人力资源管理常用文档模板库

人力资源管理常用库一、员工入职登记表适用情境新员工通过面试录用后，用于收集员工基本信息、教育背景、工作经历等关键资料，建立人事档案，保证员工信息完整、准确，为后续劳动合同签订、社保缴纳、岗位安排等提供依据。操作流程详解资料发放：新员工到岗当日，人事专员向其发放《员工入职登记表》，同时说明填写要求（字迹清晰、信息真实、无遗漏项）。信息填写：新员工本人逐项填写表格内容，包括个人基本信息、教育经历、工作履历、紧急联系人等，保证与提供的证件号码、学历证书等原件信息一致。材料核对：人事专员核对填写信息与原件是否一致，收集证件号码复印件、学历学位证书复印件、离职证明（如有）、一寸免冠照片等材料，一并归入员工档案袋。信息录入：核对无误后，人事专员将员工信息录入公司人力资源管理系统，保证系统数据与纸质档案一致。模板内容结构模块填写项基本信息姓名（*某）、性别、出生年月、证件号码号、联系方式、现居住地、政治面貌教育背景起止时间、学校名称、专业、学历、学位、是否为最高学历工作经历起止时间、单位名称、所属行业、担任职位、离职原因、证明人（姓名及电话）家庭成员及紧急联系人姓名、关系、年龄、工作单位、联系方式入职承诺“本人承诺以上信息真实有效，如有虚假，愿承担由此产生的一切责任”（员工签字）日期填表日期、入职日期关键提示证件号码号、联系方式等隐私信息由人事专员专人保管，严禁非授权人员查阅；紧急联系人建议优先选择直系亲属或关系密切的亲友，并提前确认联系方式；入职登记表需员工本人签字确认，代签无效；档案材料需保存至员工离职后2年以上。二、劳动合同适用情境用人单位与劳动者建立劳动关系时，依据《劳动合同法》规定，明确双方权利义务的法律文本，是保障劳资双方合法权益、规范劳动关系的重要依据。操作流程详解文本准备：人事专员根据岗位性质（如全日制、非全日制）选择标准劳动合同文本，保证条款符合最新法律法规要求。条款协商：与员工沟通合同内容，重点说明工作内容与地点、工作时间、劳动报酬、社会保险、试用期约定等核心条款，解答员工疑问。签署备案：双方协商一致后，在合同文本上签字盖章（单位盖公章，员工本人签字），一式两份，员工执一份，单位存档一份。归档管理：将劳动合同原件按员工编号归档，同时录入人力资源管理系统，记录合同签订日期、期限、到期日等信息。模板内容结构章节核心条款合同双方信息甲方（用人单位）：全称、统一社会信用代码、法定代表人；乙方（员工）：姓名、证件号码号、住址合同期限固定期限（X年X月X日至X年X月X日）、无固定期限或以完成一定工作任务为期限工作内容与地点岗位名称（职位）、工作职责简述、工作地点（市区街道）工作时间与休息休假工时制（标准工时/综合计算工时/不定时工时）、休息日、法定节假日、年假天数劳动报酬工资构成（基本工资+绩效奖金等）、支付时间（每月X日）、支付形式（银行转账）社会保险与福利按规定缴纳养老、医疗、失业、工伤、生育保险；其他福利（如餐补、交通补贴）保密与竞业限制保密范围、竞业限制期限（不超过2年）、补偿标准（如有）违约责任双方违反合同的责任承担方式（如赔偿损失、支付违约金）争议解决协商不成，向劳动争议仲裁委员会申请仲裁签字盖章栏甲方（盖章）、法定代表人（签字）；乙方（签字）、日期关键提示劳动合同文本需使用当地人社部门推荐的范本，自定义条款不得违反法律强制性规定；试用期约定需符合规定：合同期限3个月以上不满1年的，试用期不超过1个月；1年以上不满3年的，不超过2个月；3年以上无固定期限，不超过6个月；劳动报酬标准不得低于当地最低工资标准，且需明确具体金额或计算方式；合同签订需在员工入职后1个月内完成，逾期未签需支付双倍工资（不超过11个月）。三、绩效考核表适用情境定期对员工工作业绩、能力态度进行评估，作为薪酬调整、晋升任免、培训发展的重要依据，同时帮助员工明确改进方向，提升团队整体绩效。操作流程详解目标设定：绩效周期开始前（如季度初），部门负责人与员工共同制定绩效目标，保证目标符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关、有时限），并录入绩效管理系统。过程跟踪：绩效周期内，部门负责人通过周例会、项目复盘等方式，记录员工关键行为数据（如任务完成率、客户满意度），及时反馈问题并指导改进。评估打分：周期结束后，员工先进行自评（对照目标完成情况），部门负责人结合自评和过程记录进行评分，填写评语（肯定成绩、指出不足）。结果反馈：部门负责人与员工进行绩效面谈，确认考核结果，听取员工意见，双方签字确认；人事部汇总考核结果，应用于薪酬发放、晋升提名等。模板内容结构模块内容项员工信息姓名（某）、部门（部门）、职位（*职位）、考核周期（202X年第X季度）绩效目标KPI指标（如销售额X万元、客户投诉率≤X%）、目标值、完成权重（各占比X%）考核评分自评得分（1-10分）、上级评分（1-10分）、最终得分（加权计算）考核维度工作业绩（目标完成度、工作质量）、工作能力（专业技能、沟通协作）、工作态度（责任心、主动性）评语与改进建议上级评语：“本季度超额完成销售目标，客户维护及时，需加强跨部门沟通效率”；员工意见：“同意改进，计划参加沟通技巧培训”签字确认员工签字、上级签字、人事部审核签字、日期关键提示绩效目标需与公司战略目标对齐，避免脱离实际；评分标准需量化（如“优秀”≥9分，“良好”7-8分，“合格”6分，“待改进”<6分），减少主观判断；绩效面谈需聚焦“事”而非“人”，以鼓励为主，避免批评指责；考核结果需及时公示，员工如有异议，可在3个工作日内向人事部提出申诉。