正版软件使用管理规范

正版软件使用管理规范为规范企业正版软件的使用管理，保障信息系统安全稳定运行，维护知识产权合法权益，提升合规管理水平，根据《中华人民共和国著作权法》《计算机软件保护条例》等法律法规，结合企业实际运营需求，制定本管理规范。一、目的本规范旨在明确正版软件的采购、安装、使用、维护等全流程管理要求，确保软件使用符合法律法规及企业合规制度，防范版权法律风险、信息安全风险，提升软件资产的管理效率与使用价值。二、适用范围本规范适用于企业内部所有部门、员工，以及参与企业信息化建设的外包服务人员、合作伙伴（含临时借用企业设备或网络环境开展工作的相关人员）。企业所拥有的计算机设备（含台式机、笔记本、服务器、移动终端等）及所部署的信息系统中使用的软件，均需遵守本规范。三、管理职责（一）信息化管理部门（IT部门）1.统筹企业正版软件的规划、采购、部署、维护及资产台账管理，制定软件使用的技术标准与操作规范。2.审核各部门软件采购需求的合规性与必要性，协调正版软件的采购渠道及授权管理。3.定期开展软件合规性检查，处理软件使用过程中的技术故障与安全问题，跟踪软件版本更新及授权续期。4.配合外部审计机构开展软件版权合规审计，提供软件资产相关证明材料。（二）各业务部门1.根据业务需求，向IT部门提交正版软件采购或升级需求，说明软件用途、使用场景及预期效益。2.组织本部门员工学习并遵守本规范，配合IT部门开展软件使用情况检查，及时整改违规行为。3.对本部门使用的正版软件进行日常管理，发现授权过期、软件故障等问题及时反馈至IT部门。（三）全体员工1.严格遵守法律法规及本规范，仅使用经企业授权的正版软件，不得私自安装、使用盗版或未经授权的软件。2.妥善保管所使用软件的授权信息（如序列号、密钥等），不得向外部人员泄露或违规共享。3.发现软件使用异常（如盗版提示、授权失效等）或安全隐患时，及时向IT部门报告。四、软件采购管理（一）采购原则1.合规性：通过合法渠道采购，优先选择厂商官方渠道或授权经销商，确保软件具备完整版权证明文件（如授权书、许可证协议等）。2.必要性：评估软件对业务的支撑作用，避免重复采购或非必要采购，优先选用开源正版软件（符合开源协议要求）或企业已采购的软件套件。3.安全性：采购软件需通过安全性评估，确保无恶意代码、后门程序，且与企业现有系统兼容。（二）采购流程1.需求申报：业务部门填写《正版软件采购需求表》，明确软件名称、版本、数量、预算、使用场景，提交至IT部门。2.需求审核：IT部门审核需求的必要性与合规性，财务部门审核预算合理性，形成审核意见。3.采购执行：IT部门通过合规渠道采购软件，签订采购合同（明确版权、授权期限、服务内容等），留存采购发票、授权文件等凭证。4.资产登记：IT部门在《软件资产台账》中记录软件名称、版本、授权类型、使用部门、安装位置、授权期限等信息，确保资产可追溯。五、软件安装与使用管理（一）安装管理1.企业所有计算机设备的操作系统必须预装正版系统（如Windows、Linux等），由IT部门或授权人员统一部署，禁止员工私自安装非正版系统。3.员工自带设备（BYOD）接入企业网络使用正版软件时，需通过IT部门安全认证（如安装终端管理软件），仅可使用企业授权范围内的软件。（二）使用规范1.员工应严格按照软件授权范围使用，禁止超授权使用（如单用户授权软件被多用户共享、试用版到期后继续使用等）。2.禁止对正版软件进行破解、反向工程、删除版权声明等侵权操作，禁止使用盗版序列号、激活工具等非法手段激活软件。3.禁止将企业购买的软件授权转让、出租或共享给外部单位/个人，确因业务合作需要的，需经IT部门审批并签订授权协议。4.员工离职或岗位调整时，需向IT部门移交软件授权信息及相关文件，IT部门及时注销其使用权限。六、软件维护与更新管理（一）维护管理1.IT部门负责正版软件的日常维护（故障排查、数据备份、性能优化等），确保软件运行稳定；建立应急响应机制，优先恢复核心业务系统的软件运行。2.员工发现软件故障或异常时，应通过企业服务台提交工单，IT部门需在规定时限内（如24小时内）响应并处理。（二）更新管理1.软件厂商发布的补丁、版本更新，IT部门应在测试环境验证兼容性后，及时推送至生产环境，确保软件安全性与功能性同步提升。2.订阅制软件需跟踪服务到期时间，提前30天评估是否续期；永久授权软件需记录授权到期时间，提前启动续期或升级评估流程。七、安全与合规管理（一）安全防护1.所有安装正版软件的设备必须部署企业级杀毒软件、防火墙等安全工具，定期进行病毒扫描与漏洞修复。2.禁止在公共无线网络、非企业授权的外部网络环境中使用正版软件处理企业敏感数据，确需使用的需通过企业VPN等安全通道接入。（二）合规检查1.IT部门每季度（或半年）开展软件合规性自查，通过终端管理工具、资产台账核对等方式，检查各部门软件安装、授权状态，形成《软件合规检查报告》并督促整改。2.配合外部机构（如版权行政管理部门、客户审计团队）的软件版权审计工作，按要求提供软件资产台账、采购凭证等证明材料。八、违规处理（一）违规行为认定1.私自安装、使用盗版软件（含破解版、未授权的复制版）。2.破解、篡改正版软件的授权机制，使用非法序列号、激活工具等手段激活软件。3.超授权范围使用正版软件（如多用户共享单用户授权、试用版到期后未授权继续使用）。4.泄露、违规共享企业正版软件的授权信息（如序列号、密钥、安装包）给外部人员。5.拒绝配合IT部门开展软件合规检查或整改工作，导致合规风险扩大。（二）处理措施1.首次违规且未造成损失的，出具《整改通知书》，责令违规人员限期（如3个工作日内）卸载违规软件、停止侵权行为，并内部通报批评。2.再次违规或因违规行为导致企业面临法律纠纷、经济损失的，视情节轻重给予纪律处分：经济处罚：按软件授权费用的1-5倍扣罚绩效奖金（具体倍数根据损失程度确定）。行政处分：调岗、降职、解除劳动合同等。法律追责：若违规行为涉嫌违法，移交司法机关处理，企业保留追偿损失的权利。3.部门负责人对本部门软件使用合规性负管理责任，若部门内多次出现违规行为，对部门负责人给予连带处罚（如扣罚部门绩效、通报批评等）。九、附则1.