规范物品采购制度

PAGE规范物品采购制度一、总则（一）目的为了加强公司物品采购管理，规范采购流程，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物品采购活动，包括但不限于办公用品、设备器材、原材料、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，杜绝不正当竞争和利益输送。3.效益原则：在保证物品质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。二、采购计划与预算（一）采购需求的提出1.各部门根据工作需要，定期提出物品采购需求，填写《物品采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、数量、用途等信息。2.对于临时性或紧急采购需求，应及时填写申请表，并说明原因和预计采购时间。（二）采购计划的制定1.采购部门收到《物品采购申请表》后，进行汇总和分析，结合库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物品的种类、数量、采购时间、采购预算等内容，并报相关领导审批。（三）采购预算的编制与控制1.采购预算应根据采购计划编制，详细列出各项采购费用，并确保预算合理、准确。2.采购部门应严格控制采购预算，在采购过程中如遇预算调整，应按规定程序办理审批手续。三、供应商管理（一）供应商的选择与评估1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求和准入条件。2.通过多种渠道收集供应商信息，对潜在供应商进行调查和评估，包括供应商的信誉、产品质量、价格、服务等方面。3.定期对供应商进行评估，评估结果作为供应商合作的依据，对于不符合要求的供应商，及时淘汰。（二）供应商的合作与管理1.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作情况、评估结果等，便于对供应商进行管理和跟踪。3.加强与供应商的沟通与协调，及时解决合作过程中出现的问题，确保采购活动顺利进行。四、采购流程（一）采购申请的审批1.《物品采购申请表》应先由部门负责人审核，确保采购需求合理、必要。2.部门负责人审核通过后，报分管领导审批，分管领导根据公司实际情况进行审批。3.对于金额较大或重要物品的采购申请，需报总经理审批。（二）采购方式的确定1.根据采购物品的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，包括招标采购、询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等。2.对于符合招标条件的采购项目，应按照相关法律法规和公司规定进行招标采购，确保采购过程公开、公平、公正。（三）采购实施1.采购人员根据审批后的采购计划和确定的采购方式，开展采购活动。2.在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，确保按时、按质、按量完成采购任务。3.对于采购过程中出现的变更或问题，采购人员应及时向相关领导汇报，并按规定程序办理变更手续。（四）验收与付款1.采购物品到货后，由采购部门组织相关人员进行验收，验收内容包括物品的数量、规格、质量、外观等方面是否符合合同要求。2.验收合格后，采购部门应及时办理入库手续，并将验收报告提交财务部门。3.财务部门根据采购合同和验收报告，审核无误后办理付款手续，确保付款及时、准确。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部设立采购监督岗位，对采购活动进行全程监督，确保采购流程合规、采购行为公正。2.采购监督人员有权对采购文件、合同、发票等进行审查，发现问题及时提出整改意见。（二）审计监督1.定期对采购活动进行审计，审查采购流程的执行情况、采购成本的合理性、采购效益的实现情况等。2.审计部门应出具审计报告，对于审计发现的问题，提出改进建议和处理意见。六、采购人员管理（一）采购人员的职责与素质要求1.采购人员应熟悉国家法律法规和公司采购制度，具备良好的职业道德和业务能力。2.负责采购计划的制定、采购活动的实施、供应商的管理等工作，确保采购任务顺利完成。3.采购人员应廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。（二）采购人员的培训与考核1.定期组织采购人员参加培训，提高采购人员的业务水平和综合素质，包括法律法规、采购技巧、合同管理等方面的培训。2.建立采购人员考核制度，对采购人员的工作业绩、工作态度、廉洁自律等方面进行考核，考核结果与薪酬、晋升等挂钩。七、附则（一）解