记录规范管理制度

PAGE记录规范管理制度一、总则（一）目的为了加强公司记录管理，确保记录的真实性、完整性、准确性和可追溯性，规范记录的生成、收集、整理、存储、检索、保管和处置等活动，依据相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各岗位在业务活动中形成的各类记录，包括但不限于文件、报告、报表、合同、协议、会议纪要、工作记录、检验检测报告、客户反馈记录等。（三）基本原则1.依法合规原则：记录管理应严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规章制度的要求。2.真实准确原则：记录应如实反映业务活动的实际情况，数据准确、内容完整，不得伪造、篡改。3.及时有效原则：记录应在业务活动发生时及时生成，并确保其有效性，能够为公司的决策、管理、质量控制等提供有力支持。4.安全保密原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息的记录，应采取严格的保密措施，防止信息泄露。5.便于检索和利用原则：记录的格式、标识、分类等应便于识别、检索和查询，以满足公司内部各部门及外部相关方的使用需求。二、记录的分类与编号（一）分类1.行政类记录：包括公司文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结、行政事务处理记录等。2.业务类记录：涵盖市场调研记录、销售合同、采购订单、生产记录、质量检验报告、客户服务记录等。3.财务类记录：如财务报表、账目明细、发票、付款记录、预算执行情况记录等。4.人力资源类记录：员工档案、考勤记录、培训记录、绩效考核记录、薪酬发放记录等。5.其他类记录：如法律法规遵循记录、资质证书及相关文件记录、外部审计记录等。（二）编号1.记录编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则，确保每一份记录都有唯一的标识。2.编号格式为[公司简称][记录类别代码][年份][流水号]。例如：[ABC][XZ][2023][001]，其中“ABC”为公司简称，“XZ”为行政类记录类别代码，“2023”为年份，“001”为流水号。3.记录类别代码由公司统一制定并发布，各部门应严格按照规定使用。具体代码如下：行政类记录：XZ业务类记录：YW财务类记录：CW人力资源类记录：RL其他类记录：QT三、记录的生成与收集（一）职责分工1.业务部门：负责本部门业务活动相关记录的生成，并确保记录的及时、准确和完整。业务人员应按照规定的格式和要求填写记录，对记录的真实性负责。2.记录管理部门：负责制定记录管理的流程和规范，对各部门记录生成与收集工作进行指导和监督，定期检查记录的质量和完整性。3.其他相关部门：协助业务部门完成记录的生成与收集工作，如提供必要的信息、数据支持等。（二）生成要求1.记录应使用黑色或蓝色中性笔书写，字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔或褪色墨水填写。电子记录应采用规范的电子文档格式，确保内容可编辑、可保存、可追溯。2.记录内容应涵盖业务活动的关键信息，包括活动的时间、地点、参与人员、过程描述、结果等。对于涉及数据的记录，应确保数据的准确性和来源可靠性。3.记录应按照预先设计的格式进行填写，不得随意更改格式或添加不必要的内容。如因特殊情况需要修改记录，应采用规范的修改方式，如划改，并在修改处签字确认，注明修改日期。（三）收集要求1.业务部门应在业务活动完成后及时将记录收集整理，确保记录不丢失、不遗漏。对于需要多部门协同完成的业务活动，牵头部门应负责协调各相关部门及时提交记录。2.记录收集过程中，应进行初步的审核，检查记录的完整性、准确性和规范性。对于不符合要求的记录，应及时返回相关责任人进行补充或修正。3.收集后的记录应按照类别进行分类存放，便于后续的整理和存储。四、记录整理与存储（一）整理1.记录管理部门应定期对收集到的记录进行整理，按照分类和编号规则进行排序，剔除重复、无效或不完整的记录。2.对纸质记录，应去除不必要的附件，如订书钉、回形针等，确保记录的整洁和便于装订。对于电子记录，应进行格式统一、命名规范等处理，确保电子文档的可读性和可管理性。3.整理后的记录应编制目录清单，注明记录的编号、名称、日期、来源等信息，以便于检索和查询。（二）存储1.纸质记录存储：应设立专门的档案室或文件柜，用于存放纸质记录。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保记录的安全保存。纸质记录应按照类别和年份进行分类存放，同一类别的记录应按照编号顺序排列。