审批章使用制度规范

PAGE审批章使用制度规范一、总则（一）目的为加强公司审批章的管理，规范审批章的使用流程，确保公司各项业务审批的合法性、严肃性和准确性，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及使用审批章的部门和人员。（三）审批章定义公司审批章是指在公司业务活动中，用于证明文件、合同、协议等具有法律效力的审批确认的印章。二、审批章的种类及用途（一）公司公章1.用途：代表公司对外行使权力，具有最高法律效力。用于签署各类重要合同、协议、文件，办理工商登记、税务申报、银行开户等重大事项。2.使用范围：由公司法定代表人或经法定代表人授权的特定人员使用。（二）合同专用章1.用途：专门用于签订公司各类经济合同。明确合同双方的权利和义务，保障合同的顺利履行。2.使用范围：由公司合同管理部门负责人或经授权的合同承办人使用。（三）财务专用章1.用途：主要用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。确保财务活动的规范和准确。2.使用范围：由公司财务部门负责人或经授权的财务人员使用。（四）法人章1.用途：作为公司法定代表人的个人印鉴，在特定情况下用于代表法定代表人行使职权。2.使用范围：由公司法定代表人本人或经其特别授权的人员使用。三、审批章的保管（一）保管原则1.审批章必须指定专人负责保管，确保印章安全。2.保管人员应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印章交予他人使用。（二）保管地点1.公司公章、合同专用章、财务专用章应存放于公司保险柜或专门的印章保管室，确保存放地点安全可靠，具备防火、防盗、防潮等条件。2.法人章可由法定代表人自行保管或存放于其办公室的安全抽屉内。（三）保管人员职责1.负责审批章的日常保管，确保印章存放安全，无遗失、被盗等情况发生。2.严格按照本制度规定的使用流程和审批权限，办理印章使用手续，对每一次印章使用进行详细登记。3.定期检查印章的使用情况，发现异常及时向公司领导报告，并采取相应措施。4.未经批准，不得私自将审批章带出公司使用。如因特殊情况需要带出，须经公司主要领导批准，并办理相关借用手续，使用完毕后及时归还。四、审批章的使用流程（一）申请1.凡需使用审批章的部门或个人，应填写《审批章使用申请表》，详细注明用章事项、用章文件名称、用章份数、用章时间等信息。2.申请表应由申请部门负责人或申请人签字，并经相关业务主管领导审核同意。（二）审核1.申请表提交至印章保管部门后，保管人员应对申请内容进行初步审核，检查申请信息是否完整、准确，审批手续是否齐全。2.对于重大事项或涉及金额较大的合同用章申请，印章保管部门应及时提交公司领导进行二次审核，确保用章决策的科学性和准确性。（三）用章1.经审核通过的申请，由印章保管人员在用章登记本上进行详细登记，记录用章时间、用章事项、申请人、批准人等信息。2.用章时，保管人员应严格按照申请内容使用审批章，确保印章加盖位置准确、清晰，与文件内容相符。3.使用完毕后，保管人员应立即将审批章收回，妥善保管。（四）登记备案1.印章保管人员应定期对审批章的使用情况进行汇总，填写《审批章使用情况登记表》，详细记录每一次用章的相关信息。2.《审批章使用情况登记表》应妥善保存，作为公司档案资料的一部分，以备查阅和审计。五、审批章使用的审批权限（一）一般事项1.对于一般性文件、通知、证明等的用章，由申请部门负责人审核签字后，报分管领导批准即可使用。2.分管领导应根据公司相关规定和业务实际情况，对用章申请进行认真审核，确保用章事项合法合规。（二）重大事项1.涉及公司重大决策、重要合同签订、大额资金支出等重大事项的用章，必须经公司总经理或董事长批准。2.公司领导在审批重大事项用章申请时，应充分考虑事项的风险和影响，进行全面、深入的评估，确保公司利益不受损害。（三）特殊情况1.在紧急情况下，如因不可抗力因素导致需立即使用审批章处理相关业务，但无法及时履行正常审批手续时，申请人应电话或书面形式向公司主要领导报告，经同意后可先行用章，但事后应及时补办审批手续。2.对于特殊情况的用章申请，公司领导应在事后进行严格审查，如发现问题应及时采取措施进行纠正。六、审批章使用的禁止规定（一）严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖审批章。（二）未经批准，任何人不得擅自使用审批章为他人或其他单位提供担保、抵押等。（三）不得将审批章转借他人使用，严禁使用审批章从事违法违规活动。（四）严禁在与公司业务无关的文件或事项上加盖审批章。七、监督与检查（一）公司内部审计部门应定期对审批章的使用情况进行审计检查，重点检查用章流程是否规范、审批手续是否齐全、登记记录是否完整等。（二）对于审计检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反本制度规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。（三）公司各部门应积极配合审计部门的工作，如实提供与审批章使用相关的文件、资料和信息。八、责任追究（一）因保管不善导致审批章遗失、被盗或损坏的，保管人员应承担相应的赔偿责任，并视情节轻重给予纪律处分。（二）未经批准擅自使用审批章或违反本制度规定使用审批章的，对直接责任人给予警告、罚款等处罚；情节严重的，解除劳动合同，并依法追究其法律责任。（三）因