合同审核制度规范

PAGE合同审核制度规范一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同审核流程，有效防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同、协议（以下统称“合同”）。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应严格遵守国家法律法规及相关行业标准。2.风险防控原则：注重对合同风险的识别、评估和控制，确保公司利益不受损害。3.全面审核原则：对合同的各项条款进行全面、细致的审核，避免出现重大疏漏。4.效率与质量并重原则：在保证审核质量的前提下，提高审核效率，确保合同及时签订和履行。二、合同审核职责分工（一）业务部门1.负责合同的起草、谈判、前期调查等工作。2.对合同所涉及的业务内容、技术要求、商务条款等的真实性、准确性、完整性负责。3.配合审核部门对合同进行审核，并根据审核意见进行修改完善。（二）法务部门1.负责对合同的合法性、合规性进行审核。2.审查合同条款是否存在法律风险，提出法律意见和建议。3.参与重大合同的谈判，从法律角度提供专业支持。（三）财务部门1.负责对合同涉及的财务条款进行审核。2.审查合同的付款方式、结算周期、资金安排等是否符合公司财务制度和资金管理要求。3.评估合同对公司财务状况和经营成果的影响。（四）审计部门1.根据需要对合同进行审计监督。2.检查合同签订和履行过程中是否存在违规行为，提出审计意见。（五）其他相关部门根据合同涉及的具体业务领域，由相关专业部门参与审核，提供专业意见。三、合同审核流程（一）送审1.业务部门完成合同起草后，应填写《合同送审表》，详细说明合同名称、对方当事人、合同标的、金额、履行期限等基本情况，并附上合同草案及相关背景资料。2.将《合同送审表》及合同草案提交至本部门负责人审核签字后，送法务部门进行合法性审核。（二）初审1.法务部门收到送审合同后，应在[X]个工作日内完成初审。2.初审主要审查合同的主体资格、形式要件、条款内容等是否符合法律法规要求，是否存在法律风险。3.法务部门初审后，出具《合同初审意见》，明确指出合同存在的问题及修改建议，并将合同及初审意见一并送财务部门进行财务审核。（三）财务审核1.财务部门收到送审合同及法务初审意见后，应在[X]个工作日内完成财务审核。2.财务审核主要审查合同的财务条款是否合理、可行，是否符合公司财务制度和资金管理要求。3.财务部门审核后，出具《合同财务审核意见》，对合同的付款方式、结算周期、资金安排等提出意见和建议，并将合同及审核意见送回法务部门。（四）会审1.法务部门收到财务审核意见后，组织业务部门、财务部门及其他相关部门进行会审。2.会审以会议形式进行，各部门就合同的相关条款进行讨论，充分发表意见，共同协商解决合同中存在的问题。3.会审结束后，法务部门根据会审意见，对合同进行修改完善，形成合同审核报告。（五）审批1.合同审核报告经各部门审核通过后，提交至公司分管领导审批。2.公司分管领导应在[X]个工作日内完成审批，并签署审批意见。3.对于重大合同或涉及金额较大的合同，需提交公司总经理办公会审议通过后，由总经理签署审批意见。（六）签订与存档1.经审批通过的合同，由业务部门负责与对方当事人签订。2.合同签订后，业务部门应将合同原件一份交法务部门存档，同时将合同副本分送财务部门、审计部门及其他相关部门备案。3.法务部门应建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行详细记录。四、合同审核内容（一）主体资格审查1.审查对方当事人是否具有合法的经营资格和相应的民事行为能力。2.核实对方当事人的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关文件的真实性、有效性。3.对于自然人作为合同主体的，审查其身份证件的真实性及是否具有完全民事行为能力。（二）合同形式审查1.合同应当采用书面形式，审查合同文本是否符合法律规定的形式要求。2.合同文本应具备合同名称、当事人名称或姓名、住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等基本条款。3.合同如有附件，应审查附件是否齐全、与合同正文是否一致，并在合同中明确约定附件的效力。（三）条款内容审查1.标的条款：审查合同标的是否明确、具体，是否符合公司业务需求和经营范围。2.数量条款：审查数量的约定是否准确、清晰，是否有明确的计量方法和计量单位。3.质量条款：审查质量标准的约定是否明确、具体，是否符合国家或行业标准，是否便于检验和验收。4.价款或者报酬条款：审查价款或者报酬的约定是否合理、公平，是否明确了支付方式、支付时间和支付条件。5.履行期限、地点和方式条款：审查履行期限的约定是否合理，是否明确了履行地点和履行方式，是否有利于公司履行合同义务和控制风险。6.违约责任条款：审查违约责任的约定是否明确、具体，是否具有可操作性，是否足以保障公司的合法权益。7.解决争议的方法条款：审查解决争议的方法是否明确，是否符合法律规定，是否有利于公司维护自身权益。（四）合法性审查1.审查合同内容是否符合法律法规的强制性规定，是否存在违法违规行为。2.审查合同条款是否侵犯国家利益、社会公共利益或他人合法权益。3.审查合同的签订和履行是否符合法定程序和手续。（五）风险评估1.对合同可能面临的风险进行识别和评估，包括市场风险、信用风险、法律风险、技术风险等。2.针对识别出的风险，提出相应的防范措施和建议，确保合同风险可控。五、合同变更与解除管理（一）变更1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应按照合同审核流程进行审核，经审批通过后生效。3.合同变更后，业务部门应及时通知相关部门，并对合同台账进行更新。（二）解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时与对方当事人协商解除合同，并签订书面的合同解除协议。2.合同解除协议应按照合同审核流程进行审核，经审批通过后生效。3.合同解除后，业务部门应及时清理合同履行情况，办理相关结算手续，并通知相关部门。六、合同纠纷处理（一）纠纷防范1.加强合同管理，严格履行合同义务，避免因自身原因引发合同纠纷。2.在合同签订和履行过程中，注意收集、保存相关证据，如合同文本、往来函件、会议纪要、验收报告等。（二）纠纷处理1.合同发生纠纷时，业务部门应及时向公司报告，并会同法务部门等相关部门进行分析研究，制定纠纷处理方案。2.根据纠纷处理方案，积极与对方当事人协商解决纠纷，协商不成的，应及时通过仲裁或诉讼等法律途径解决。3.在纠纷处理过程中，应充分利用法律手段维护公司合法权益，同时注意维护公司形象和声誉。七、监督与考核（一）监督检查1.审计部门定期对合同的签订和履行情况进行审计监督，检查合同审核制度的执行情况。2.法务部门对合同的合法性进行跟踪检查，及时发现和纠正合同履行过程中存在的法律问题。3.各部门应定期对本部门签订的合同进行自查，发现问题及时整改。（二）考核评价1.建立合同审核工作考核评价机制，对合同审核部门及相关人员的工作进行考核评价。