公司会议室管理使用标准作业指南

公司会议室管理使用标准作业指南一、指南说明与适用范围本指南旨在规范公司会议室的预约、使用、维护及管理工作，保障会议室资源高效利用，营造有序、整洁的会议环境，适用于公司全体员工及外部访客的会议室使用场景。二、适用场景与常见用途（一）内部会议场景部门例会：各部门定期召开的工作进展同步、任务部署会议，参会人数通常为5-20人。项目讨论会：跨部门项目组针对项目方案、进度、问题解决的专项会议，需支持白板、投影等协作设备。培训与分享会：内部技能培训、经验交流等活动，需容纳15-50人，配备音响、麦克风等设备。面试与考核：人力资源部门组织的新员工面试、员工绩效面谈等，需保障环境私密性。（二）外部对接场景客户接待：与合作伙伴、客户进行业务洽谈、方案展示，需注重会议室环境整洁及设备专业性。供应商会议：与供应商就合作细节、产品供应等事宜进行沟通，需提前确认设备需求。三、会议室使用全流程操作规范（一）会议预约阶段预约发起申请人需通过公司会议室管理系统（或指定行政联系人）提前提交预约申请，至少提前1个工作日预约（紧急会议除外，需提前2小时联系行政部协调）。预约时需明确以下信息：会议主题、日期、具体时间段（开始/结束时间，精确到30分钟）、参会人数、所需设备（如投影仪、视频会议系统、白板、麦克风等）、特殊需求（如茶水、座位布局等）。预约审核与确认行政部在收到预约申请后1个工作日内审核，根据会议室使用优先级（如高层会议、客户接待优先于临时小范围讨论）及资源冲突情况，确认是否通过申请。审核通过后，系统自动发送预约成功通知（或由行政部邮件/电话告知申请人）；若冲突，需建议调整时间或更换会议室。预约变更与取消若需变更会议时间、地点或取消预约，申请人需至少提前2小时通过系统或联系行政部操作，以便会议室资源及时释放。无故取消且未提前通知的，将纳入个人/部门会议使用信用记录。（二）会前准备阶段会议室检查与布置行政部或会议室管理员在会议开始前30分钟完成以下工作：开通电源、空调，调节温度至22-26℃，保证通风良好；检查设备（投影仪、音响、麦克风、视频会议系统等）是否正常运行，测试网络连接；根据需求摆放桌椅（如U型、会议式、课桌式），摆放会议所需文具（白板笔、便签纸、矿泉水等）；保证会议室干净整洁，无杂物残留。参会人员提醒申请人需在会议开始前1小时内，通过企业/邮件向参会人员发送会议室位置及会议提醒，重要会议可附会议室使用注意事项。（三）会议进行阶段入场与签到参会人员需提前10分钟到达会议室，在会议室门口签到表上签字（或通过系统扫码签到）。如需延迟入场，申请人需提前告知会议室管理员，避免资源空置。设备使用规范设备操作需严格按照《会议室设备使用说明书》执行，非专业人员不得私自拆卸、调试设备；使用投影仪时，需提前关闭会议室灯光，避免影响投影效果；使用麦克风时，保证电量充足，避免会议中途断电。会议纪律保持会议室安静，手机调至静音或震动模式，接听电话需离开会议室；禁止在会议室吸烟、饮食（特殊会议需提前申请允许提供茶水，需使用一次性杯具并保持桌面清洁）；会议期间妥善保管个人物品，不得随意翻动会议室非会议物品。（四）会后整理阶段设备复位与清理参会人员离开前，需将桌椅恢复原位，关闭所有设备（投影仪、音响、空调等），清理个人垃圾及会议资料（重要资料需带走，非保密资料可交由行政部统一处理）。申请人最后离开时，需检查门窗是否锁好，灯光、电源是否关闭，并在会议室使用登记表上签字确认。反馈与归档申请人需在会议结束后1个工作日内，通过系统提交会议室使用反馈（如设备故障、环境问题等），行政部根据反馈及时整改并记录；会议室使用登记表、预约记录等资料由行政部每月整理归档，保存期限不少于1年。四、常用管理表格模板（一）会议室预约申请表申请部门申请人联系方式会议主题会议日期时间段参会人数会议室编号所需设备□投影仪□视频会议系统□白板□麦克风□其他：______特殊需求审批人（部门）申请人签字提交时间（二）会议室使用登记表使用日期时间段使用部门负责人设备使用情况（正常/故障）清洁确认（是/否）备注五、使用管理与风险防范（一）设备使用规范严禁私自外借会议室设备或带离会议室；设备出现故障时，立即停止使用并联系行政部（联系人：*师傅，内线：8888），不得自行拆卸维修；视频会议系统使用后，需退出账号并关闭设备，避免信息泄露。（二）卫生与安全管理禁止在会议室用餐（特殊会议需提前申请，并安排专人清理餐后垃圾）；严禁携带易燃、易爆等危险物品进入会议室；熟悉消防通道位置，知晓灭火器使用方法，紧急情况优先疏散人员并联系行政部或安保部（内线：9999）。（三）预约规则与资源公平会议室资源优先保障公司核心业务及重要客户接待，非工作时段（如晚8点后、周末）需提前1天申请，并由部门负责人审批；单次会议时长原则上不超过4小时，超长时间需重新申请；发觉长期占用会议室但不使用的情况，行政部有权取消预约并提醒申请人。（四）违规处理未按规定预约或私自占用会议室，首次将进行口头警告，二次及以上将纳入