年度规范性文件制度

PAGE年度规范性文件制度一、总则（一）目的为加强公司规范性文件管理，提高公司治理水平，确保公司各项工作依法依规开展，依据相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中涉及的规范性文件的制定、审查、发布、实施、修订及废止等活动。（三）基本原则1.合法性原则：规范性文件的制定必须符合国家法律法规及行业标准的要求，不得与上位法相抵触。2.科学性原则：规范性文件应基于公司实际情况，具有科学性和合理性，能够有效指导公司各项工作。3.统一协调性原则：规范性文件之间应相互协调，避免出现矛盾和冲突，确保公司制度体系的一致性。4.公开透明原则：规范性文件应及时向公司内部公开，保障员工的知情权和参与权。5.动态更新原则：根据公司发展、法律法规及行业标准的变化，及时对规范性文件进行修订和废止，确保其有效性和适应性。二、规范性文件的定义与分类（一）定义本制度所称规范性文件，是指公司在管理活动中制定的，具有普遍约束力，能够反复适用的文件，包括但不限于章程、制度、办法、规定、细则等。（二）分类1.公司章程：规定公司的基本组织架构、股东权利义务、公司治理机制等根本性事项的文件。2.管理制度：针对公司某一管理领域或业务流程制定的全面性、系统性的管理规定，如人力资源管理制度、财务管理制度、市场营销管理制度等。3.专项办法：对公司特定业务或专项工作制定的具体操作办法，如项目招投标管理办法、合同管理办法等。4.工作细则：对公司某项工作或业务流程的具体操作步骤、流程、标准等进行细化的文件，如财务报销工作细则、考勤管理工作细则等。三、规范性文件的制定（一）制定主体1.公司章程由公司股东大会制定和修改。2.管理制度、专项办法由公司相关职能部门负责起草，经公司管理层审核后，报总经理批准发布。3.工作细则由公司相关业务部门或岗位负责制定，经部门负责人审核后，报分管领导批准发布。（二）制定程序1.立项各部门根据公司发展战略、业务需求及管理需要，提出规范性文件制定项目建议，填写《规范性文件立项申请表》，明确文件名称、制定目的、主要内容、预计完成时间等。公司办公室对各部门提交的立项申请进行汇总、初审，提出立项意见，报公司管理层审批。2.起草立项批准后，由负责起草的部门或人员成立起草小组，开展调研、收集资料、分析论证等工作，形成规范性文件初稿。起草过程中应充分征求相关部门、岗位及员工的意见，对反馈意见进行认真研究和吸收，确保文件内容的科学性、合理性和可操作性。3.审查规范性文件初稿完成后，由起草部门将文件送公司办公室进行形式审查，主要审查文件格式、文字表述、逻辑结构等是否符合要求。公司办公室将形式审查通过的文件送公司法律合规部门进行合法性审查，法律合规部门依据法律法规及行业标准，对文件内容的合法性进行审查，并出具审查意见。对于涉及重大事项、专业性较强或与员工利益密切相关的规范性文件，还应组织相关部门、专家及员工代表进行专题论证，广泛听取意见。4.发布经审查通过的规范性文件，由起草部门按照公司发文程序，报公司领导审批签发。规范性文件以公司正式文件形式发布，发布时应注明文件编号、发布日期、生效日期等信息，并在公司内部办公系统、公告栏等显著位置进行公示，确保员工知晓。四、规范性文件的审查（一）审查内容1.合法性审查：重点审查规范性文件是否符合国家法律法规及行业标准的规定，是否存在与上位法相抵触的内容。2.合规性审查：审查规范性文件是否符合公司内部管理规定及相关政策要求，是否与公司其他规范性文件相协调。3.合理性审查：评估规范性文件的内容是否合理、可行，是否充分考虑公司实际情况和员工利益，是否具有可操作性。4.协调性审查：审查规范性文件与公司外部相关单位、部门的规定及政策是否协调一致，避免出现矛盾和冲突。（二）审查方式1.形式审查：由公司办公室对规范性文件的格式、文字表述、逻辑结构等进行初步审查，确保文件形式规范。2.合法性审查：由公司法律合规部门依据法律法规及行业标准，对规范性文件的内容进行合法性审查，并出具审查意见。3.专题论证：对于涉及重大事项、专业性较强或与员工利益密切相关的规范性文件，组织相关部门（岗位）、专家及员工代表进行专题论证，广泛听取意见，确保文件内容科学合理、切实可行。五、规范性文件的实施（一）培训与宣贯1.规范性文件发布后，由起草部门或相关职能部门负责组织开展培训与宣贯工作，确保员工了解文件内容和要求。2.培训方式可采用集中培训、部门内部培训、线上培训等多种形式，培训内容应包括文件的制定背景、目的、主要内容、适用范围、操作流程等。3.培训结束后，应对员工的学习情况进行考核，确保员工掌握规范性文件的相关知识和技能。（二）执行与监督1.公司各部门及全体员工应严格按照规范性文件的要求开展工作，确保文件的有效执行。2.公司管理层负责对规范性文件的执行情况进行监督检查，定期或不定期对各部门执行规范性文件的情况进行抽查，及时发现和纠正执行过程中存在的问题。3.对于违反规范性文件的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理，追究相关人员的责任。六、规范性文件的修订与废止（一）修订情形1.国家法律法规及行业标准发生重大变化，导致公司规范性文件与之不符的。2.公司发展战略、组织架构、业务范围等发生重大调整，需要对规范性文件进行修订的。3.规范性文件实施过程中发现存在重大缺陷或问题，需要进行修订完善的。4.其他需要修订规范性文件的情形。（二）修订程序规范性文件的修订程序与制定程序基本一致，包括立项、起草、审查、发布等环节。修订后的规范性文件应重新编号、发布，并注明修订日期和生效日期。（三）废止情形1.国家法律法规及行业标准明确废止相关规定，导致公司规范性文件失去效力的。2.公司规范性文件所依据的事项已不存在或已不再适用的。3.规范性文件已被新的规范性文件所替代的。4.其他需要废止规范性文件的情形。（四）废止程序1.由公司相关部门或岗位提出规范性文件废止申请，填写《规范性文件废止申请表》，说明废止理由。2.公司办公室对废止申请进行初审，提出初审意见，报公司管理层审批。3.经公司管理层批准废止的规范性文件，由公司办公室发布废止通知，并在公司内部办公系统、公告栏等显著位置进行公示。七、规范性文件的管理与归档（一）管理职责1.公司办公室负责规范性文件的统一管理，建立规范性文件台账，对规范性文件的制定、审查、发布、实施、修订及废止等全过程进行记录和跟踪。2.各部门负责本部门规范性文件的日常管理，指定专人负责文件的收集、整理、保管等工作，并按照公司办公室的要求及时报送相关文件资料。（二）归档要求1.规范性文件应按照类别、年度、编号等进行分类归档，确保文件资料的完整性和系统性。2.归档文件应包括文