公司应收账款管理规范流程

公司应收账款管理规范流程在企业经营活动中，应收账款如同“流动的资产纽带”，既承载着销售增长的潜力，也暗藏着资金链断裂的风险。科学规范的应收账款管理流程，不仅能保障企业现金流健康，更能通过全链路的风险管控，将坏账率降至合理区间，为业务可持续发展筑牢根基。本文结合实务经验，梳理从合同缔约到款项清收的全流程管理要点，为企业构建闭环化的应收账款管理体系提供参考。一、前端防控：合同与信用管理的“双闸口”应收账款的风险根源，往往始于客户信用评估的疏漏与合同条款的模糊。客户信用画像构建需贯穿合作全周期：新客户准入阶段，通过工商信息平台、行业信用报告、历史交易记录（如有）等多维度采集数据，重点分析其偿债能力（如资产负债率、现金流状况）、履约记录（是否存在逾期付款、诉讼纠纷）；老客户则需动态更新信用档案，结合近半年付款及时性、订单量波动等调整信用等级。信用额度与账期设定应遵循“风险与收益匹配”原则：对信用等级A级的客户，可给予不超过季度营收15%的信用额度、90天内账期；B级客户额度压缩至10%、账期缩短至60天；C级及以下客户原则上执行“款到发货”。额度审批需经销售、财务、风控部门联合评审，重大客户需提交总经理办公会决策。合同条款的法律赋能是收款的核心保障：明确约定“付款方式为银行转账/票据，账期自签收验收单次日起算”“逾期付款按LPR的1.5倍计收违约金，且需承担追讨产生的律师费、诉讼费”；增设“所有权保留条款”，即货物所有权在款项结清前归卖方所有，降低客户违约处置难度。合同签署前，法务需对条款合规性、风险点进行逐项审核，避免“口头约定”替代书面条款。二、中端管控：销售与对账的“协同链”销售环节的合规性操作，是应收账款“可收、易收”的关键前提。发货前的三重校验需嵌入流程：销售部门提交《发货申请单》，财务部门核对“订单金额≤信用额度+已回款金额”“预付款已到账（如有）”；风控部门核查客户近期是否存在逾期预警、诉讼案件；仓储部门凭“双部门签字的放行单”发货，杜绝“超信用、无合同”发货。签收与凭证管理需形成闭环：物流单据需注明“需买方指定签收人签字并加盖公章”，签收后24小时内扫描上传至ERP系统；验收单需明确“货物数量、质量符合合同约定”，若客户提出异议，销售需在3个工作日内协调质检、法务出具书面回复，避免因“验收争议”拖延付款。对账与发票管理需实现“账期前置提醒”：每月5日前，财务向客户发送《对账单》，列明“期初余额、本期发生额、已回款、期末余额”，要求客户7个工作日内盖章回传；发票开具需与对账结果一致，开票后通过“快递+电子送达”双渠道传递，快递单注明“发票及对账单”并留存底单，电子送达需客户确认收件回执，避免“发票遗失、未签收”导致的付款延迟。三、后端清收：催收与坏账的“分级处置”应收账款的“黄金催收期”是到期前3-7天，此时的友好提醒需兼顾专业与温度：通过企业微信、短信发送“尊敬的客户，您的账款将于X月X日到期，烦请安排付款，如有付款计划可随时沟通”；对重点客户，由销售总监电话沟通，确认付款节点并记录“客户反馈（如资金周转、发票问题）”，同步更新《收款跟踪表》。逾期后的梯度催收需“刚柔并济”：逾期1-15天，发送《催款函》（加盖公章，注明“逾期天数、违约金计算、付款账户”），同时销售上门沟通，了解真实原因（如内部审批流程、财务疏漏），协商“分期还款+减免部分违约金”的方案；逾期16-90天，启动“法务函告”，明确“3日内不回复将启动诉讼”，并同步冻结该客户后续订单；逾期超90天，移交法务部门，评估“诉讼成本与回款可能性”，对胜诉率≥80%、可执行财产充足的案件，果断提起诉讼，同时申请财产保全。坏账的合规处置需遵循会计准则：每年末，财务联合风控对逾期超180天、诉讼执行无果的账款，按“单项金额重大+组合计提”方式计提坏账准备（如单项金额超50万的单独评估，其余按账龄组合计提：1年以内5%、1-2年20%、2-3年50%、3年以上100%）；坏账核销需经“部门申请-审计复核-董事会审批”，核销后建立“账销案存”台账，持续跟踪客户经营状况，若后续回款，需冲回坏账准备并计入当期收益。四、体系化保障：从机制到工具的“立体防护网”动态信用管理机制是风险防控的“活水源”：每季度召开“信用评审会”，根据客户“付款及时率、订单增长率、行业风险变化”调整信用等级，如某客户连续2次逾期，直接下调信用等级、缩减额度；对新兴行业客户，增设“担保要求”（如第三方连带担保、动产抵押），降低信用风险。跨部门协作机制需打破“信息孤岛”：建立“销售-财务-法务”周例会制度，销售通报“客户付款意向、订单变更”，财务反馈“回款数据、发票问题”，法务提示“诉讼案件、合同漏洞”；重大客户的收款方案，需三部门联合制定，避免“销售为业绩放账、财务被动催收”的脱节。信息化工具的深度应用可提升管理效率：引入“应收账款管理系统”，自动触发“账期提醒、逾期预警、催收任务分配”；对接企业ERP、CRM系统，实时同步“订单、发货、回款”数据，生成“账龄分析表、坏账趋势图”，为管理层决策提供数据支撑；对高频交易客户，可开通“线上对账+电子支付”通道，缩短回款周期。五、长效化落地：制度、考核与培训的“铁三角”制度流程的标准化是执行的基础：制定《应收账款管理手册》，明确“各部门职责、操作节点、表单模板（如信用评估表、催款函范本）”；对“超信用发货、逾期不报、核销违规”等行为，设定“扣减绩效、调岗、追责”等处罚措施，避免“流程空转”。绩效考核的导向性需“奖优罚劣”：将“应收账款周转率、逾期率、坏账率”纳入销售、财务部门KPI，权重不低于30%；对“提前回款、信用管理有效”的团队，给予“回款额1%”的奖励；对“超期账款占比超10%”的责任人，暂停新客户开发权限，倒逼全员重视收款。专业能力的迭代升级是核心竞争力：每半年组织“应收账款管理培训”，邀请律师讲解“合同风险点、诉讼技巧”，邀请财务专家分享“坏账计提、税务处理”；开展“催收模拟演练”，通过“角色扮演（客户拒付理由：资金链断裂、质量争议）”提升销售、法务的沟通谈判能力。应收账款管理是一场“持久战”，需在“放账促