公文盖章规范制度

PAGE公文盖章规范制度一、总则（一）目的为规范公司/组织公文盖章行为，确保公文的严肃性、合法性和有效性，维护公司/组织的正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部所有以公司/组织名义发出的公文，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函等各类正式文件。（三）基本原则1.依法依规原则：公文盖章必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保盖章行为合法合规。2.真实性原则：盖章的公文内容应真实、准确、完整，与公司/组织的实际情况相符。3.严肃性原则：盖章是公文生效的重要标志，必须严肃对待，确保盖章流程严谨规范。4.专人负责原则：明确专人负责公文盖章工作，确保盖章工作的专业性和准确性。二、盖章流程（一）公文起草与审核1.公文起草部门应按照公司/组织的公文格式要求，认真撰写公文内容，确保公文表述清晰、逻辑严谨、格式规范。2.公文起草完成后，需经起草部门负责人审核签字，确认公文内容无误、格式符合要求。3.重要公文或涉及重大事项的公文，需提交公司/组织相关领导进行审核，领导审核通过后签字确认。（二）盖章申请与登记1.公文审核通过后，起草部门应填写《公文盖章申请表》，详细注明公文名称、文号、发文日期、发文部门、主送单位、抄送单位、公文内容摘要等信息，并经部门负责人签字确认。2.将填写完整的《公文盖章申请表》提交至公司/组织印章管理部门，印章管理部门对申请表进行审核，核对公文内容与申请表信息是否一致，确认无误后进行登记。（三）盖章审批1.印章管理部门根据公文的性质、内容和审批权限，确定盖章审批流程。2.一般公文由印章管理部门负责人审批；重要公文或涉及重大事项的公文，需经公司/组织分管领导或主要领导审批。3.审批人应认真审核公文内容，对盖章事宜进行严格把关，确保公文符合公司/组织的规定和要求。审批通过后，在《公文盖章申请表》上签字批准。（四）盖章操作1.印章管理部门根据审批通过的《公文盖章申请表》，安排专人负责盖章操作。2.盖章人员应在公文规定的盖章位置加盖公司/组织公章或专用章，确保印章清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜或遗漏。3.盖章完成后，盖章人员应在《公文盖章申请表》上记录盖章日期，并签字确认。同时，在公文上注明盖章日期和盖章人姓名。（五）盖章文件存档1.印章管理部门将盖章后的公文及《公文盖章申请表》进行整理归档，按照公司/组织档案管理规定妥善保存。2.存档文件应确保完整、准确，便于日后查阅和追溯。三、印章管理（一）印章种类与用途1.公司/组织公章：代表公司/组织的法定权威，用于各类重要公文、合同协议、对外文件等的签署。2.专用章：根据公司/组织业务需要，设置不同类型的专用章，如财务专用章、合同专用章、发票专用章等，分别用于特定业务领域的文件签署。3.部门章：各部门根据工作需要，经公司/组织批准后可刻制部门章，用于部门内部文件的流转和处理，但不得对外使用。（二）印章保管1.公司/组织公章和专用章由印章管理部门指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人保管制度，确保印章安全。3.印章保管人员不得擅自将印章转借他人使用，不得在未经批准的情况下携带印章外出。如因工作需要必须携带印章外出，需经公司/组织分管领导或主要领导批准，并办理相关手续。（三）印章使用登记1.印章管理部门应建立印章使用登记簿，详细记录印章使用情况，包括使用日期、公文名称、文号、发文部门、主送单位、抄送单位、盖章人姓名、审批人姓名等信息。2.每次印章使用后，保管人员应及时在登记簿上进行登记，并由使用人签字确认。登记簿应定期进行整理归档，保存期限按照公司/组织档案管理规定执行。（四）印章更换与废止1.因公司/组织名称变更、业务调整或印章损坏等原因，需要更换印章时，由印章管理部门提出申请，经公司/组织批准后，按照规定程序刻制新印章，并及时办理旧印章的废止手续。2.废止的印章应及时上缴印章管理部门，由印章管理部门统一封存保管，并按照规定进行销毁。销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，经公司/组织领导批准后，由专人负责监督销毁过程，并在销毁记录上签字确认。四、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自盖章的公文。2.在空白纸张或不符合规定的文件上盖章。3.伪造、变造公文或印章进行盖章。4.擅自将印章转借他人使用或允许他人代盖印章。5.因保管不善导致印章丢失、被盗用或损坏。（二）违规处理措施1.对于违规盖章行为，一经发现，视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等。2.因违规盖章行为给公司/组织造成经济损失或不良影响的，违规责任人应承担相应的赔偿责任，并负责消除不良影响。3.构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。五、附则（一）解释权本制度由公司/组织印章管理部门负责解释。（二）修订与补充本制