对于重要的纸质记录，应进行备份存储，以防原件损坏或丢失。档案室应建立纸质记录借阅登记制度，记录借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息，确保记录的借阅和归还情况可追溯。2.电子记录存储：应建立电子记录存储系统，采用服务器存储或云存储等方式，确保电子记录的安全、可靠存储。存储系统应具备数据备份、恢复、加密等功能，防止数据丢失或泄露。电子记录应按照分类和编号进行文件夹或数据库管理，文件夹或数据库命名应规范、清晰，便于识别和查找。同时，应建立电子记录索引表，记录电子记录的存储路径、文件名、日期等信息，方便快速检索。对电子记录应定期进行备份，备份介质应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。备份周期可根据记录的重要性和变动频率确定，一般为每月或每季度备份一次。五、记录的检索与利用（一）检索1.公司应建立记录检索系统，方便内部各部门及相关人员快速查找所需记录。检索系统应具备多种检索方式，如按编号检索、按关键词检索、按日期检索等。2.对于纸质记录，可通过档案室的目录清单进行手工检索，也可利用电子检索工具进行辅助检索。对于电子记录，可以通过电子记录存储系统的搜索功能进行快速检索。3.记录管理部门应定期更新记录检索系统，确保检索信息的准确性和及时性。同时，应根据公司业务发展和记录管理的需要，不断优化检索系统的功能和性能。（二）利用1.各部门及相关人员因工作需要可申请查阅和使用记录。查阅记录时，应填写《记录查阅申请表》，注明查阅记录的编号、名称、查阅目的等信息，经部门负责人审批后，到记录管理部门进行查阅。2.记录管理部门应按照审批后的查阅申请，提供相应的记录，并做好查阅登记工作。查阅人员应在指定地点查阅记录，不得擅自将记录带出或复印、拍照、传播记录内容，如需复制记录，应另行申请并经相关部门负责人批准。3.对于涉及公司商业秘密、敏感信息的记录，查阅和使用应严格按照公司保密制度的规定执行，限制知悉范围，防止信息泄露。六、记录的保管期限与处置（一）保管期限1.记录的保管期限应根据法律法规、行业标准以及公司内部管理的需要确定。不同类型的记录保管期限如下：行政类记录：一般保管期限为[X]年，涉及重要事项的记录保管期限为[X]年。业务类记录：与产品质量、售后服务等相关的记录保管期限为[产品质量保证期限+X]年；其他业务类记录保管期限为[X]年。财务类记录：按照国家财务法规的规定执行，一般会计凭证保管期限为[X]年，会计账簿保管期限为[X]年，财务报表保管期限为[X]年。人力资源类记录：员工档案等永久性保存；考勤记录、培训记录等保管期限为[X]年；绩效考核记录、薪酬发放记录等保管期限为[X]年。其他类记录：法律法规遵循记录、资质证书及相关文件记录等按照法律法规要求确定保管期限；外部审计记录等保管期限为[X]年。2.对于保管期限有特殊要求的记录，应按照相关规定执行。如国家对某些行业的记录保管期限有明确规定的，应从其规定。（二）处置1.记录保管期限届满后，记录管理部门应会同相关部门对记录进行鉴定，确定是否需要继续保存。对于确公司不再保存价值的记录，应按照规定的程序进行销毁。2.纸质记录销毁：纸质记录销毁前，应编制《记录销毁清单》，注明记录的编号、名称、数量、保管期限等信息，经部门负责人审核、公司分管领导批准后，由专人负责实施销毁。销毁过程应进行现场监督，确保记录被彻底销毁。销毁完成后，销毁人员和监督人员应在《记录销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。3.电子记录销毁：电子记录销毁应采用专业的数据删除工具，确保数据无法恢复。删除操作完成后，应进行数据擦除验证，验证结果应记录在案。电子记录销毁同样需编制《记录销毁清单》，经审批后实施，并对销毁过程进行监督和记录。七、监督与考核（一）监督检查1.记录管理部门应定期对各部门记录管理工作进行监督检查，检查内容包括记录的生成、收集、整理、存储、检索、利用等环节的执行情况。2.监督检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式。定期检查每年至少进行[X]次，不定期抽查根据实际情况适时开展。检查结果应形成书面报告，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.将记录管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门记录管理工作进行考核评价。考核指标包括记录的完整性、准确性、及时性、规范性以及记录管理工作的执行情况等。2.根据考核结果，