采购流程管理与供应商评价模板

采购流程管理与供应商评价工具模板一、适用场景与目标群体本工具模板适用于各类企业（尤其是制造业、服务业、零售业等）的采购部门，旨在通过标准化流程规范采购行为，同时通过系统化评价优化供应商管理。目标群体包括企业采购专员、采购经理、供应链负责人及相关项目团队，尤其适合需要建立或完善采购管理体系、提升供应商合作质量的中小企业。二、采购流程管理操作步骤1.需求提出与确认操作内容：各部门根据业务需求填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、预算、交付时间及质量要求。采购部门对接需求部门，核实需求的合理性（如是否重复采购、是否在预算范围内），必要时组织技术、财务等部门联合评审。确认后的需求需需求部门负责人及采购部门负责人双签字确认，避免后续争议。关键输出：《采购需求申请表》（评审版）2.供应商寻源与初步筛选操作内容：采购部门通过企业合格供应商库、行业展会、公开招标平台等渠道收集供应商信息，优先选择过往合作良好或资质齐全的供应商。对供应商进行初步资质审核，包括营业执照、行业资质认证（如ISO体系认证）、生产能力/服务资质等，形成《供应商资质审核表》。根据需求特点（如紧急程度、金额大小）筛选3-5家候选供应商，保证竞争充分性。关键输出：《供应商资质审核表》、候选供应商名单3.询价与比价议价操作内容：向候选供应商发放《询价单》，明确采购需求细节、报价截止时间、付款方式及交付要求。收集供应商报价后，采购部门组织比价分析，重点关注价格合理性、质量保障能力、交付周期及售后服务，必要时要求供应商提供成本构成说明。对金额较大或关键物料，可组织现场考察或召开议价会议，由采购经理、技术专家及需求部门代表共同参与，最终确定最优供应商。关键输出：《询价单回复汇总表》、比价分析报告、议价会议纪要4.合同签订与订单下达操作内容：与选定供应商签订《采购合同》，明确双方权利义务，包括标的物详情、质量标准、交付时间、验收方式、付款条款、违约责任等，保证条款无歧义。采购部门根据合同《采购订单》，同步发送至供应商及仓库/需求部门，作为后续执行依据。合同签订前需经法务部门审核（如企业有此设置），规避法律风险。关键输出：《采购合同》（经双方签字盖章）、《采购订单》5.订单执行与跟踪操作内容：供应商按订单组织生产/服务提供，采购部门定期跟踪进度，对可能延迟的风险（如原材料短缺、物流问题）提前预警，协调解决方案。物料/服务送达后，仓库或需求部门依据《采购订单》和验收标准进行数量清点与质量检验，填写《入库验收单》，不合格品需及时反馈采购部门启动退换货流程。关键输出：《订单进度跟踪表》、《入库验收单》6.付款与档案归档操作内容：财务部门根据合同约定及验收单，核对无误后安排付款，采购部门同步更新供应商付款记录。采购部门整理本次采购全流程资料（需求申请、合同、订单、验收单、发票等），按供应商分类归档，保证可追溯性。关键输出：《供应商付款记录表》、采购档案（电子+纸质）三、供应商评价操作步骤1.评价周期与范围确定操作内容：评价周期：合作供应商每季度/半年评价一次，新供应商合作3个月后首次评价，年度综合评价可结合季度结果。评价范围：所有合作中的供应商，按物料/服务类别（如原材料、外包服务、设备采购等）分类评价，保证覆盖核心供应环节。2.评价指标与权重设定操作内容：设定定量与定性相结合的评价指标，根据采购类型调整权重（如质量类指标对原材料供应商权重更高，服务类指标对服务供应商权重更高）。示例指标体系：质量表现（30%）：批次合格率、质量问题整改及时率；交付能力（25%）：准时交付率、订单满足率；价格水平（20%）：价格竞争力、成本控制合理性；服务配合（15%）：响应速度、问题解决效率、沟通顺畅度；合作稳定性（10%）：合同续签率、长期合作意愿。3.数据收集与评分计算操作内容：采购部门从入库验收记录、订单交付数据、财务付款记录、需求部门反馈等渠道收集客观数据。组织评价小组（采购、技术、质量、需求部门代表）对定性指标（如服务配合）进行打分，取平均分。按权重计算综合得分：综合得分=Σ（单项指标得分×权重），保留两位小数。4.评价等级与应用操作内容：根据综合得分划分评价等级：优秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、待改进（＜60分）。结果应用：优秀供应商：优先增加订单份额、授予年度合作奖项、缩短付款周期；良好供应商：维持现有合作，鼓励持续改进；合格供应商：提出改进要求，跟踪下一周期评价；待改进供应商：暂停新订单，约谈供应商制定整改计划，连续两次待改进则启动淘汰流程。关键输出：《供应商评价表》、评价等级汇总表、改进通知单（针对待改进供应商）四、模板表格示例表1：采购需求申请表申请部门申请日期需求类型（□物料□服务）物料/服务名称规格型号需求数量交付时间质量要求用途说明需求部门负责人签字采购部门审核意见表2：供应商评价表（季度）供应商名称评价周期评价类别指标名称权重得分（0-100）加权得分质量表现批次合格率30%交付能力准时交付率25%价格水平价格竞争力20%服务配合响应速度15%合作稳定性合同续签率10%综合得分评价等级（□优秀□良好□合格□待改进）改进建议（如有）评价小组签字（采购、技术、质量*）五、关键注意事项采购流程管理注意事项需求明确性：需求申请表需详细描述规格、质量标准，避免因模糊描述导致采购偏差；供应商资质核验：首次合作供应商需严格审核资质，保证具备合法经营能力和履约条件；合同条款严谨性：质量验收标准、违约责任等条款需明确，避免口头约定；进度风险预警：对长周期采购项目，需建立周进度跟踪机制，提前识别并解决潜在延迟问题；档案完整性：采购全流程资料需按供应商和时间归档，保留至少3年以备追溯。供应商评价注意事项数据客观性：评价数据需基于实际合作记录（如验收单、交付记录），避免主观臆断；指标动态调整：根据企业战略重点（如降本、提质）定期优化评价