招采网管理制度规范

PAGE招采网管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司招采网的管理，规范招采流程，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司通过招采网进行的各类物资采购、工程发包、服务采购等活动。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规定，确保招采活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，提供公平竞争的机会，保证招采结果公正合理。3.公开透明原则：招采信息、流程、结果等应公开透明，接受公司内部监督和相关部门检查。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、招采网管理职责分工（一）采购部门1.负责制定招采计划，明确采购需求、预算、时间节点等。2.组织实施招采活动，包括供应商筛选、招标（询价、谈判等）文件编制、发布招采信息、组织开标（评标、议价等）会议等。3.与供应商进行沟通协调，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.负责招采网平台账号的日常使用和维护，及时更新采购信息。（二）法务部门1.审核招采文件、合同等法律文件，确保其合法合规，防范法律风险。2.参与招采活动，提供法律咨询和建议，处理招采过程中的法律纠纷。（三）财务部门1.负责审核采购预算，监督采购资金的使用。2.参与招采合同的审核，确保合同付款条款合理合规。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和决策依据。（四）审计部门1.对招采活动进行审计监督，检查招采流程的合规性、公正性和效益性。2.对采购合同执行情况进行审计，监督采购资金使用和物资验收等环节。（五）需求部门1.提出准确、详细的采购需求，协助采购部门制定招采文件。2.参与供应商考察、评标等环节，提供专业意见和建议。3.负责采购物资的验收工作，确保物资符合需求标准。三、招采流程规范（一）招采计划制定1.需求部门根据公司业务发展需要和实际工作需求，提前制定采购需求计划，明确采购物资（工程、服务）的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购部门对需求部门提交的采购需求计划进行审核，结合公司库存情况、预算安排等因素，综合平衡后制定年度、季度、月度招采计划，并报相关领导审批。（二）供应商管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购需求和供应商资质要求，对潜在供应商进行筛选，确定入围供应商名单。对入围供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、产品质量、售后服务等情况，评估其综合实力。2.供应商评价与考核采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价，建立供应商评价档案。根据评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行整改或淘汰。（三）招采文件编制1.采购部门根据采购需求和招采方式，编制招标（询价、谈判等）文件。2.招采文件应包括采购项目概述、采购需求、技术规格、商务条款、评标（议价）标准、投标（报价）文件格式等内容，确保文件内容完整、准确、清晰。3.法务部门对招采文件进行法律审核，确保文件合法合规，避免法律风险。（四）招采信息发布1.采购部门在招采网平台及其他指定媒体上发布招采信息，包括招标公告、询价函、谈判邀请等。2.招采信息应明确采购项目名称、内容、要求、报名时间、开标（评标、议价）时间、地点等关键信息，确保供应商能够准确了解招采情况。（五）投标（报价）文件受理1.采购部门接收供应商提交的投标（报价）文件，并进行登记和初步审核。2.对不符合要求的投标（报价）文件，采购部门应及时通知供应商补充或修改，确保投标（报价）文件符合招采文件要求。（六）开标（评标、议价）会议组织1.采购部门按照招采文件规定的时间和地点组织开标（评标、议价）会议。2.开标会议应公开唱标，公布供应商的投标报价、交货期等关键信息。3.评标（议价）会议应按照评标（议价）标准进行评审，采购部门、需求部门、法务部门等相关人员应参与评审过程，确保评审结果公正合理。4.评标（议价）结束后，采购部门应及时整理评标（议价）报告，推荐中标（成交）候选人，并报相关领导审批。（七）合同签订1.根据中标（成交）结果，采购部门与中标（成交）供应商签订采购合同。2.合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资（工程、服务）的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。3.法务部门对合同进行法律审核，确保合同合法有效，防范法律风险。（八）合同执行与验收1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.需求部门负责采购物资（工程、服务）的验收工作，按照合同约定的质量标准进行验收，填写验收报告。3.对验收不合格的物资（工程、服务），采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改、换货、退货等措施，直至验收合格。四、招采网平台使用规范（一）账号管理1.采购部门负责为本部门及相关人员申请招采网平台账号，并进行账号信息的维护和管理。2.账号申请人应妥善保管个人账号和密码，不得将账号转借他人使用。如发现账号被盗用或存在安全风险，应及时通知采购部门进行处理。3.人员离职或岗位变动时，采购部门应及时收回其账号权限，并进行账号注销或调整。（二）信息发布与更新1.采购部门应按照招采流程规范，及时在招采网平台上发布招采信息、中标（成交）结果等相关内容。2.招采信息发布后，如遇采购需求变更、招采时间调整等情况，采购部门应及时对招采信息进行更新，确保平台信息的准确性和及时性。（三）数据安全与保密1.公司员工应严格遵守国家有关数据安全和保密的法律法规，保护招采网平台上的各类数据信息安全。2.未经授权，任何人不得擅自访问、修改、删除招采网平台上的数据信息。3.在招采活动过程中，涉及的商业秘密、技术秘密等信息应严格保密，不得泄露给无关人员。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对招采活动进行审计监督，检查招采流程的合规性、公正性和效益性。2.公司内部设立举报邮箱和电话，接受员工对招采活动中违规行为的举报。对举报内容进行调查核实，如情况属实，依法依规处理相关责任人。（二）外部检查1.积极配合政府相关部门、行业协会等对公司招采活动进行检查和监督，如实提供相关资料和信息。2.根据外部检查意见和建议，及时整改招采管理工作中存在的问题，不断完善招采管理制度规范。六、违规处理（一）违规行为界定1.在招采活动中，存在以下行为之一的，视为违规行为：违反法律法规、行业标准以及公司内部规定进行招采活动。泄露招采信息、商业秘密等。与供应商串通投标（报价）、围标串标。在评标（议价）过程中营私舞弊、谋取私利。其他违反招采管理制度规范的行为。（二）违规处理措施1.对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理措施，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如