样衣保管制度规范

PAGE样衣保管制度规范一、总则1.目的为加强公司样衣的保管与管理，确保样衣的安全、完整，保证样衣流转有序，特制定本制度规范。本制度适用于公司所有样衣的保管、使用及相关流程管理。2.适用范围本制度适用于公司设计、生产、销售等环节涉及的各类样衣，包括但不限于成品样衣、半成品样衣、设计草图样衣以及各类配饰样衣等。3.基本原则样衣保管应遵循安全第一、分类存放、规范管理、便于取用的原则。确保样衣在保管过程中不受损坏、丢失，同时提高样衣的流转效率，满足公司业务开展的需要。二、样衣保管职责分工1.样衣仓库管理部门负责样衣仓库的日常管理工作，包括样衣的出入库登记、库存盘点、仓库安全维护等。按照样衣的类别、款式、尺码等进行分类存放，确保样衣存放有序，便于查找。定期对样衣仓库进行清洁、整理，保持仓库环境整洁、通风良好，防止样衣受潮、发霉、虫蛀等。2.样衣管理人员负责样衣的具体保管工作，严格执行样衣出入库手续，确保样衣数量准确、质量完好。对样衣进行定期检查，发现样衣有损坏、变质等情况及时报告，并做好记录。协助相关部门做好样衣的取用、归还等工作，提供必要的信息和支持。3.设计部门负责样衣设计稿、原始样板等资料的整理与保管，确保资料的完整性和准确性。根据业务需要，及时向样衣仓库提供新设计的样衣，并办理相关交接手续。在样衣设计过程中，对样衣的尺寸、工艺等进行标注和说明，以便样衣保管和后续使用。4.生产部门负责样衣生产过程中的质量控制和进度跟踪，确保样衣按照设计要求和生产标准制作。生产完成后，及时将样衣交付给样衣仓库，并提供样衣的生产记录、质量检验报告等相关资料。根据业务需求，从样衣仓库取用样衣进行生产参考或质量比对，使用完毕后及时归还。5.销售部门负责样衣在销售过程中的展示、使用和管理，根据客户需求及时从样衣仓库取用样衣，并做好样衣的借用登记。销售结束后，督促客户及时归还样衣，如发现样衣有损坏或丢失情况，及时与样衣仓库沟通并协助处理。定期向样衣仓库反馈样衣在销售过程中的使用情况和客户意见，为样衣的改进和管理提供参考。三、样衣入库管理1.入库流程样衣制作完成后，生产部门应填写《样衣入库单》，详细注明样衣的款式、数量、尺码、颜色、制作日期、质量状况等信息。将填写完整的《样衣入库单》连同样衣一并提交给样衣仓库管理人员。样衣仓库管理人员对样衣进行核对，检查样衣的数量、质量、款式等是否与《样衣入库单》一致。核对无误后，在《样衣入库单》上签字确认，并将样衣按照规定的存放位置进行入库。2.入库验收标准样衣的款式应符合设计要求，尺寸准确，工艺制作精细，无明显瑕疵。样衣的面料、辅料应符合质量标准，颜色、质地等应与设计要求一致。样衣的配饰应齐全、完好，与样衣整体搭配协调。样衣的包装应完好，能够有效保护样衣在运输和存放过程中不受损坏。3.入库登记样衣仓库管理人员应建立样衣库存台账，详细记录样衣的入库时间、款式、数量、尺码、颜色、存放位置等信息。对每一款样衣进行编号管理，编号应具有唯一性，便于查询和管理。编号应在样衣入库时及时标注在样衣上，并在库存台账中记录。四、样衣存放管理1.存放环境要求样衣仓库应保持干燥、通风良好，温度和湿度适宜，防止样衣受潮、发霉、虫蛀等。仓库内温度应控制在[具体温度范围]，湿度应控制在[具体湿度范围]。仓库应配备必要的消防设备和安全设施，如灭火器、消火栓、防盗门窗等，确保样衣存放安全。仓库应定期进行清洁和消毒，防止灰尘、杂物等对样衣造成污染。2.分类存放原则样衣应按照款式、类别、季节、尺码等进行分类存放。例如，可分为男装样衣、女装样衣、童装样衣；上衣样衣、裤子样衣、裙子样衣等。同一类别的样衣应按照尺码顺序排列，便于查找和取用。对于不同季节的样衣，应分区域存放，以便于管理和展示。3.标识管理在样衣存放区域应设置明显的标识牌，注明样衣的款式、类别、尺码范围等信息，便于快速查找。样衣上应标注清晰且不易褪色的编号，编号应与库存台账中的记录一致。对于有特殊要求或注意事项的样衣，应在样衣上或存放区域附近进行明确标识，如“小心轻放”“防潮”“防虫”等。五、样衣取用管理1.取用流程因工作需要取用样衣时，使用部门应填写《样衣借用单》，注明样衣的款式、数量、借用时间、用途等信息。将填写完整的《样衣借用单》提交给样衣仓库管理人员。样衣仓库管理人员根据《样衣借用单》进行核对，确认样衣库存情况。如有库存，办理样衣出库手续，将样衣交付给借用部门，并在《样衣借用单》上签字确认。