（一）保管人员1.法人章由公司指定的专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公司业务流程。2.保管人员应与公司签订保密协议，承诺妥善保管法人章，不得泄露与印章使用相关的信息。（二）保管方式1.法人章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人双锁保管制度，确保印章的安全。2.保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全设施，防止印章损坏或丢失。（三）保管人员职责1.负责法人章的日常保管，确保印章存放安全，未经批准不得擅自将印章带出保管场所。2.严格按照本制度规定的用章流程进行用章操作，对用章事项进行认真审核，确保用章合法合规。3.对法人章的使用情况进行详细登记，记录用章日期、用章事项、用章人、批准人等信息，并妥善保管登记台账。4.定期检查法人章的保管情况，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。5.配合公司内部审计、外部监管等部门对法人章使用情况的检查和审计工作。三、法人章的使用（一）使用条件1.法人章的使用必须基于公司真实、合法的业务需要，且符合法律法规和公司章程的规定。2.用章事项涉及重大决策、重要合同签订、对外担保、融资等事项的，必须经公司董事会、股东会等有权决策机构审议通过，并按照规定履行相关审批程序。（二）审批流程1.用章申请：用章人应填写《法人章使用申请表》，详细说明用章事项的内容、用途、涉及金额、对方单位等信息，并签字确认。2.部门审核：用章申请提交至用章人所在部门，部门负责人应根据公司业务流程和相关规定，对用章事项进行审核，确认用章必要性和合法性，并签字审批。3.法务审核：涉及法律事务的用章申请，需提交至公司法务部门进行审核。法务人员应从法律角度对用章事项进行审查，确保用章行为符合法律法规要求，并出具审核意见。4.财务审核：涉及财务事项的用章申请，需提交至公司财务部门进行审核。财务人员应根据财务规定，对用章事项涉及的财务条款、金额等进行审核，确保财务合规，并签字审批。5.分管领导审批：用章申请经部门审核、法务审核（如需）、财务审核（如需）后，提交至公司分管领导进行审批。分管领导应综合考虑公司利益和风险，对用章事项进行全面评估，并签字批准。6.法定代表人审批：用章申请最终需经公司法定代表人审批。法定代表人应在对用章事项充分了解的基础上，做出最终决策，并签字批准。（三）用章操作1.经审批同意用章的，用章人应携带《法人章使用申请表》及相关文件资料，到法人章保管处办理用章手续。2.保管人员应根据审批意见，对用章事项进行再次核对，确认无误后，在用章登记台账上记录用章信息，并在用章文件上加盖法人章。3.用章时应确保印章清晰、端正，不得模糊、重叠或加盖在无关内容上。用章完毕后，保管人员应及时将法人章收回保管箱，并妥善保管用章文件。（四）特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法按照正常审批流程进行用章的，用章人应电话或书面形式向公司领导报告，经公司领导同意后，可先行用章，但事后应及时补办审批手续。2.对于涉及重大突发事件或紧急业务需要用章的，公司应建立应急用章机制，确保在最短时间内完成用章审批和操作，保障公司业务的顺利开展。四、法人章使用的监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对法人章的使用情况进行审计检查，重点审查用章审批流程是否合规、用章事项是否真实合法、用章登记台账是否完整准确等。2.公司风险管理部门应对法人章使用过程中的风险进行评估和监控，及时发现和防范潜在风险，提出改进建议和措施。3.公司各部门应加强对本部门用章情况的自查自纠，发现问题及时整改，并将自查情况定期报告公司领导。（二）外部监督1.公司应积极配合外部监管部门对法人章使用情况的检查和监督，如实提供相关资料和信息，接受监管部门的指导和意见。2.对于涉及重大用章事项或存在风险隐患的情况，公司应主动向外部审计机构、律师事务所等专业机构咨询，获取专业意见和建议，确保法人章使用合法合规。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用法人章的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分；给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。2.如发现保管人员或用章人存在故意违规使用法人章、泄露印章信息、擅自将印章交予他人使用等严重违法行为，公司将依法追究其法律责任。五、法人章的更换与废止（一）更换情形1.法人章磨损严重，影响正常使用的。2.法人章遗失、被盗或损坏无法找回的。3.因公司名称变更、法定代表人变更等原因，需要更换法人章的。（二）更换流程1.法人章需要更换的，由公司办公室提出申请，说明更换原因，并提交相关证明材料。2.经公司领导审批同意后，办公室负责办理法人章更换手续，包括向公安机关备案、刻制新章等。3.新法人章刻制完成后，应按照本制度规定进行保管和使用，并及时废止旧法人章。（三）废止程序1.旧法人章废止时，保管人员应填写《法人章废止申请表》，详细说明废止原因和日期，并签字确认。2.《法人章废止申请表》经公司领导审批同意后，保管人员应将旧法人章交回公司办公室统一保管，并在公司内部进行公示，声明旧法人章已废止，不再具有法律效力。3.公司办公室应定期将废止的法人章进行销毁处理，销毁过程应进行记录，并由专人负责监督，确保旧法人章彻底销毁，防止其被非法使用。六、附则