四、员工离职申请单适用情境员工因个人原因（如职业发展、家庭原因）或公司原因（如岗位调整、业务收缩）解除劳动合同时用于规范离职流程，保证工作交接顺利，避免影响公司正常运营。操作流程详解申请提交：员工提前提交书面离职申请（试用期员工提前3天，正式员工提前30天），说明离职类型（个人原因/公司原因）、预计离职日期。审批流转：部门负责人审批（确认工作交接可行性），人事部审核（核对合同期限、社保缴纳等情况），总经理审批（关键岗位需经总经理签字）。工作交接：员工与部门指定交接人办理交接，填写《工作交接清单》（含工作内容、资料文件、客户信息、资产设备等），双方签字确认。手续办理：人事专员为员工办理离职手续：停缴社保、结算工资（含未休年假工资）、开具《离职证明》（注明劳动合同期限、离职日期、工作岗位，不得涉及负面信息）；员工归还公司财物（如工牌、电脑、门禁卡）。模板内容结构模块内容项申请人信息姓名（某）、部门（部门）、职位（*职位）、入职日期、劳动合同期限离职信息离职类型（□个人原因□公司原因）、预计离职日期、实际离职日期离职原因说明（如“寻求职业发展”“家庭搬迁”“公司岗位调整”，简述具体原因，避免负面评价）部门审批意见“已确认工作交接安排，同意离职”（部门负责人签字、日期）工作交接清单交接内容（如“客户A资料”“项目B进度表”）、交接人（某）、接收人（某）、日期人事部手续办理□社保停缴□工资结算□离职证明开具□资产回收（经办人签字、日期）总经理审批意见（仅关键岗位填写）“同意离职”（签字、日期）关键提示离职原因需客观真实，严禁填写侮辱性或虚假内容；工作交接需详细完整，涉及核心业务需交接人签字确认；《离职证明》需在员工办理完所有离职手续后出具，一式两份，员工与公司各执一份；员工离职后，人事部需在30日内办理档案和社会保险关系转移手续。五、培训需求调研表适用情境公司计划开展培训前，通过收集员工及各部门的培训需求，知晓员工能力短板、岗位技能要求，制定针对性培训计划，提升培训效果和资源利用率。操作流程详解调研启动：人事部制定培训需求调研方案，明确调研范围（全体员工）、时间节点、调研方式（线上问卷+部门访谈）。问卷发放：通过内部系统向员工发放《培训需求调研表》，内容包括岗位能力评估、培训内容偏好、培训形式建议等。需求汇总：部门负责人汇总本部门员工需求，结合部门年度目标提出培训建议（如“销售部需加强客户谈判技巧培训”）；人事部整理分析问卷数据，识别共性需求（如“80%员工希望提升Excel高级应用技能”）。计划制定：人事部根据需求优先级（结合公司战略、岗位重要性、紧急程度）制定年度/季度培训计划，明确培训主题、时间、讲师、参与人员，并反馈给各部门确认。模板内容结构模块内容项填写人信息姓名（某）、部门（部门）、职位（*职位）、入职年限岗位能力评估当前岗位所需核心技能（如“市场策划能力”“数据分析能力”）、自我评分（1-5分）培训需求期望提升的技能方向（如“PPT设计技巧”“项目管理知识”）、具体培训内容建议（如“《高效沟通》课程”）培训偏好培训形式（□线下授课□线上直播□案例研讨□实操演练）、时间偏好（□工作日□周末）其他建议对培训组织、讲师、场地等方面的意见或建议关键提示调研需覆盖各层级、各岗位员工，避免遗漏关键群体；培训内容需结合公司业务发展和员工职业发展需求，避免“为培训而培训”；优先安排高频需求和对业绩提升帮助大的培训（如新员工入职培训、核心技能提升培训）；调研结果需及时向各部门反馈，保证员工需求被重视和回应。六、岗位说明书适用情境明确各岗位的职责范围、任职资格、考核标准等，用于招聘选拔、绩效管理、薪酬设计、培训发展等人力资源管理活动，保证岗位设置合理、权责清晰。操作流程详解岗位分析：部门负责人结合部门职能，通过观察、访谈、问卷等方式，分析目标岗位的工作内容、流程、权限及任职要求。初稿撰写：根据岗位分析结果，撰写《岗位说明书》初稿，包括岗位基本信息、目标、职责、任职资格、考核指标等。沟通确认：与岗位在职员工、直接上级沟通初稿内容，核对职责描述的准确性、任职要求的合理性，调整完善后形成终稿。更新维护：每年定期（如年底）回顾岗位说明书，根据业务变化（如部门调整、流程优化）更新内容，保证与实际工作一致。模板内容结构模块内容项岗位基本信息岗位名称（如“市场专员”）、所属部门（市场部）、直接上级（市场经理）、编制人数（1人）岗位目标核心价值简述（如“负责公司产品推广活动策划与执行，提升品牌知名度”）主要工作职责按重要性排序（1.制定季度推广计划；2.执行线上线下活动，跟踪效果；3.维护媒体关系）任职资格要求学历（本科及以上）、专业（市场营销、广告学相关）、工作经验（1年以上相关经验）、技能（熟练使用PS、Excel）、能力素质（沟通协调、创新思维）工作权限审批权限（如5000元以