借用部门在使用样衣过程中应妥善保管，不得擅自更改样衣的款式、颜色、尺寸等。如需对样衣进行修改或调整，应提前征得样衣仓库管理人员和相关部门的同意。2.借用期限样衣借用期限一般不得超过[具体借用天数]，如有特殊情况需要延长借用期限，借用部门应提前向样衣仓库管理人员提出申请，经批准后方可延长。3.归还管理借用部门使用完毕样衣后，应及时填写《样衣归还单》，注明样衣的归还时间、款式、数量、质量状况等信息。将填写完整的《样衣归还单》连同样衣一并提交给样衣仓库管理人员。样衣仓库管理人员对归还样衣进行核对，检查样衣的数量、质量、款式等是否与《样衣归还单》一致。核对无误后，在《样衣归还单》上签字确认，并将样衣重新入库。如发现归还样衣有损坏、丢失等情况，借用部门应及时说明原因，并按照规定进行赔偿。赔偿标准按照样衣的成本价值进行计算，具体赔偿金额由公司相关部门核定。六、样衣盘点管理1.盘点周期样衣仓库应定期进行盘点，确保样衣数量准确、账实相符。盘点周期分为月度小盘点和年度大盘点。月度小盘点应在每月末进行，由样衣仓库管理人员自行组织，对样衣的库存数量进行核对和清点。年度大盘点应在每年年末进行，由公司财务部门、审计部门等相关人员组成盘点小组，对样衣仓库进行全面盘点。2.盘点方法盘点时，应按照样衣的编号顺序逐一清点，确保样衣数量准确无误。对于有包装的样衣，应检查包装是否完好，包装内样衣数量是否与标注一致。对于挂放的样衣，应逐一核对样衣的编号、款式、尺码等信息，确保与库存台账记录相符。3.盘点结果处理月度小盘点结束后，样衣仓库管理人员应编制《月度样衣盘点报告》，详细记录盘点情况，包括样衣的实际库存数量、与库存台账的差异等。如发现差异，应及时查找原因，并进行调整。年度大盘点结束后，盘点小组应编制《年度样衣盘点报告》，对全年样衣的盘点情况进行总结和分析。如发现重大差异或盘亏、盘盈情况，应及时查明原因，提出处理意见，并报公司管理层审批。根据盘点结果，对库存台账进行调整，确保账实相符。同时，对样衣保管过程中存在的问题进行总结和改进，完善样衣保管制度和流程。七、样衣报废管理1.报废条件样衣因款式过时、质量严重损坏、无法修复等原因失去使用价值的，可申请报废。根据公司业务发展需要，经公司管理层批准，对不再需要保留的样衣可进行报废处理。2.报废流程使用部门或样衣仓库管理人员填写《样衣报废申请单》，注明样衣的款式、数量、报废原因等信息，并附上相关证明材料，如质量检验报告、损坏照片等。将填写完整的《样衣报废申请单》提交给样衣仓库管理人员进行初步审核，审核通过后提交给公司相关部门负责人审批。公司相关部门负责人根据申请单内容和实际情况进行审批，审批通过后，样衣仓库管理人员按照规定的报废处理方式对样衣进行处理，并做好记录。3.报废处理方式对于可回收利用的样衣面料、辅料等，应进行回收处理，交予公司指定的回收部门或供应商。对于无法回收利用的样衣，应按照环保要求进行妥善处理，如销毁、捐赠等，确保不对环境造成污染。在样衣报废处理过程中，应做好相关记录，包括报废时间、报废样衣的款式、数量、处理方式等，以备查询和审计。八、样衣安全与保密管理1.安全管理样衣仓库应加强安全防范措施，确保样衣的安全。仓库门窗应安装防盗设施，配备监控设备，24小时监控仓库情况。严禁无关人员进入样衣仓库，因工作需要进入仓库的人员，必须经过批准，并在仓库管理人员的陪同下进入。样衣仓库管理人员应定期对仓库安全设施进行检查和维护，确保设施完好有效。如发现安全隐患，应及时报告并采取措施进行处理。2.保密管理样衣涉及公司的设计理念、产品款式、工艺技术等商业机密信息，样衣保管人员应严格遵守公司的保密制度，对样衣信息予以保密。未经公司授权，任何人不得擅自将样衣信息泄露给外部单位或个人。在样衣的取用、归还、盘点等过程中，应注意对样衣信息的保护，防止信息泄露。九、监督与考核1.监督机制公司设立样衣保管监督小组，由公司管理层、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对样衣保管制度的执行情况进行监督检查。监督小组定期对样衣仓库进行检查，包括样衣的存放、出入库管理、盘点等情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.考核办法制定样衣保管人员考核标准，对样衣保管人员的工作表现进行考核。考核内容包括样衣