采购合同审核与审批流程模板

采购合同审核与审批流程模板一、适用范围与启动条件本流程适用于企业各类采购合同（包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等）的审核与审批环节，旨在规范合同管理、控制采购风险、保证合同条款合规。启动条件：业务部门完成采购需求确认、供应商初步筛选及价格洽谈后，依据采购结果启动合同审核流程；涉及大额采购（如单笔金额超过[企业设定标准，如10万元]）或特殊品类（如特种设备、保密服务等）需额外触发专项评审。二、全流程操作指引步骤1：采购申请与合同起草责任主体：业务部门（采购专员/需求部门负责人）操作说明：业务部门根据采购需求，填写《采购申请表》（含采购内容、规格型号、数量、预估单价、总金额、供应商信息、交付时间、质量标准等），经部门负责人签字确认后，提交至采购管理部门。采购管理部门依据《采购申请表》及供应商洽谈结果，起草采购合同文本。合同内容需至少包含：合同双方基本信息、采购标的详细描述、数量与价格（含税费条款）、交付与验收标准、付款方式与周期、违约责任、争议解决方式、合同生效条件等核心条款。合同初稿完成后，由业务部门负责人对“需求匹配度”“技术参数”等内容进行初审，保证合同与采购需求一致。步骤2：法务合规审核责任主体：法务部门（法务专员/法务经理）审核要点：主体资格：审核合同双方是否具备合法签约主体资格（如供应商营业执照、相关资质证书是否在有效期内，授权代理人是否获得有效授权）。条款合法性：检查合同条款是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规要求，重点审核“违约责任”“知识产权归属”“保密条款”“争议解决方式”等是否存在法律风险。权责对等性：确认双方权利义务是否对等，是否存在显失公平的条款（如供应商单方面免责、我方过重违约责任等）。输出结果：法务部门出具《合同审核意见表》，对无异议条款标注“同意”；对存在风险的条款提出修改建议，退回业务部门调整；对重大风险条款（如涉及诉讼、行政处罚记录的供应商合作），需出具《风险评估报告》并提报管理层决策。步骤3：财务条款审核责任主体：财务部门（财务专员/财务经理）审核要点：价格与预算：核对合同总价是否与采购申请预算一致，单价、数量计算是否准确，是否存在超预算情况（如超预算需附《预算调整申请表》）。付款方式：审核付款节点（如预付款、进度款、尾款比例）是否符合企业财务制度，是否与合同履行进度匹配，避免提前付款或资金风险。税务与票据：明确发票类型（如增值税专用发票）、开具时间及要求，保证税务合规性，避免后续税务纠纷。输出结果：财务部门在《合同审核意见表》中签署审核意见，重点标注“资金安排可行性”“税务风险提示”等内容。步骤4：业务部门复核与提交责任主体：业务部门负责人/采购专员操作说明：业务部门收到法务、财务部门的审核意见后，针对提出的修改意见与供应商沟通调整合同文本，保证所有意见闭环处理。调整完成后，由业务部门负责人复核最终合同版本，确认“需求满足、风险可控”后，将合同文本及各环节《审核意见表》汇总，提交至管理层审批。步骤5：管理层分级审批责任主体：根据合同金额及重要性，由对应层级管理层审批（示例：）小额合同（如单笔金额≤[企业设定标准，如5万元]）：由采购管理部门负责人审批。中额合同（如[5万元，50万元]）：由分管副总审批。大额/重大合同（如单笔金额≥[50万元]或涉及核心技术、战略合作的）：由总经理审批，必要时提交总经理办公会集体决策。审批要点：管理层重点审核“采购必要性”“成本效益”“战略匹配度”“整体风险可控性”，并在《合同审批表》中签署“同意”“不同意”或“补充说明”意见。步骤6：合同签署与归档责任主体：采购管理部门、行政档案部门操作说明：审批通过后，由采购管理部门安排合同签署：合同文本需加盖企业公章及法定代表人印章（或授权代表人印章），供应商方需加盖公章及授权代表人印章（需留存授权委托书原件）。合同签署后3个工作日内，采购管理部门将合同原件（至少一式两份，企业与供应商各执一份）移交至行政档案部门，登记《合同归档台账》，保证合同可追溯。三、配套表单模板表1：采购申请表申请部门申请日期采购类别□原材料□设备□服务□其他采购需求描述（含规格型号、数量、技术参数等）预估单价（元）预估总价（元）预算编号供应商信息（名称、联系人、联系方式）期望交付日期质量标准部门负责人签字：日期：备注：表2：合同审核意见表合同编号审核环节□法务合规□财务条款□业务复核审核部门审核人日期审核意见（可附页）：1.2.3.结论：□同意□修改后同意□不同意（需说明理由）审核人签字：部门负责人签字：表3：合同审批表合同编号合同名称采购金额（元）供应商名称合同期限审核环节意见汇总：法务部门意见：财务部门意见：业务部门复核意见：审批层级：□采购负责人□分管副总□总经理□总经理办公会审批意见：审批人签字：日期：四、关键风险控制点供应商资质审核：合同签署前必须核实供应商营业执照、相关行业资质（如ISO认证、3C认证等），保证其具备履约能力，避免与无资质供应商合作导致合同无效或质量风险。条款严谨性：合同中“不可抗力”“违约责任”“争议解决”等条款需明确具体，避免使用“原则上”“尽量”等模糊表述，减少后续执行争议。预算与资金控制：合同金额不得超预算，确需调整的需履行预算审批程序；付款方式需与合同履行进度挂钩，避免资金占用或垫资风险。审批流程完整性：严禁跳过审核环节