辅助人员内务规范制度

PAGE辅助人员内务规范制度一、总则（一）目的为加强公司辅助人员队伍建设，规范辅助人员内务管理，提高工作效率和服务质量，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体辅助人员，包括但不限于行政助理、后勤保障人员、档案管理人员等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保各项内务管理工作合法合规。2.高效有序原则：优化工作流程，提高工作效率，保证内务工作有条不紊地进行。3.服务至上原则：以服务公司整体运营和员工需求为出发点，提供优质、高效的内务服务。4.保密原则：严格保守公司机密信息，防止信息泄露。二、岗位职责与工作流程（一）行政助理1.岗位职责负责公司文件、资料的收发、登记、传递、归档和保管工作。协助组织公司会议、活动，做好会议记录和活动安排。负责公司办公用品的采购、发放和管理。协助处理公司日常行政事务，如电话接听、访客接待等。2.工作流程文件管理流程收文：收到文件后，及时进行登记，注明文件来源、日期、标题等信息，根据文件内容分送相关领导或部门阅办。发文：起草文件经领导审核后，进行编号、打印、盖章，按照规定的发送范围进行分发，并做好发文登记。归档：定期将文件整理归档，按照类别、时间顺序进行存放，便于查询和使用。会议组织流程会前准备：确定会议主题、时间、地点、参会人员，准备会议资料、设备等。会中服务：做好会议记录，及时提供茶水、纸笔等服务，维持会议秩序。会后跟进：整理会议纪要，传达会议精神，督促相关事项的落实。办公用品管理流程需求统计：每月末收集各部门办公用品需求信息，进行汇总分析。采购申请：根据需求统计结果，填写采购申请表，经领导审批后进行采购。入库发放：办公用品到货后，进行验收、入库登记，按照规定发放给各部门，并做好发放记录。（二）后勤保障人员1.岗位职责负责公司办公区域的环境卫生清洁，包括地面、桌面、门窗等的清扫。维护公司水电、空调等设施设备的正常运行，及时处理故障报修。负责公司食堂的管理，包括食材采购、饭菜制作、餐具清洗等。协助做好公司安全保卫工作，如门禁管理、巡逻等。2.工作流程环境卫生清洁流程每日定时对办公区域进行清扫，包括扫地、拖地、擦拭桌面、门窗等。定期对卫生间、茶水间等公共区域进行消毒处理。及时清理垃圾，保持办公区域整洁卫生。设施设备维护流程每日巡检水电、空调等设施设备，检查运行状况，记录相关数据。接到故障报修后，及时到达现场进行维修，填写维修记录，对维修情况进行跟踪反馈。定期对设施设备进行保养维护，延长使用寿命。食堂管理流程食材采购：根据公司用餐人数和食谱计划，选择优质食材供应商，进行采购。饭菜制作：按照卫生标准和营养搭配要求，制作可口的饭菜。注重食品安全，严格遵守食品加工操作规范。餐具清洗：用餐结束后，及时清洗餐具，进行消毒处理，确保餐具卫生。食堂卫生管理：每日对食堂进行清洁消毒，保持食堂环境整洁。安全保卫工作流程门禁管理：严格执行门禁制度，对进出人员和车辆进行登记检查，禁止无关人员和车辆进入公司。巡逻工作：按照规定的巡逻路线和时间进行巡逻，做好巡逻记录，及时发现和处理安全隐患。突发事件处理：遇到突发事件，如火灾、盗窃等，立即采取相应措施，并及时报告上级领导。（三）档案管理人员1.岗位职责负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目和装订。建立健全档案管理制度，制定档案保管期限和销毁程序。提供档案查阅、借阅服务，做好档案查阅、借阅登记。定期对档案进行鉴定，对已过保管期限的档案提出销毁意见，经批准后进行销毁。2.工作流程档案收集流程定期向各部门收集应归档的文件、资料，包括纸质文件和电子文件。对收集到的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。档案整理流程按照档案类别和时间顺序对档案进行分类。对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单。对档案进行装订，确保档案整齐、牢固。档案保管流程根据档案保管期限，将档案存放在相应的档案柜中。定期对档案进行检查，防止档案损坏、丢失或霉变。做好档案库房的安全管理工作，配备必要的消防、防潮、防虫等设施设备。档案查阅、借阅流程查阅档案：查阅人员填写查阅申请表，经档案管理人员审核后，在指定地点查阅档案，查阅过程中不得涂改、损坏档案。借阅档案：借阅人员填写借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续，借阅期限不得超过规定时间。借阅人员应妥善保管档案，按时归还。三、内务管理规范（一）工作纪律1.遵守公司作息时间，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.工作期间不得擅自离岗、串岗，不得从事与工作无关的事情。3.严格遵守公司各项规章制度，服从工作安排，不得推诿、扯皮。4.保守公司机密，不得泄露公司内部信息和商业秘密。（二）行为规范1.着装整洁、得体，符合公司形象要求。2.言行举止文明礼貌，热情接待来访人员，不得使用粗俗、侮辱性语言。3.工作中保持积极主动的态度，认真负责，注重细节，提高工作质量。4.团结协作，与同事保持良好的沟通和合作关系，共同完成工作任务。（三）办公环境管理1.保持办公区域整洁卫生有序，物品摆放整齐，不得随意堆放杂物。2.爱护办公设施设备，不得随意损坏或拆卸，发现问题及时报告维修。3.节约使用办公用品，如纸张、笔墨、水电等，杜绝浪费现象。4.下班后关闭电脑、打印机、空调等设备电源，关好门窗，确保办公区域安全。（四）文件资料管理1.严格按照文件管理流程进行文件的收发、登记、传递、归档和保管，确保文件的安全和完整。2.对重要文件和机密文件要严格保密，实行专人专柜保管，严格控制查阅和借阅范围。3.定期对文件资料进行清理和盘点，对过期、无用的文件及时进行销毁处理。（五）会议活动管理1.按照会议组织流程做好会议的各项准备工作，确保会议顺利进行。2.认真做好会议记录，准确记录会议内容和决议事项，会后及时整理会议纪要并传达给相关人员。3.对于公司组织的各类活动，要提前做好策划和安排，确保活动的顺利开展和圆满完成。（六）安全管理1.后勤保障人员要加强对公司设施设备的安全检查和维护，及时发现和排除安全隐患。2.严格执行门禁制度和巡逻制度，加强对公司办公区域的安全保卫工作，防止发生盗窃、火灾等安全事故。3.全体辅助人员要增强安全意识，掌握基本的安全知识和应急处理技能，遇到安全事故及时报告并采取相应措施。四、培训与考核（一）培训1.公司定期组织辅助人员参加业务培训，提高其专业技能和综合素质水平。2.培训内容包括岗位职责、工作流程、内务管理规范、法律法规等方面。3.培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。（二）考核1.建立辅助人员考核制度，定期对其工作表现进行考核评价。2.考核内容包括工作业绩、工作态度、业务能力等方面。3.考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级，与绩效奖金、晋升等挂钩。4.对于考核不合格的辅助人员，公司将视情况进行培训补考、调岗或辞退处理。五、监督与检查（一）监督机制1.公司设立专门的内务管理监督小组，负责对辅助人员的内务工作进行监督检查。2.监督小组定期对内务工作进行巡查，发现问题及时督促整改。3.鼓励员工对违反内务规范制度的行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）检查内容1.工作纪律执行情况，包括考勤、在岗情况等。2.行为规范遵守情况，包括着装、言行举止等。3.办公环境整洁卫生情况，包括物品摆放、环境卫生等。4.文件资料管理情况，包括文件收发、归档、