招投标岗位规范制度

PAGE招投标岗位规范制度一、总则（一）目的为了规范公司招投标活动，确保招投标工作的公开、公平、公正，提高公司经济效益，防范招投标风险，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及招投标活动的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.合法性原则：招投标活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保各项操作合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与招投标的主体一视同仁，不偏袒任何一方，保证招投标过程的公正性和透明度。3.诚实守信原则：参与招投标各方应诚实守信，如实提供相关信息，不得隐瞒或虚报重要事项。4.效益原则：在保证招投标质量的前提下，追求经济效益最大化，合理控制成本，提高资金使用效率。二、招投标岗位设置与职责（一）招投标管理部门1.部门职责负责制定和完善公司招投标管理制度及流程。统筹协调公司各类招投标项目，组织开展招标前期调研、文件编制等工作。对招投标活动进行全程监督，确保招投标程序的合规性。建立和维护公司招投标信息库，收集、整理、分析相关数据。协调处理招投标过程中的投诉、质疑等问题。2.岗位设置及职责招投标经理全面负责招投标管理部门的日常工作，制定工作计划和目标，并组织实施。审核招投标文件，确保文件内容符合法律法规和公司要求。组织开标、评标会议，协调各方关系，保证招投标活动顺利进行。对招投标项目进行总结分析，提出改进建议和措施。招投标专员协助招投标经理开展招投标项目的具体工作，包括文件编制、信息收集、资格审查等。负责与潜在供应商、投标人进行沟通联系，解答相关疑问。整理、归档招投标项目资料，建立项目档案。参与招投标活动的现场组织和协调工作。（二）需求部门1.部门职责根据公司业务需求，提出招投标项目申请，明确项目需求和技术规格。配合招投标管理部门开展项目前期调研，提供相关技术资料和市场信息。参与开标、评标会议，对投标文件进行技术评审，提出专业意见。负责与中标供应商签订合同，并跟踪合同执行情况。2.岗位设置及职责项目负责人负责本部门招投标项目的整体规划和组织实施。准确传达项目需求，与招投标管理部门沟通协调，确保招投标文件符合项目要求。组织本部门人员参与评标工作，对投标文件进行技术评估。监督合同执行情况，及时反馈项目进展和问题。三、招投标流程规范（一）招标项目申请1.需求部门根据公司业务发展需要，填写《招标项目申请表》，详细说明项目名称、内容、预算、技术要求、时间要求等信息。2.《招标项目申请表》经部门负责人审核签字后，提交至招投标管理部门。（二）招标前期准备1.招投标管理部门接到申请后，对项目进行初步评估，确定是否符合公司招投标规定和业务需求。2.成立招标项目小组，明确小组成员职责分工，制定招标工作计划。3.开展市场调研，收集相关产品或服务的市场价格、供应商信息等，为编制招标文件提供参考。（三）招标文件编制1.招投标专员根据项目需求和市场调研情况，起草招标文件初稿。2.招标文件应包括招标公告、投标须知、技术规格、商务条款、评标标准等内容，并确保文件内容完整、准确、清晰。3.招标文件初稿编制完成后，提交招投标经理审核，审核通过后报公司领导审批。4.根据领导审批意见，对招标文件进行修改完善，最终形成正式招标文件。（四）发布招标公告1.通过公司官网、行业媒体、专业招投标平台等渠道发布招标公告，公开招标项目信息，吸引潜在供应商或投标人参与。2.招标公告应明确招标项目的基本情况、报名时间、地点、方式及要求等内容。（五）资格预审1.对报名参与投标的供应商或投标人进行资格预审，审查其营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等相关证明材料。2.建立资格预审标准和评分办法，对申请人进行量化评分，筛选出符合要求的潜在供应商或投标人进入投标环节。3.向通过资格预审的供应商或投标人发出《投标邀请书》。（六）投标文件接收与开标1.按照招标文件规定的时间和地点，接收供应商或投标人提交的投标文件，并进行登记和编号。2.在开标前，对投标文件的密封情况进行检查，确保投标文件的完整性和保密性。3.组织开标会议，宣布开标纪律，公布投标人名称、投标价格、交货期等主要内容，并记录开标过程。（七）评标1.组建评标委员会，评标委员会成员应包括公司内部相关技术、业务专家以及招投标管理部门人员，人数应符合法律法规要求。2.评标委员会成员应严格遵守评标纪律，独立、客观、公正地对投标文件进行评审。3.评标过程分为初步评审和详细评审两个阶段。初步评审主要审查投标文件的形式、资格、响应性等是否符合招标文件要求；详细评审根据评标标准对投标文件的技术、商务等方面进行综合评估，确定中标候选人。4.评标委员会应出具评标报告，推荐中标候选人名单，并说明推荐理由。（八）定标与中标通知1.公司根据评标报告，按照规定的程序确定中标人。2.向中标人发出《中标通知书》，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（九）合同签订1.中标人接到《中标通知书》后，按照招标文件和投标文件的约定，与公司需求部门签订合同。2.合同签订前，应确保合同条款符合法律法规和公司利益，明确双方权利义务、服务内容、价格、付款方式、违约责任等条款。3.合同签订后，由招投标管理部门负责将合同副本归档保存。四、招投标文件管理（一）文件编制要求1.招标文件应严格按照法律法规和行业标准编制，内容应准确、完整、清晰，避免出现歧义或模糊条款。2.投标文件应按照招标文件要求的格式和内容进行编制，提供真实、有效的证明材料和技术方案，确保投标文件的完整性和响应性。（二）文件审核与审批1.招标文件编制完成后，应依次经过招投标专员、招投标经理、公司领导的审核与审批，确保文件质量符合要求。2.投标文件在开标前应进行初步审核，检查文件的密封性、完整性及响应性等，对不符合要求的投标文件应及时通知投标人进行补正或拒收。（三）文件归档与保管1.招投标项目结束后，应将招标公告、投标文件、评标报告、中标通知书、合同等相关文件资料进行整理归档。2.建立专门的招投标文件档案库，对文件进行分类存放，妥善保管，确保文件的安全性和完整性。3.明确文件保管期限，按照规定进行文件的销毁或长期保存，防止文件丢失或损坏。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对招投标项目进行审计监督，检查招投标程序的合规性、文件资料的完整性、合同执行情况等。2.招投标管理部门应加强对自身工作的内部监督，建立健全内部管理制度和流程，定期对工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部监督1.主动接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的招投标项目，应按照规定进行信息公开，接受社会公众的监督。（三）投诉与处理1.建立招投标投诉处理机制，明确投诉受理部门和处理流程。2.对于供应商或投标人提出的投诉，应及时受理并进行调查核实，根据调查结果依法依规作出处理决定，并将处理结果及时反馈给投诉人。六、违规处理（一）违规行为界定1.在招投标活动中，存在以下行为属于违规行为：违反法律法规和公司招投标制度规定，擅自更改招投标程序或文件内容。泄露招投标信息，影响招投标活动公正性。与供应商或投标人串通投标，谋取不正当利益。在评标过程中，违反评标纪律，营私舞弊。其他违反招投标相关规定的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，视情节轻重给予相应的处理措施，包括警告、罚款、解除劳动合同、追究法律责任等。2.对因违规行为给公司造成经济损失的，应责