招投标服务规范制度

PAGE招投标服务规范制度一、总则（一）目的为了规范公司招投标服务行为，确保招投标活动的公开、公平、公正，提高公司的市场竞争力，保障公司及相关利益方的合法权益，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及招投标服务的部门、岗位及人员，包括但不限于业务部门、采购部门、法务部门、财务部门等。同时，适用于公司参与的各类招投标项目，涵盖工程建设、货物采购、服务外包等领域。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规、政策及行业标准，确保招投标活动合法合规。2.公平公正原则对待所有参与招投标的潜在供应商或投标人，不偏袒、不歧视，保证机会均等。3.诚实守信原则各方应诚实守信，如实提供相关信息，履行承诺，不得隐瞒或欺诈。4.效益原则在保证招投标质量的前提下，优化流程，降低成本，提高公司的经济效益和社会效益。二、招投标流程规范（一）项目启动1.需求调研与分析业务部门负责对项目需求进行深入调研，明确项目的技术要求、质量标准、交付时间等关键要素，并形成详细的需求文档。2.立项审批需求文档提交后，由公司管理层进行立项审批。审批通过后，确定项目预算、招投标方式及时间安排等关键事项。（二）招标策划1.确定招标方式根据项目特点、预算金额等因素，选择合适的招标方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等，并按照相关规定履行审批手续。2.编制招标文件采购部门负责组织编制招标文件，内容应包括招标公告、投标人须知、技术规格要求、商务条款、评标标准等。招标文件应清晰明确，避免歧义，确保投标人能够准确理解招标要求。3.发布招标公告按照选定的招标方式，在指定的媒体或平台上发布招标公告，公开招标信息，吸引潜在投标人参与。招标公告应包含项目基本情况、招标要求、报名时间、地点及方式等关键内容。（三）投标报名与资格审查1.报名受理采购部门负责受理潜在投标人的报名申请，对报名材料进行初步审核，确保报名信息的完整性和准确性。2.资格审查成立资格审查小组，按照招标文件规定的资格条件，对报名投标人进行资格审查。审查内容包括营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉情况等。资格审查结果应及时通知投标人。（四）开标与评标1.开标在规定的时间和地点组织开标会议，由主持人宣布开标纪律、介绍参会人员、公布投标人名单及投标报价等关键信息。开标过程应进行记录，并由参会人员签字确认。2.评标组建评标委员会，评标委员会成员应具备相关专业知识和经验，且与投标人无利害关系。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。评标过程应严格保密，评标委员会成员不得泄露评标情况。（五）中标通知与合同签订1.中标通知根据评标结果，向中标人发出中标通知书，同时通知未中标人。中标通知书应明确中标项目、中标金额、中标工期等关键内容。2.合同签订采购部门负责组织与中标人签订合同，合同内容应与招标文件和投标文件一致。合同签订前，应进行合同审核，确保合同条款合法合规、明确具体，避免潜在风险。合同签订后，应及时归档保存。三、招投标文件管理规范（一）招标文件编制要求1.内容完整性招标文件应涵盖项目的各个方面，包括项目概述、技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等，确保投标人能够全面了解项目需求。2.准确性文件中的技术规格、参数、数量等信息应准确无误，避免模糊不清或歧义性表述。商务条款应明确具体，如付款方式、交货地点、售后服务等。3.合规性严格遵守国家法律法规和行业标准，不得设置不合理的条件限制或排斥潜在投标人。（二）投标文件接收与保管1.接收要求采购部门应按照招标文件规定的时间和地点接收投标文件，对投标文件的密封情况、数量等进行检查，并做好签收记录。2.保管措施投标文件应妥善保管，确保文件的安全和完整。