法律事务部门工作流程规范

法律事务部门工作流程规范为规范企业法律事务管理，有效防范法律风险，保障经营活动合法合规开展，结合部门职责与业务实际，制定本工作流程规范。本规范适用于本部门及涉及法律事务协作的各业务单元，各环节遵循依法依规、风险防控、效率协同、保密尽责的基本原则。一、合同管理流程合同管理贯穿起草、审核、签署、履行全周期，需实现“事前防范、事中控制、事后监督”的闭环管理。（一）合同起草与初审业务部门根据合作需求发起合同立项，向法律部门提交项目背景、交易模式等基础资料；法律部门结合业务场景提供合同模板或起草指引（如涉及特殊交易结构，需联合业务部门开展前期调研）。业务部门完成合同初稿后，需对照交易目的、行业规范开展初审，重点核查主体资格、标的合法性、权利义务对等性等内容，形成初审意见后提交法律部门。（二）法律审核法律部门收到初审后的合同文本，于3个工作日内（重大复杂合同可延长至5个工作日）完成合规性审查：从法律适用、条款效力、风险条款（如违约责任、争议解决）等维度出具审核意见，对需修改的条款附具体理由及建议方案。业务部门根据意见修改后，与法律部门同步沟通确认，直至形成最终定稿。（三）合同签署与用印合同定稿后，业务部门按企业审批权限完成签批流程（如涉及授权代表签署，需提前核验授权范围）；法律部门核对签批完整性后，配合用印管理部门完成用印登记，同步建立合同台账（含合同编号、主体信息、履行期限、关键风险点等）。（四）合同履行与监督业务部门为合同履行第一责任主体，需定期跟踪进度、归集履约凭证；法律部门对重大合同（如金额较高、涉外交易等）开展季度履约核查，提示潜在风险（如对方主体变更、政策调整影响履约）。若需变更合同条款或终止履行，业务部门应提前7个工作日提交书面申请，经法律部门审核后方可实施。二、纠纷处理流程纠纷处理以“快速响应、证据保全、策略精准”为核心，最大限度降低企业损失。（一）纠纷受理与登记业务部门或相关方发现纠纷（含诉讼、仲裁、行政处罚等）后，24小时内向法律部门提交《纠纷情况说明》，内容包括纠纷事由、涉及金额、对方诉求、初步证据等；法律部门登记造册，启动应急响应机制。（二）调查与分析法律部门联合业务部门开展事实调查：调取合同、沟通记录、交易凭证等证据，梳理法律关系与责任边界；结合证据链与法律规定，分析胜诉概率、风险敞口，制定“协商调解-行政救济-司法诉讼”三级应对策略，经部门负责人审批后实施。（三）纠纷应对实施协商调解：由法律部门牵头制定谈判方案，业务部门配合提供商业背景支持，重点围绕责任划分、赔偿金额、履行方式等核心条款协商，达成一致后签订书面和解协议。司法/行政程序：如需诉讼/仲裁，法律部门3个工作日内完成起诉状/仲裁申请书起草、证据固化、代理律师选聘（外聘律师需经比价评审）；案件审理期间，定期向管理层汇报进展，根据庭审反馈动态调整抗辩策略。（四）结案与复盘纠纷终结后（含和解、判决/裁决生效），法律部门于10个工作日内完成《纠纷结案报告》，内容包括处理过程、法律结论、经验教训；联合业务部门复盘流程漏洞，提出制度优化或操作改进建议（如修订合同模板、强化履约监控）。三、合规审查流程合规审查分为制度合规与业务合规两类，旨在从源头规避合规风险。（一）制度合规审查各部门制定/修订规章制度（如人事管理、采购流程、对外投资制度等）时，需在发布前5个工作日提交法律部门审查。法律部门重点核查制度是否与现行法律法规、监管政策冲突，是否存在权利义务失衡、程序瑕疵等问题，出具《合规审查意见书》并反馈修改建议；确无修改必要的，出具合规确认函。（二）业务合规检查法律部门每季度开展专项合规检查（如招投标合规、知识产权管理、劳动用工合规等），或根据监管要求/管理层指令启动临时检查。检查前制定《检查清单》（含合规要点、证据形式），现场核查业务资料、操作流程，发现问题后向责任部门出具《整改通知书》，明确整改期限（一般为15个工作日）与验收标准；整改完成后开展“回头看”，确保风险闭环。四、法律支持与咨询流程（一）日常法律咨询业务部门或员工通过OA系统、邮件或当面咨询法律问题时，法律部门实行“首问负责制”：简单问题即时答复（如合同条款解释、规章制度适用），复杂问题（如股权架构设计、跨境交易合规）需经团队研讨后，于2个工作日内出具书面法律意见，必要时附操作指引。（二）专项法律支持企业开展重大项目（如并购重组、IPO筹备）、重大决策（如战略投资、商业模式创新）前，业务部门应提前10个工作日发起法律支持申请。法律部门组建专项小组，开展尽职调查（含法律、合规、风险维度），出具《法律尽职调查报告》《风险评估报告》，并参与项目谈判、协议起草，全程提供法律保障。五、法律档案管理流程法律档案包括合同文本、纠纷材料、合规报告、法律意见书等，实行“分类归档、全程留痕、安全可控”管理。（一）档案收集与整理合同档案：按“年度-业务类型-合同编号”分类，每份合同需附审核意见、签批单、履约凭证（扫描件同步上传至电子档案系统）。纠纷档案：按“纠纷类型-结案时间”归档，含起诉状、证据清单、判决书、和解协议等全流程材料。其他档案：合规报告、法律意见书等按“事项-日期”整理，确保每份文件可追溯。（二）档案查阅与借阅内部借阅：员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后登记借阅；保密档案（如涉商业秘密、高管个人信息）仅限部门负责人及指定人员查阅。外部调取：司法机关、监管部门需调取档案时，需出具正式文书，由法律部门负责人审批后配合提供，同步留存调取记录。六、部门协作与沟通机制（一）内部协作法律部门与业务部门建立“双周沟通会”机制，业务部门通报重点项目进展、潜在法律风险；法律部门解读新规政策、提示合规红线。同时，在OA系统搭建“法律共享平台”，发布合同模板、合规指引、典型案例，实现信息实时共享。（二）外部协作与律所协作：建立外聘律师库（含诉讼、非诉领域），每年开展律所服务质量评估（从响应速度、专业能力、费用合理性等维度），动态调整合作清单。与监管/司法机关沟通：指定专人对接市场监管、税务、法院等部门，及时获取政策解读、案件指导意见，维护企业外部法律环境。七、责任与考核（一）责任划分法律部门对审核意见的合法性、专业性负责，因重大过失导致企业损失的，按企业制度追责。业务部门对事实真实性、合同履行、整改落实负责，隐瞒风险、违规操作导致纠纷的，追究直接责任。（二）考核机制将“法律风险发生率”“合同审核及时率”“纠纷胜诉率”“合规整改完