企业合同审核与审批标准化流程模板

企业合同审核与审批标准化流程模板一、模板应用场景与适用对象本标准化流程模板适用于各类企业（含有限责任公司、股份有限公司、合伙企业等）在日常经营活动中开展的合同审核与审批管理工作，具体场景包括但不限于：采购类合同：原材料采购、设备采购、服务采购等；销售类合同：产品销售、服务提供、定制开发等；合作类合同：战略合作、联合研发、代理合作等；劳动类合同：劳动合同、劳务派遣协议、保密协议等；租赁类合同：场地租赁、设备租赁、车辆租赁等；其他类型合同：借款合同、担保合同、知识产权许可合同等。适用对象覆盖企业内部各部门（如业务部、法务部、财务部、行政部等）及各级管理人员（部门负责人、分管副总、总经理/董事长等），旨在通过标准化流程规范合同管理，降低法律风险，提升审批效率。二、合同审核审批标准化操作步骤（一）合同发起与资料准备发起主体：由业务部门根据合作需求发起，业务专员或项目负责人为第一责任人。资料清单：《合同审批发起表》（见第三章表1）；合同草案（需明确合同双方基本信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等核心条款）；对方主体资质证明（如营业执照复印件、授权委托书、行业许可证等，需加盖对方公章）；业务需求说明（如采购背景、合作必要性、目标等）；其他支撑材料（如报价单、技术参数、会议纪要等）。提交要求：资料需整理成册，纸质版提交至行政部（或流程管理部门），电子版同步至企业OA系统（如钉钉、企业等）。（二）部门初步审核审核主体：业务部门负责人。审核内容：合同内容是否符合业务需求，标的、数量、价格等是否与业务目标一致；对方主体资质是否真实、有效（如营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同标的）；合同条款是否完整，有无遗漏关键信息（如履行地点、验收标准、争议解决方式等）；业务风险初步评估（如对方履约能力、市场波动对合同的影响等）。审核结果：通过：签署意见后流转至法务部；修改后通过：明确修改意见，退回业务部门调整后重新提交；不通过：说明理由，终止流程并反馈至发起人。时限要求：收到资料后2个工作日内完成审核。（三）法务专项审核审核主体：法务部专员（或外聘法律顾问）。审核内容：合同主体合法性：对方是否具备签约资格，授权委托书是否有效（如签约人非法定代表人，需提供加盖公章的授权委托书及身份证明）；合同条款合规性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，有无“霸王条款”“免责条款”等法律风险；权利义务对等性：双方权利、义务是否明确，违约责任是否合理、可执行；争议解决方式：是否明确约定争议管辖法院（或仲裁机构）、适用法律等；特殊条款审核：如知识产权归属、保密条款、不可抗力等是否清晰、合法。审核结果：合规通过：签署“法务审核通过”意见，流转至财务部；修改后合规：出具《法律意见书》（见第三章表3），列明修改条款，退回业务部门调整后重新提交；重大风险不通过：说明法律风险点，终止流程并报管理层决策。时限要求：收到资料后3个工作日内完成审核（复杂合同可延长至5个工作日）。（四）财务合规审核审核主体：财务部负责人。审核内容：合同金额准确性：价款、税费、支付方式等是否与财务制度一致，大小写金额是否一致；支付方式合理性：分期支付节点是否明确，预付款比例是否符合财务规定（如一般不超过30%）；预算匹配性：合同支出是否在年度/季度预算范围内，超预算合同是否履行预算审批程序；财务风险提示：如对方收款账户信息是否规范（需提供对公账户，避免个人账户），发票开具要求是否明确等。审核结果：财务合规通过：签署“财务审核通过”意见，流转至管理层；调整后合规：明确财务调整意见（如修改支付节点、补充发票条款等），退回业务部门调整后重新提交；不合规：说明理由（如超预算、支付方式违规等），终止流程并反馈至发起部门。时限要求：收到资料后2个工作日内完成审核。（五）管理层最终审批审批层级：根据合同金额及重要性划分，具体标准如下（企业可根据自身规模调整）：一般合同：金额≤10万元，由分管副总审批；重要合同：10万元＜金额≤50万元，由总经理审批；重大合同：金额＞50万元或涉及核心业务/重大资产，由总经理办公会或董事会审批。审批内容：合同是否符合企业战略规划及年度经营目标；业务可行性、风险可控性及资源匹配度（如资金、人员、技术等）；审批流程是否完整，各环节审核意见是否落实。审批结果：批准：签署“同意签署”意见，流转至用印环节；否决：说明理由，终止流程并反馈至发起部门；补充审批：要求补充材料或进一步论证后重新提交。时限要求：收到资料后1-3个工作日内完成审批（重大合同可延长至5个工作日）。（六）合同用印与签署用印申请：审批通过后，业务部门填写《合同用印申请表》（见第三章表4），附《合同审批流程跟踪表》（见第三章表1）、最终版合同文本，提交至行政部。