保管期限应符合法律法规要求，以便在需要时进行查阅。（三）文件归档与查阅1.归档管理招投标活动结束后，应及时将相关文件进行归档，包括招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、合同等。归档文件应按照类别、时间顺序进行整理，便于查阅和管理。2.查阅规定公司内部人员如需查阅招投标文件，应填写查阅申请表，经审批后按照规定的程序进行查阅。查阅过程中应做好记录，确保文件的安全和保密。四、评标管理规范（一）评标委员会组建1.成员构成评标委员会由公司内部相关专业人员和外部专家组成，成员人数应符合法律法规规定。内部成员应具备相关业务知识和经验，外部专家应从政府部门指定的专家库中随机抽取。2.回避制度评标委员会成员与投标人有利害关系的，应当主动回避。如发现存在应当回避而未回避的情况，应及时更换成员。（二）评标标准制定1.科学性评标标准应科学合理，能够全面、客观地反映项目需求和投标人的综合实力。应根据项目特点，合理设置技术、商务、价格等方面的评分权重。2.公正性评标标准应公平公正，不得偏袒特定投标人。所有评审因素应明确具体，便于评标委员会成员统一评审尺度。（三）评标过程监督1.现场监督公司内部监督部门应派人对评标过程进行现场监督，确保评标活动按照规定的程序和标准进行。监督人员应记录评标过程中的关键环节和情况，发现问题及时提出纠正意见。2.保密措施评标过程应严格保密，评标委员会成员不得泄露评标情况。监督人员应遵守保密规定，不得向无关人员透露评标信息。五、信息管理与保密规范（一）招投标信息发布1.信息准确性发布的招投标信息应准确无误，确保潜在投标人能够获取真实、可靠的信息。信息发布前应进行审核，避免出现错误或误导性内容。2.渠道合规性选择合法合规的媒体或平台发布招投标信息，确保信息传播的有效性和合法性。（二）投标人信息管理1.信息收集与整理采购部门应收集投标人的相关信息，并进行整理归档。信息内容应包括投标人名称、联系方式、资质情况、投标项目等。2.信息安全保护对投标人信息进行安全保护，防止信息泄露。未经投标人同意，不得擅自将其信息提供给第三方。（三）保密制度1.保密范围涉及招投标活动的所有信息，包括招标文件、投标文件、评标情况、中标候选人名单等，均属于保密范围。2.保密措施参与招投标活动的所有人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。对涉及保密信息的文件、资料等应妥善保管，限制查阅范围。在招投标活动结束后，应及时清理和销毁相关保密信息。六、投诉与处理规范（一）投诉受理1.投诉渠道设立专门的投诉渠道，如投诉邮箱、投诉电话等，并向社会公布。采购部门负责受理投标人的投诉，并做好记录。2.投诉条件投标人认为招投标活动存在违法违规行为或损害其合法权益的，可以提出投诉。投诉应在规定的时间内提出，并提供相关证据材料。（二）投诉处理流程1.调查核实接到投诉后，采购部门应及时组织调查核实，收集相关证据材料，了解投诉事项的具体情况。必要时，可以会同法务部门、业务部门等共同进行调查。2.处理决定根据调查结果，作出处理决定。如投诉事项属实，应依法依规进行处理，维护招投标活动的正常秩序；如投诉事项不成立，应向投诉人说明理由。处理决定应及时通知投诉人。（三）结果公示对投诉处理结果进行公示，接受社会监督。公示内容应包括投诉事项、处理过程及结果等。七、监督与考核规范（一）内部监督机制1.监督部门职责公司内部监督部门负责对招投标活动进行全程监督，检查招投标程序是否合规、文件是否齐全、评标过程是否公正等。发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.定期检查与不定期抽查定期对招投标项目进行全面检查，同时不定期进行抽查，确保监督工作的有效性。（二）考核制度1.考核指标制定招投标工作考核指标，包括项目完成质量、时间进度、合规性、满意度等方面。2.考核方式与周期采用定量与定性相结合的考核方式，定期对参与招投标工作的部门和人员进行考核。考核周期可以根据项目实际情况确定，一般为一个项目周期或年度。3.考核结果应用