机关单位档案管理规范实施细则

机关单位档案管理规范实施细则一、总则为全面加强机关单位档案管理工作，切实维护档案的真实性、完整性与安全性，充分发挥档案在单位决策、业务开展及历史传承中的凭证与参考作用，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规，结合本单位档案管理工作实际，特制定本实施细则。本细则适用于本机关及所属各单位的档案管理工作，涵盖文书、科技、人事、会计、声像、实物等各类档案从形成、收集、整理、保管、利用到鉴定、销毁及信息化管理的全流程，旨在规范档案管理行为，提升档案管理效能。档案管理工作应遵循“统一领导、分级管理，谁形成谁负责，集中保管与有效利用相结合”的基本原则，确保档案管理与业务工作同部署、同推进、同检查，实现档案资源的科学管理与高效利用。二、管理职责（一）组织领导单位成立档案工作领导小组，由分管档案工作的领导担任组长，办公室（或档案管理部门）负责人任副组长，成员涵盖各业务部门负责人。领导小组负责统筹规划档案工作，研究解决档案管理中的重大问题，确保档案工作与单位整体工作协调推进。（二）档案管理部门职责办公室（档案管理部门）作为档案工作的主管部门，承担以下职责：1.制定并完善档案管理制度体系，细化各类档案的管理流程与操作规范；2.指导、监督各业务部门开展文件材料的形成、积累与归档工作，定期开展业务培训；3.负责档案的集中保管，建立健全档案库房管理制度，确保档案实体与信息安全；4.统筹档案资源开发利用工作，编制档案检索工具、参考资料，为单位决策与业务开展提供档案服务；5.组织开展档案鉴定与销毁工作，定期对档案保管期限进行复核，提出存毁意见并按程序实施；6.推进档案信息化建设，牵头搭建档案管理系统，指导电子档案的形成、归档与管理工作。（三）业务部门职责各业务部门是档案形成的责任主体，应履行以下职责：1.明确本部门档案工作责任人，负责本部门文件材料的日常收集、整理与预归档工作；2.按照档案管理要求，及时将归档文件材料移交档案管理部门，确保移交档案的齐全性、完整性与准确性；3.配合档案管理部门开展档案利用、鉴定等工作，对涉及本部门业务的档案内容进行审核与确认；4.结合业务工作实际，提出档案管理需求与改进建议，推动档案管理与业务工作深度融合。（四）档案工作人员职责档案工作人员（含各部门兼职档案员）应具备相应的档案专业知识与职业素养，履行以下职责：1.严格遵守档案管理与保密工作规定，做好档案的收集、整理、保管与利用工作；2.熟练掌握档案管理系统操作技能，确保电子档案与纸质档案的同步管理；3.定期参加档案业务培训，及时更新专业知识，提升档案管理能力；4.发现档案管理中的问题及时上报，配合做好整改落实工作。三、档案收集（一）收集范围机关单位在履行职能过程中形成的各类文件材料，凡对国家、社会及单位具有保存价值的，均应纳入归档范围：文书档案：各类公文（请示、报告、批复、通知等）、会议材料（纪要、议程、发言稿等）、调研成果、工作计划与总结、规章制度、合同协议等；科技档案：基建项目（立项文件、设计图纸、施工记录、竣工验收材料等）、设备档案（购置合同、安装调试记录、维修手册等）、科研项目（研究报告、实验数据、成果鉴定材料等）；人事档案：职工履历表、考核鉴定、奖惩材料、职称评审、工资调整、劳动合同等；会计档案：会计凭证（原始凭证、记账凭证）、会计账簿（总账、明细账、日记账）、财务报告（月报、季报、年报）、银行对账单、会计档案移交清册等；声像档案：照片（会议、活动、工作场景等）、录音录像（重要会议、专题活动、宣传片等）；实物档案：荣誉证书、奖牌、奖杯、礼品等具有纪念意义或凭证价值的实物。（二）收集要求1.及时性：各部门在文件材料形成后，应及时收集，确保不遗漏、不延误。对于阶段性工作或项目，应在工作结束后1个月内完成材料收集；2.完整性：收集的文件材料应完整反映工作的全过程，包括文件的正文、附件、签报、审批单等相关材料，确保要素齐全；3.准确性：文件材料应字迹清晰、内容准确，不得有涂改、破损、缺页等情况，电子文件应确保格式规范、元数据完整。（三）移交手续各部门完成文件材料整理后，应填写《档案移交清单》（见附件3），与档案管理部门办理移交手续：1.移交清单应注明档案类别、案卷（件）数量、起止日期、保管期限、移交人、接收人等信息；2.纸质档案与电子档案应同步移交，电子档案需提供可读取的载体（如U盘、移动硬盘）及元数据说明；3.移交双方应对档案进行清点核对，确认无误后签字确认，移交清单一式两份，双方各执一份存档。四、档案整理（一）分类原则档案整理应遵循“来源原则、时间原则、内容原则”相结合的原则，根据档案类型采用不同的分类方法：文书档案：采用“年度—机构（问题）—保管期限”分类法，即先按年度划分，再按形成部门（或问题类别）细分，最后按保管期限（永久、30年、10年）归类；科技档案：采用“项目—阶段—保管期限”分类法，以项目为单元，按项目实施阶段（如立项、设计、施工、验收）划分，再按保管期限归类；人事档案：采用“人员类别—年度”分类法，按人员身份（在职、退休、离职）划分，再按年度排序；会计档案：采用“年度—类别—保管期限”分类法，按年度划分，再按凭证、账簿、报表等类别细分，最后按保管期限归类。（二）编号与装订1.编号规则：档案编号（档号）应具有唯一性，由全宗号、年度、机构（项目）代码、保管期限代码、件（卷）号组成，具体规则按《机关档案档号编制规则》执行；2.装订要求：文书档案以“件”为单位装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保文件平整牢固；科技档案以“卷”为单位装订，按文件形成顺序排列，加装卷皮、卷内目录，填写卷内文件页码；人事档案按《干部档案整理工作细则》要求，采用专用档案夹装订，确保材料整齐规范。（三）编目与检索1.