规范行政工作管理制度

PAGE规范行政工作管理制度一、总则（一）目的为了加强公司行政工作的规范化管理，提高行政工作效率，确保公司各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括各部门、各岗位的行政事务处理及相关工作流程。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保公司行政工作合法合规。2.规范化原则：建立健全各项行政工作流程和标准，实现行政工作的规范化、标准化。3.高效性原则：优化行政工作流程，提高工作效率，降低运营成本。4.服务性原则：以服务公司全体员工为宗旨，为公司各项业务提供有力支持。二、行政工作组织架构及职责（一）行政部门组织架构行政部门设部门经理一名，下设行政专员、后勤专员、档案管理员等岗位。（二）各岗位职责1.部门经理全面负责行政部门的日常管理工作，制定部门工作计划和目标，并组织实施。协调行政部门与其他部门之间的工作关系，确保行政工作的顺利开展。负责行政费用的预算编制、控制和审核，合理安排行政资源。对行政工作中的重大事项进行决策，及时向上级领导汇报工作进展情况。2.行政专员负责公司各类文件、通知、报告等的起草、审核、印发和存档工作。组织安排公司各类会议、活动，做好会议记录和活动策划、执行工作。负责公司办公用品、设备的采购、管理和发放工作，确保物资供应及时、充足。协助处理公司对外联络、接待工作，维护公司良好形象。负责公司员工考勤管理，统计考勤数据，处理考勤异常情况。3.后勤专员负责公司办公区域的环境卫生管理，定期进行清洁、消毒工作。负责公司办公设备、设施的日常维护和保养工作，及时处理设备故障。负责公司食堂、宿舍等后勤保障工作的管理，确保员工生活需求得到满足。负责公司车辆的调度、管理和维护工作，保障公司公务用车需求。4.档案管理员负责公司各类档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案资料的完整性和安全性。建立健全档案管理制度，制定档案分类标准和编号规则，便于档案查询和利用。按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁工作，确保档案管理的规范性。三、行政工作流程规范（一）文件管理流程1.文件起草各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合法律法规和公司政策要求，语言表达准确、清晰。文件起草完成后，由起草部门负责人审核，确保文件内容的准确性和可行性。2.文件审核审核部门收到文件后，应在规定时间内完成审核工作。审核内容包括文件格式、内容、逻辑等方面，确保文件质量。对于涉及重要事项或重大决策的文件，应组织相关部门进行会审，充分征求意见，确保文件的科学性和合理性。3.文件印发文件审核通过后，由行政专员按照公司发文流程进行编号、排版、印发。文件印发后，行政专员应及时将文件分发给相关部门和人员，并做好文件发放记录。4.文件存档文件印发后，行政专员应及时将文件原稿、审核意见、印发记录等相关资料进行整理，按照档案管理规定进行存档。档案管理员应定期对文件进行整理、清查，确保档案资料的完整性和安全性。（二）会议管理流程1.会议计划各部门根据工作需要提前制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并提交行政部门汇总。行政部门根据各部门提交的会议计划，结合公司整体工作安排，制定公司月度会议计划，并报公司领导审批。2.会议筹备行政专员根据会议计划，负责会议场地的预订、设备调试、资料准备等工作。对于重要会议，行政专员应提前通知参会人员，并提醒参会人员做好会议准备工作。3.会议组织会议开始前，行政专员应检查会议场地、设备等准备情况，确保会议顺利进行。会议过程中，行政专员应做好会议记录，记录会议讨论内容、决议事项等信息。会议结束后，行政专员应及时整理会议记录，形成会议纪要，并发送给参会人员和相关部门。4.会议跟进相关部门应按照会议决议事项，及时落实工作任务，并将工作进展情况反馈给行政部门。行政部门应定期对会议决议事项的执行情况进行跟进、检查，确保会议决议得到有效落实。（三）办公用品管理流程1.需求申请各部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，注明办公用品名称、规格、数量等信息，并提交行政部门。行政部门根据各部门提交的需求申请表，结合办公用品库存情况，进行综合审核，确定办公用品采购计划。2.采购执行行政专员根据办公用品采购计划，选择合格的供应商进行采购。