产品设计说明书编写标准模板规范文档管理

产品设计说明书编写标准模板规范文档管理一、规范制定背景与适用范围（一）制定背景产品设计说明书是产品研发过程中的核心文档，承载着需求传递、设计落地、团队协作及后期维护的关键作用。为统一公司内部产品设计说明书的编写标准，保证文档内容的完整性、逻辑性和可操作性，减少因文档不规范导致的沟通成本与研发偏差，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于公司所有硬件产品、软件产品及服务类产品的设计说明书编写，涵盖需求分析、方案设计、研发实现、测试验收等全生命周期环节。涉及人员包括但不限于产品经理、研发工程师、测试工程师、UI/UX设计师及项目相关干系人。二、产品设计说明书标准化编写流程产品设计说明书的编写需遵循“需求驱动、标准统一、评审严谨、动态更新”的原则，具体流程（一）阶段一：需求调研与资料收集目标：明确产品定位与核心需求，为文档编写奠定基础。操作步骤：需求梳理：产品经理*牵头收集用户调研报告、市场需求文档（MRD）、产品需求文档（PRD）等资料，明确产品的目标用户、核心功能、功能指标及边界条件。技术可行性分析：研发负责人*组织技术团队评估需求的技术实现路径，输出技术可行性报告，明确关键技术难点与解决方案。资料整合：将需求文档、技术方案、竞品分析资料、用户画像等统一整理，形成《需求基础资料包》，作为说明书编写的输入依据。（二）阶段二：模板选择与框架搭建目标：根据产品类型选择合适的模板保证文档结构完整。操作步骤：模板匹配：根据产品类型（硬件/软件/服务）从公司文档管理系统（DMS）中选择对应的基础模板（如《硬件产品设计说明书模板》《软件产品设计说明书模板》）。框架调整：若基础模板无法覆盖特殊需求，由产品经理提出调整申请，文档管理专员审核、研发总监*批准后，可对章节顺序或内容进行增删，但需保留核心章节（见“模板结构与填写指引”）。框架确认：调整后的框架需同步发送项目核心成员（研发、测试、设计）确认，保证无遗漏或冗余章节。（三）阶段三：内容编写与跨部门评审目标：完成说明书初稿，通过多维度评审保证内容准确性。操作步骤：分工编写：按章节分工编写，产品经理负责需求背景、功能规格等模块；研发工程师负责技术架构、接口定义等模块；UI/UX设计师负责界面原型、交互说明等模块；测试工程师负责测试方案、验收标准等模块。内部审核：编写完成后，由产品经理*组织内部交叉审核，重点检查逻辑连贯性、术语一致性、数据准确性及格式规范性，形成《内部审核问题清单》并逐项整改。跨部门评审：召开评审会，参会人员包括产品经理、研发负责人、测试负责人、设计负责人及市场代表*，评审内容包括：需求是否完整覆盖用户痛点；技术方案是否可行且符合成本控制要求；功能描述是否清晰无歧义；测试方案能否覆盖核心场景。评审通过后形成《评审会议纪要》，未通过则需在3个工作日内完成修订并再次评审。（四）阶段四：修订与最终审核目标：根据评审意见完善文档，保证内容符合发布标准。操作步骤：问题修订：针对《评审会议纪要》中的问题，由各章节编写人负责修订，修订后需在文档中标注修订说明（如“修订位置：3.2.1，修订内容：增加接口超时参数”）。最终审核：修订完成后，由产品经理汇总全稿，提交至研发总监及文档管理委员会*进行最终审核，重点审核文档的合规性、完整性及与产品研发计划的一致性。（五）阶段五：发布与归档管理目标：规范文档发布流程，保证版本可追溯。操作步骤：版本发布：最终审核通过后，由文档管理专员*在DMS中创建正式版本，命名规则为“产品名称_说明书_版本号_发布日期”（如“智能传感器V1.0_设计说明书_V2.1_20231215”），并同步更新文档版本历史记录。权限配置：根据文档密级（公开/内部/保密）配置查阅权限，保密文档需经部门负责人及以上级别审批后方可查阅。归档存储：发布后的文档需同时存储于DMS服务器及本地备份目录，备份周期为每月一次，保证文档安全性。