规范会务工作制度

PAGE规范会务工作制度一、总则（一）目的为了加强公司会务工作的规范化、科学化管理，提高会议效率和质量，确保会议各项任务的顺利完成，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会、股东会、管理层会议、部门例会、专题会议等。（三）基本原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，避免形式主义和繁琐程序。2.实事求是原则：会议内容应真实、准确、客观，注重实际效果，解决实际问题。3.分工协作原则：明确各部门在会议组织、服务等方面的职责，加强协作配合，形成工作合力。4.安全保密原则：确保会议场所安全，做好会议文件、资料等的保密工作。二、会议组织与筹备（一）会议计划1.各部门应根据工作需要，提前制定本部门的会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等内容，并报公司办公室备案。2.公司办公室负责汇总各部门会议计划，结合公司整体工作安排，制定公司年度会议计划，并报公司领导审批。（二）会议通知1.根据会议计划，由会议组织部门提前[X]个工作日发出会议通知。会议通知应明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程、要求等内容。2.对于重要会议，应采用书面通知或电子邮件通知的方式，并要求参会人员确认是否参加。对于一般性会议，可采用电话通知或内部办公系统通知的方式。3.会议通知发出后，如遇特殊情况需要变更会议时间、地点或议程等，应提前[X]个小时通知参会人员。（三）会议材料准备1.根据会议主题和议程，由会议组织部门负责准备会议材料，包括会议议程、汇报材料、发言稿、决议草案等。2.会议材料应内容准确、逻辑清晰、重点突出，并提前[X]个工作日发送给参会人员，以便参会人员提前做好准备。3.对于重要会议，应安排专人负责会议材料的收集、整理和归档工作。（四）会议场所布置1.根据会议规模和类型，选择合适的会议场所，并提前进行布置。会议场所应整洁、舒适、通风良好，具备必要的会议设备和设施，如音响设备、投影仪、麦克风、桌椅等。2.在会议场所入口处设置签到处，安排专人负责签到工作，并准备好签到表、笔等物品。3.根据会议需要，在会议场所内设置指示牌、座位牌等，引导参会人员就座。（五）会议服务安排1.根据会议规模和类型，安排相应的会议服务人员，包括会议主持人、记录员、茶水服务员等。2.会议服务人员应提前到达会议场所，做好各项准备工作，如调试会议设备、摆放茶水等。3.在会议期间，会议服务人员应认真履行职责，确保会议顺利进行。会议结束后，应及时清理会议场所，归还会议设备和设施。三、会议召开（一）会议签到1.参会人员应按照会议通知要求，提前到达会议场所，在签到处签到。2.对于未按时签到的参会人员，会议组织部门应及时进行催促，并记录其迟到情况。（二）会议主持1.会议主持人应提前熟悉会议议程和内容，掌握会议时间和节奏。2.在会议开始时，会议主持人应简要介绍会议目的、议程和参会人员，并宣布会议开始。3.在会议过程中，会议主持人应引导参会人员围绕会议主题进行发言和讨论，确保会议秩序井然，避免出现跑题、争吵等情况。4.在会议结束时，会议主持人应总结会议内容，明确下一步工作任务和要求，并宣布会议结束。（三）会议发言1.参会人员应按照会议议程安排，依次进行发言。发言内容应简洁明了、重点突出，避免冗长和空洞。2.在发言过程中，参会人员应注意语言表达和举止礼仪，尊重他人发言，不得打断他人讲话。3.对于重要会议，参会人员的发言应提前准备好书面材料，并在发言时提交给会议组织部门。（四）会议讨论1.根据会议需要，组织参会人员进行讨论。讨论应围绕会议主题展开，充分发表意见和建议，形成共识。2.在讨论过程中，会议主持人应引导参会人员进行深入思考和交流，避免出现表面化、形式化的讨论。3.对于讨论中出现的分歧和争议，会议主持人应及时进行协调和引导，寻求解决问题的最佳方案。（五）会议记录1.会议记录员应认真做好会议记录，记录会议时间、地点、参会人员、议程、发言内容、讨论情况及决议等内容。2.会议记录应准确、完整、客观，不得遗漏重要信息。记录方式可采用手写记录或电子记录。3.会议结束后，会议记录员应及时整理会议记录，并将会议记录发送给参会人员和相关部门。对于重要会议的会议记录，应按照公司档案管理规定进行归档保存。四、会议决议与执行（一）会议决议1.会议结束后，应形成会议决议。会议决议应明确会议讨论的主要问题、达成的共识、做出的决定及下一步工作任务和要求等内容。2.会议决议应由会议主持人审核签字，并加盖公司公章或会议组织部门印章。3.会议决议应及时发送给参会人员和相关部门，确保决议内容得到传达和落实。（二）决议执行1.相关部门和人员应按照会议决议要求，认真履行职责，按时完成工作任务。2.公司办公室负责对会议决议的执行情况进行跟踪和检查，及时向公司领导汇报决议执行情况。3.对于未按时完成会议决议任务的部门和人员，公司办公室应及时进行督促和协调，并将情况反馈给公司领导。五、会议经费管理（一）经费预算1.会议组织部门应根据会议规模和类型，提前编制会议经费预算，明确会议所需的各项费用，如会议场地租赁费用、会议设备租赁费用、会议材料印刷费用、茶水饮料费用、餐饮费用等，并报公司财务部门审核。2.会议经费预算应严格控制，确保经费使用合理、节约。对于超出预算的费用，应提前报公司领导审批。（二）经费报销1.会议结束后，会议组织部门应及时整理会议经费报销凭证，并按照公司财务制度规定进行报销。2.会议经费报销凭证应真实、合法、有效，包括发票、收据、清单等。报销凭证上应注明会议名称（或项目名称）、时间、地点、参会人数、费用明细等内容。3.公司财务部门应认真审核会议经费报销凭证，对符合报销规定的费用予以报销，对不符合报销规定的费用不予报销。六、会议保密管理（一）保密范围1.会议涉及的公司机密信息，如公司战略规划、财务数据、业务合同、技术资料等。2.参会人员在会议过程中知悉的其他不宜公开的信息。（二）保密措施1.会议组织部门应选择具备保密条件的会议场所，并对会议场所进行必要的安全防范措施，如安装监控设备、设置门禁系统等。2.在会议期间严禁无关人员进入会议场所，参会人员不得擅自将会议资料带出会议场所。如需带出，应经会议组织部门负责人批准，并办理登记手续。3.会议结束后，会议组织部门应及时清理会议场所，收回会议资料，确保会议资料不丢失、不泄露。4.参会人员应严格遵守会议保密规定，不得在会