编制《案卷目录》《卷内文件目录》《全引目录》，目录内容应包括档号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等信息；2.电子档案应建立数据库，实现目录与原文的关联检索，同时编制《电子档案目录》，注明电子文件的存储路径、格式、大小等信息；3.档案管理部门应定期更新检索工具，确保档案查找的便捷性与准确性。五、档案保管（一）保管条件档案库房应满足“八防”要求（防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫），具体措施如下：配备温湿度自动调控设备，将库房温度控制在14℃—24℃，相对湿度控制在45%—60%；安装防火报警系统与灭火器材（如二氧化碳灭火器），严禁在库房内吸烟、使用明火；采用防盗门窗、监控摄像头，库房钥匙由专人保管，非工作时间严禁进入；安装遮光窗帘，避免阳光直射，档案柜应远离窗户与水源；定期清理库房卫生，使用吸尘器或湿抹布除尘，投放防虫药剂（如樟脑丸），定期更换。（二）存放管理1.档案应按类别、保管期限、档号顺序排列上架，档案柜应编制柜号、层号，便于查找；2.编制《档案存放位置索引》，注明档案类别、保管期限、档号范围及存放柜号、层号；3.定期（每半年）对档案进行清点核对，检查档案数量、完好情况，确保账实相符，发现问题及时记录并整改。（三）保管期限管理1.档案保管期限分为永久、30年、10年，具体划分标准按《机关档案保管期限表》（见附件2）执行；2.档案管理部门应定期（每5年）对保管期限进行复核，结合档案内容的利用价值，调整不准确的保管期限标注，确保档案资源的科学管理。六、档案利用（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关业务的档案；2.外单位人员查阅档案，需持单位介绍信，说明利用目的、范围，经档案管理部门负责人审批后方可查阅；3.涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案，按保密规定执行，严禁擅自提供利用。（二）利用手续1.查阅档案：填写《档案利用申请表》（见附件4），注明档案名称、档号、利用目的，经部门负责人签字后，到档案管理部门查阅；2.借阅档案：仅限本单位工作人员，借阅期限一般不超过15天，如需续借，应提前办理续借手续；（三）利用要求1.利用档案时应爱护档案，不得涂改、圈划、折叠、抽换档案，严禁将档案带出规定的利用场所（借阅除外）；2.如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经审批后由档案管理部门负责复制，复制件加盖“档案复制件”印章；3.档案利用完毕后，应及时归还，档案管理部门应检查档案的完好情况，确认无误后注销借阅记录。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、业务部门、保密部门人员组成，小组组长由单位分管领导担任，负责统筹档案鉴定工作。（二）鉴定周期1.永久保管档案每10年进行一次全面鉴定，评估其保存价值；2.定期保管档案（30年、10年）在保管期限届满前1年进行鉴定，确认是否延长保管期限或予以销毁。（三）鉴定程序1.鉴定小组对档案进行逐卷（件）审查，结合档案内容、利用频率、保存价值等因素，提出“继续保存”“延长保管期限”或“销毁”的意见；2.编制《档案鉴定意见书》，详细说明鉴定依据、结论及处理建议，报单位分管领导审批；3.对审批同意销毁の档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、档号、数量、形成时间、销毁原因等信息。（四）销毁程序1.销毁档案应选择安全可靠的场所，由两人以上负责监销，监销人员应核对档案数量与销毁清册是否一致；2.销毁过程应全程录像（或拍照），销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，注明销毁时间、地点；3.电子档案的销毁应同步进行，删除电子档案数据库中的相关记录，并在《电子档案销毁清册》中登记。八、档案信息化管理（一）数字化建设1.对纸质档案进行数字化加工，扫描分辨率不低于300dpi，格式采用PDF（文本型）或TIFF（图像型），确保扫描图像清晰、完整；2.建立电子档案数据库，实现档案目录与原文的关联，为档案检索、利用提供便捷服务；3.数字化加工过程应做好档案的保护，避免因扫描、拆卷等操作造成档案损坏。（二）电子档案管理1.电子文件的形成、收集、整理应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T____），确保电子文件的真实性、完整性、可用性与安全性；2.电子档案应定期备份，采用“异地、异质”备份方式（如云端备份、移动硬盘备份），防止数据丢失；3.电子档案的元数据（如创建者、创建时间、修改记录等）应完整保存，确保电子档案的可追溯性。（三）系统安全1.档案管理系统应设置访问权限，根据岗位需求分配不同的操作权限（如查阅、修改、删除等），并定期更新用户权限；2.定期对档案管理系统进行安全检测，安装杀毒软件、防火墙，及时更新系统补丁，防止黑客攻击与病毒感染；3.严禁在非涉密计算机上存储、处理涉密档案，涉密电子档案应按照保密规定进行管理。九、监督检查（一）内部检查档案管理部门应定期（每季度）对各部门档案工作进行检查，内容包括：文件材料的收集、整理与移交情况；档案保管条件的落实情况；档案利用、鉴定与销毁的合规性；档案信息化建设的推进情况。对检查中发现的问题，应下达《档案整改通知书》，明确整改要求与期限，跟踪整改落实情况。（二）外部监督接受档案行政管理部门、上级主管部门的监督检查，配合做好年度档案工作检查、专项审计等工作，对检查中提出的问题，应制定整改方案，限期整