采购过程中应严格按照公司采购制度执行，确保采购物品的质量和价格合理。办公用品采购完成后，行政专员应及时办理入库手续，将采购物品登记入账，并更新办公用品库存台账。3.发放领用各部门员工根据工作需要，填写办公用品领用申请表，经部门负责人签字批准后，到行政部门领取办公用品。行政专员根据办公用品领用申请表，按照规定的标准发放办公用品，并做好发放记录。4.库存管理档案管理员应定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。对于库存数量不足或过期的办公用品，行政专员应及时提出采购申请，补充库存。（四）考勤管理流程1.考勤记录公司员工应按照公司规定的作息时间按时上下班，不得迟到、早退、旷工。各部门负责人应指定专人负责本部门员工的考勤记录工作，如实记录员工的出勤情况。2.考勤统计每月初，各部门考勤负责人应将本部门上月考勤记录汇总后提交给行政部门。行政专员根据各部门提交的考勤记录，进行统一汇总、统计，生成公司月度考勤报表。3.考勤公示行政部门应将公司月度考勤报表在公司内部进行公示，公示期为[X]个工作日。员工如对考勤报表有异议，应在公示期内及时向行政部门提出申诉，行政部门应进行调查核实，并及时反馈处理结果。4.考勤处理根据公司考勤制度，对迟到、早退、旷工等违纪行为进行相应的处理。处理方式包括警告、罚款、绩效扣分等。行政部门应将考勤处理结果及时通知相关部门和员工，并在员工档案中进行记录。四、行政资源管理规范（一）办公用品管理1.办公用品的采购应遵循经济、实用、节约的原则，优先选择环保、质量可靠的产品。2.建立办公用品领用登记制度，员工领用办公用品时应签字确认，严禁浪费和私自挪用。3.定期对办公用品库存进行盘点，及时补充短缺物品，避免积压浪费。（二）办公设备管理1.办公设备的购置应根据工作需要和预算安排，进行充分的市场调研，选择性价比高的产品。2.建立办公设备台账，详细记录设备的型号、购置时间、使用部门、维护情况等信息。3.定期对办公设备进行维护保养，确保设备正常运行。对于设备故障，应及时联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。4.办公设备的报废应按照公司规定的程序进行审批，报废设备应及时清理，妥善处理。（三）车辆管理1.公司车辆由后勤专员统一调度和管理，车辆使用应严格按照规定的用途和范围进行。2.建立车辆使用登记制度，驾驶员每次出车前应填写出车记录，包括出车时间、地点、事由、里程数等信息。3.定期对车辆进行保养和维护，确保车辆性能良好、安全可靠。驾驶员应定期对车辆进行检查，发现问题及时报告并处理。4.车辆的维修和保养应选择正规的维修厂家，维修费用应严格按照公司规定的审批流程进行报销。5.驾驶员应严格遵守交通法规，确保行车安全。因驾驶员责任导致的交通事故，应按照公司相关规定进行处理。五、行政费用管理规范（一）费用预算1.行政部门应根据公司年度工作计划和实际需求，编制行政费用预算。预算内容包括办公用品费用、办公设备购置费用、车辆费用、会议费用、接待费用等。2.行政费用预算应经公司领导审批后执行，预算执行过程中应严格控制费用支出，不得超预算开支。（二）费用报销1.行政费用报销应严格按照公司财务制度执行，报销凭证应真实、合法、有效。2.报销人应在费用发生后及时填写报销申请表，附上相关发票、收据等凭证，经部门负责人审核签字后，提交给行政部门审核。3.行政部门对报销申请进行审核，重点审核报销凭证的真实性、合法性、完整性以及费用支出的合理性。审核通过后，报公司领导审批。4.公司领导审批通过后，报销人将报销申请表及相关凭证提交给财务部门，财务部门按照规定进行报销支付。（三）费用控制1.行政部门应定期对行政费用支出情况进行分析，对比预算执行情况，及时发现问题并采取措施加以解决。2.严格控制各项行政费用的支出标准，对于超出标准的费用支出，应进行专项审批。3.加强对行政资源的管理，提高资源利用效率，降低行政成本。六、行政工作监督与考核（一）监督机制1.公司设立行政工作监督小组，由公司领导、各部门负责人代表组成，负责对行政工作进行定期监督检查。2.监督小组应定期对行政工作的各项制度执行情况、工作流程规范情况、行政资源管理情况等进行检查，发现问题及时提出整改意见。3.行政部门应定期向监督小组汇报行政工作进展情况和存在的问题，接受监督小组的指导和监督。（二）考核办法1.建立行政工作绩效考核制度，对行政部门及行政人员的工作业绩、工作态度、工作能力等方面进行全面考核。2.考核指标包括工作任务完成情况、工作质量、工作效率、团队协作、服务满意度等。3.考核方式