三、产品设计说明书模板结构与填写指引（一）模板核心章节及内容要求章节编号章节名称内容要点填写要求1产品概述1.1产品名称、版本号、发布日期；1.2产品定位与核心价值；1.3目标用户与使用场景产品名称与立项名称一致；核心价值需量化（如“降低人工操作成本30%”）2需求背景与分析2.1市场痛点与用户需求；2.2竞品分析；2.3需求优先级说明需求需引用用户调研数据或访谈记录，竞品分析需至少列出3个主要竞品的优劣势3设计目标与原则3.1功能目标（如“支持功能”）；3.2功能目标（如“响应时间≤2s”）；3.3设计原则（如“易用性”“扩展性”）目标需可衡量，原则需与产品定位匹配4功能规格说明4.1核心功能模块划分；4.2功能流程图（含异常流程）；4.3功能详细描述（输入、处理、输出）流程图需使用Visio或标准流程符号，功能描述需避免歧义（如“用户按钮后，系统需在1s内响应”）5技术架构设计5.1系统架构图（硬件/软件）；5.2核心模块设计；5.3接口定义（内部/外部接口）架构图需分层清晰，接口需定义参数类型、返回值及调用方式6界面与交互设计6.1页线框图/原型图（关键页面）；6.2交互说明（如“弹窗确认后跳转”）；6.3视觉规范（颜色、字体）原型图需标注交互逻辑，视觉规范需引用公司VI标准7测试方案与验收标准7.1测试范围（功能/功能/兼容性）；7.2测试用例（核心场景）；7.3验收标准（通过/不通过条件）测试用例需覆盖正常流程与异常流程，验收标准需量化（如“100用户并发时，系统崩溃率≤0.1%”）8风险与依赖8.1技术风险（如“第三方接口稳定性”）；8.2资源依赖（如“需硬件支持”）；8.3应对措施风险需评估发生概率与影响程度，应对措施需具体可行9版本历史9.1版本号、修订日期、修订人、修订内容摘要版本号按“主版本号.次版本号.修订号”规则递增（如V1.0.1→V1.0.2）（二）模板使用注意事项章节增删：若产品类型特殊（如轻量化工具类软件），可删除“技术架构设计”中的硬件架构部分，但需保留核心章节（1-4章、7章、9章）。图表规范：图表需有编号（如图1、表1）和标题，图表下方需注明数据来源或说明文字，图表格式需统一（如流程图使用蓝色填充，线框图使用灰色边框）。术语统一：文档中所有术语需与公司《产品术语表》一致，若需新增术语，需在文档附录中说明定义。四、文档全生命周期管理规范（一）版本控制版本号规则：遵循“主版本号.次版本号.修订号”规则，其中：主版本号：产品架构或核心功能重大变更时递增（如V1.0→V2.0）；次版本号：功能模块新增或优化时递增（如V1.0→V1.1）；修订号：文字错误、格式调整等轻微修订时递增（如V1.1→V1.1.1）。版本追溯：每次修订需在“版本历史”中记录修订人、修订内容及原因，保证可追溯至具体责任人。（二）存储与查阅存储路径：产品设计说明书统一存储于DMS“产品设计-产品说明书”目录下，子目录按产品线划分（如“智能硬件-传感器”“软件-SaaS平台”）。查阅权限：公开文档：公司全员可查阅；内部文档：需经项目组负责人审批后查阅；保密文档：需经部门总监及以上级别审批后查阅，且禁止或外传。（三）更新与废弃触发条件：当发生以下情况时，需更新文档：产品需求变更（通过变更评审流程）；技术方案调整（影响功能或功能）；测试标准修订（验收条件变化）。更新流程：更新流程同“阶段四：修订与最终审核”，更新后需重新发布版本并通知项目组相关人员。废弃处理：产品停止迭代或文档失效时，由文档管理专员*标记为“已废弃”，并移至“历史文档”目录，保留期限为3年，到期后经确认可删除。五、编写过程中的关键控制点（一）内容准确性数据、参数、接口定义等需经研发团队复核，保证与实际代码实现一致；用户需求引用需标注来源（如“用户访谈记录-20231120”），避免主观臆断。（二）逻辑一致性功能描述需与需求背景对应，避免出现“需求未提及但文档中要求”的情况；技术架构需支持功能规格，避免出现“设计目标无法通过现有架构实现”的矛盾。（三）可读性与规范性文档语言需简洁明了，避免口语化表达（如“大概”“可能”）；段落结构需清晰，每章节不超过3页，复杂内容可分小节说明；字体、字号、行距等格式需统一（如标题用黑体三号，用宋体小四，1.5倍行距）。（四）保密与合规涉及用户隐私、核心技术参数等敏感信息时，需标注“保密”字样，并限制查阅权限；文档中不得包含违反法律法规或公司制度的内容，如侵权信息、不当言论等。六、常见问题与解决建议问题：需求变更后未及时更新文档，导致研发与文档不一致。建议：建立“需求-文档