用印审核：行政部核对审批流程是否完整、合同文本与审批版本是否一致、用印份数是否符合规定（一般一式三份：双方各执一份，财务/档案留存一份），审核通过后安排用印。合同签署：双方法定代表人或授权代表签字，并加盖企业公章（或合同专用章）；签署时需核对对方身份信息，保证签字与授权委托书一致；合同签署后，业务部门及时收取对方合同原件，并在1个工作日内提交至财务部/档案管理员。（七）合同归档与管理归档主体：行政部（或档案管理部门）为合同归档责任部门，业务部门配合提供原件。归档内容：《合同审批流程跟踪表》；合同正本及附件（如补充协议、变更协议等）；对方主体资质证明、授权委托书等；业务需求说明、报价单等支撑材料。归档要求：按合同编号分类存放（编号规则：年份+部门简称+合同类型+流水号，如“2024业务采001”）；建立电子档案库，扫描合同文本及附件，保证电子版与原件一致；设立查阅权限，内部查阅需经部门负责人同意，外部查阅需经总经理批准。三、标准化表单模板表1：合同审批流程跟踪表合同编号合同名称合同类型发起部门发起人发起日期审核环节审核部门审核人审核日期审核意见审核结论业务初审□通过□修改后通过□不通过法务审核□合规通过□修改后合规□不通过财务审核□合规通过□调整后合规□不合规管理层审批□批准□否决□补充审批审批结果□同意签署□不同意签署（说明：____________________）归档状态□已归档□未归档归档日期表2：合同基本信息表合同编号合同名称签订日期签订地点甲方信息名称（盖章）统一社会信用代码地址联系人电话银行账户乙方信息名称（盖章）统一社会信用代码地址联系人电话银行账户合同核心条款标的数量/规格质量标准履行期限履行地点/方式价款（大写）价款（小写）支付方式违约责任争议解决方式备注表3：合同审核意见表（法务/财务用）合同编号合同名称审核环节□法务审核□财务审核审核部门审核人审核日期审核意见（可附页，具体说明条款修改建议、风险点等）审核结论□通过/合规通过□修改后通过/修改后合规□不通过/不合规审核人签字表4：合同用印申请表申请部门申请人申请日期合同编号合同名称用印份数用印用途□合同正本□合同副本□其他：____________________附件清单□《合同审批流程跟踪表》□最终版合同文本□对方资质证明□其他：____________________部门负责人意见签字日期行政部意见签字日期用印记录用印日期：________用印人：________领取人签字：________四、操作要点与风险提示（一）主体资格审查：严防“签约陷阱”核实对方营业执照、行业许可证等资质文件，保证在有效期内且经营范围与合同标的匹配；签约非法定代表人时，需要求对方提供加盖公章的《授权委托书》及身份证复印件，核对授权范围与期限；涉及特殊行业（如建筑、食品、医疗等），需核查对方是否具备相应资质（如施工许可证、卫生许可证等）。（二）条款完整性：避免“约定不明”合同必备条款不得遗漏：标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等；关键条款需明确具体（如质量标准需引用国标/行标，履行期限需明确“X年X月X日前”而非“尽快”）；避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金额需同时标注大小写，防止篡改。（三）法律风险规避：守住“合规底线”法务审核需重点关注格式条款（如“最终解释权归甲方所有”），避免因“霸王条款”导致条款无效；约定违约责任时，需遵循“对等原则”（如双方违约责任比例一致），避免显失公平；争议解决方式优先约定企业所在地法院管辖，或选择仲裁机构（需明确具体机构名称，如“市仲裁委员会”）。（四）财务审核：把好“资金关口”合同金额需与财务预算匹配，超预算合同需提前履行预算追加程序；预付款比例一般不超过合同总额的30%，尾款需明确支付条件（如验收合格后X日内支付）；对方收款账户必须为对公账户，禁止使用个人账户，防范资金挪用风险。（五）审批时效：杜绝“流程拖延”各环节审核人需在规定时限内完成审核，紧急合同（如生产经营急需的采购合同）需标注“加急”，审批时限缩短50%；因审核人原因导致流程延误超过3个工作日的，需向分管副总说明情况并承担相应责任。（六）归档管理：保证“有据可查”合同签署后10个工作日内完成归档，逾期未归档的，由行政部催办并记录在案；电子档案需定期备份（如每月一次），防止数据丢失；涉密合同（如技术秘密合作协议）需单独存放，严格限制查阅权限。（七）特殊合同处理：强化“风险防控”涉外合同：需明确约定适用法律（如中国法律）、语言版本（如中文），必要时需经公证或认证；重大资产处置合同（如房产、股权买卖）：需委托第三方机构进行资产评估，评估结果作为合同定价依据；劳动合同：需符合《劳动合同法》规定，明确工作内容、劳动条件、薪酬福利、解除合同条件等，避免劳动纠纷。五、模板使用说明本模板为企业通用框架，各企业可根据自身行业特点（如制造业、服务业、互联网