企业采购合同审核标准化模板

企业采购合同审核标准化模板一、适用业务范围与场景二、标准化审核流程步骤步骤1：合同接收与初步登记责任主体：采购部门专员操作内容：接收供应商提交的合同草案，核对合同文本是否完整（含封面、附件、签字页等），保证无缺页、漏页。填写《合同登记表》（见模板表格），记录合同编号、供应商名称、采购内容、合同金额、提交日期、联系人等基本信息，并分配唯一审核编号。检查合同是否附有供应商资质文件（如营业执照、相关行业许可证、法定代表人证件号码明等），保证资质在有效期内且与合同主体一致。关键输出：《合同登记表》、完整合同文本及附件、供应商资质文件。步骤2：业务部门初审（需求与条款一致性审核）责任主体：采购需求部门负责人/专员操作内容：采购需求核对：对比合同中的采购品名、规格、数量、质量标准、交付时间、交付地点等，与采购申请单、招投标文件或谈判记录是否一致，避免需求偏差。商务条款审核：重点关注价格构成（单价、总价、是否含税）、付款方式（预付款、进度款、尾款比例及支付条件）、交付周期、违约责任（如逾期交付、质量不达标的责任界定）等，是否符合企业采购政策及预算要求。附件完整性检查：确认技术参数、服务标准、验收方案等附件是否齐全，且与条款无冲突。输出结果：初审意见（通过/不通过/需修改），对不通过或需修改的条款，明确标注修改建议并反馈至采购部门。步骤3：法务部门复审（合法合规性审核）责任主体：法务专员/法务负责人操作内容：主体资格审核：核查供应商及企业自身的签约主体资格是否合法，如供应商是否为法人或其他组织，法定代表人是否具备签约权限，合同签字人是否获得有效授权。法律条款审核：检查合同条款是否符合《民法典》《合同法》等法律法规，是否存在无效或可撤销条款（如显失公平、违反强制性规定）。明确知识产权归属（如技术采购中的专利、软件著作权归属）、保密义务（保密范围、期限及违约责任）、争议解决方式（仲裁或诉讼，管辖地是否明确）。审核“不可抗力”“合同解除”“终止条件”等条款是否合理，避免责任空白。风险点提示：识别合同中可能存在的法律风险（如格式条款歧义、责任不对等），并提出修改建议。输出结果：法务审核意见书，明确法律合规性结论及修改条款清单。步骤4：财务部门终审（财务与税务合规审核）责任主体：财务专员/财务负责人操作内容：金额与预算审核：核对合同总金额、分阶段付款金额是否与采购预算一致，超出预算部分需说明原因并附审批文件。付款条件审核：检查付款节点是否与项目进度、验收结果挂钩，预付款比例是否符合企业财务制度（通常不超过30%），避免资金风险。税务条款审核：明确发票类型（增值税专用发票/普通发票）、税率、开具时间及要求，保证税务处理合规，避免进项税抵扣风险。履约能力评估：对大额合同，可评估供应商的财务状况（如资产负债率、现金流），保证其具备履约能力。输出结果：财务审核意见，确认付款安排、税务条款及预算符合性，对存在风险的事项提出调整建议。步骤5：审批与签署责任主体：采购部门负责人、分管副总、总经理（根据合同金额及企业权限划分）操作内容：汇总初审、复审、终审意见，对无争议条款形成最终合同文本，对争议条款组织相关部门协商修改。按企业审批权限逐级提交审批：小额合同由采购部门负责人及分管副总审批；大额或重大合同需经总经理审批。审批通过后，由授权代表（如法定代表人或其授权人）与供应商签字盖章，保证双方签字页信息完整（单位名称、盖章、签字日期、联系方式）。输出结果：签署完成的正式合同文本，扫描件分发至采购、法务、财务及需求部门存档。步骤6：合同归档与履约跟踪责任主体：采购部门专员操作内容：将签署后的合同原件、审批文件、审核意见书、供应商资质等资料整理成册，编号归档，保存期限不少于合同履行期结束后5年。建立合同履约跟踪表，记录交付、验收、付款等关键节点进度，对逾期或违约情况及时上报处理。三、合同审核关键信息表项目内容说明填写要求合同编号企业统一编码规则（如“CG-年份-月份-序号”）按财务或采购管理制度填写，唯一不可重复供应商信息名称、统一社会信用代码、地址、联系人、联系方式与营业执照一致，电话保证畅通采购方信息企业全称、统一社会信用代码、地址、签约代表与营业执照一致，签约代表需附授权委托书采购内容品名、规格型号、数量、单位、质量标准（或引用技术附件）与采购需求单一致，模糊描述需补充附件合同金额含税总金额、大写金额、单价（分项列出）大小写一致，含税需注明税率付款方式分阶段付款比例及条件（如：预付款30%签约后5日内，进度款60%验收合格后，尾款10%质保期满后）明确支付时间、账户信息、所需凭证（如发票、验收单）交付条款交付时间、地点、方式、运输费用承担方时间具体到日，地点明确详细验收标准验收依据（如国家标准、行业标准、技术附件）、验收流程、异议处理方式验收标准需可量化、可操作违约责任双方违约情形（逾期、质量不达标等）及赔偿标准（如违约金比例、损失赔偿范围）公平对等，避免单方免责条款争议解决争议解决方式（仲裁/诉讼），管辖地点（如“提交采购方所在地人民法院诉讼”）方式明确，管辖地唯一保密条款保密信息范围、保密期限、违约责任期限一般不少于合同履行期结束后3年签署页双方盖章、法定代表人或授权签字人签字、签署日期加盖公章或合同专用章，签字需清晰可辨四、审核要点与风险提示1.核心条款审核要点主体一致性：合同签约方与供应商、发票开具方必须一致，避免“三不一”（主体、发票、收款方不一致）导致的税务风险。需求与合同匹配：采购内容、数量、质量标准不得偏离采购需求，尤其定制化服务需明确技术参数，避免后续验收争议。付款条件合理性：预付款比例不宜过高，尾款需与质保期挂钩，避免资金占用或质量风险无保障。违约责任对等：禁止仅约束供应商违约而免除采购方责任，违约金比例一般不超过合同总金额的30%（过高可能被认定无效）。2.常见风险提示资质风险：供应商资质过期或与实际经营范围不符，可能导致合同无效，需在签约前核验最新资质。歧义条款风险：避免使用“尽可能”“原则上”等模糊表述，关键条款（如交付时间、质量标准）需量化明确。附件缺失风险：技术参数、验收方案等附件是合同的重要组成部分，缺失可能导致条款无法执行，需与同步审核。履约能力风险：对大额或长期合同，建议通过征信报告、过往履约记录等评估供应商履约能力，避免中途停工或违约。3.审核时效要求初审、复审、终审各环节需在2个工作日内完成，紧急合同可缩短至1个工作日，避免因审核延迟影响采购