国企行政制度规范

PAGE国企行政制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司行政工作流程，提高行政工作效率，确保行政工作的准确性和规范性，为公司各项业务的顺利开展提供有力支持，促进公司整体运营的高效有序。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括总部及各下属分支机构、子公司等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保公司行政工作合法合规。2.高效准确原则：优化行政工作流程，提高工作效率，保证各项行政事务处理的准确性。3.服务至上原则：以服务公司员工和业务发展为宗旨，提供优质、高效的行政服务。4.统一规范原则：对公司行政工作的各项内容进行统一规范，确保执行标准一致。二、行政事务管理（一）公文管理1.公文种类公司公文主要包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等。2.公文格式公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。公司公文格式应符合国家相关标准及公司内部规定，确保公文的规范性和严肃性。3.公文起草公文起草应主题明确、内容准确、逻辑清晰、语言规范。涉及多个部门的公文应充分征求相关部门意见。起草人应认真核对公文内容，确保数据准确、事实清楚，避免出现错别字、语病等问题。完成后提交部门负责人审核。4.公文审核部门负责人对起草的公文进行审核，重点审核公文内容是否符合公司政策、法规要求，是否与其他相关规定一致，格式是否规范等。审核通过后，由起草人将公文提交至行政部门进行编号、排版等处理。5.公文签发公司重要公文需经公司领导签发。签发人应认真审阅公文内容，对公文的准确性、规范性和有效性负责。6.公文印发行政部门根据领导签发的公文进行印发，确保公文格式规范、印刷清晰。印发范围应严格按照领导批示执行，同时做好公文的登记、发放等工作。7.公文归档公文办理完毕后，行政部门应及时将公文整理归档，按照年度、类别等进行分类存放，便于查询和查阅。电子公文应做好备份存储，确保数据安全。（二）会议管理1.会议分类公司会议分为公司级会议、部门会议、专项会议等。公司级会议包括年度工作会议、季度工作会议、月度工作会议等，主要传达公司战略决策、总结工作进展、部署下一阶段工作任务。部门会议由各部门自行组织召开，用于部门内部工作沟通、任务分配、问题协调等。专项会议针对特定项目、工作事项等召开，旨在集中讨论和解决相关问题。2.会议组织会议组织部门应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并及时通知相关人员。对于重要会议，应提前准备会议资料，如会议议程、汇报材料、讨论文件等，确保参会人员提前了解会议内容，提高会议效率。会议组织部门应安排专人负责会议记录，详细记录会议讨论内容、决议事项、责任分工等，会后及时整理形成会议纪要。3.会议纪要会议纪要应准确、客观地反映会议主要内容和决议事项，明确责任人和完成时间。会议纪要经会议主持人审核后，及时发送给参会人员及相关部门，并督促责任部门按照会议决议执行。4.会议跟进行政部门负责对会议决议事项的执行情况进行跟踪检查，定期向公司领导汇报。对于未按时完成的决议事项，行政部门应及时督促责任部门说明原因，并协调相关部门采取措施解决问题，确保会议决议得到有效落实。（三）印章管理1.印章种类公司印章主要包括公司公章、法人章、部门章、合同专用章等。2.印章使用范围公司公章用于公司对外的重要文件签署、合同签订、证明开具等。法人章用于特定的法人授权事项。部门章用于部门内部工作文件、通知等的盖章。合同专用章用于公司各类合同的签订。3.印章保管公司公章由行政部门指定专人保管，法人章、合同专用章等根据使用情况由相关部门或专人保管。印章保管人员应妥善保管印章，确保印章安全，不得随意将印章交予他人使用。4.印章使用审批使用公司印章需填写《印章使用申请表》，注明使用事由、文件名称、使用部门、使用人等信息。申请表经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司主要领导审批。重大事项需经公司领导集体研究决定。5.印章使用登记印章保管人员应建立印章使用登记台账，详细记录印章使用日期、使用事由、文件名称、使用部门、使用人、审批人等信息，确保印章使用记录可查。6.印章归还印章使用完毕后，使用人应及时将印章归还保管人员，保管人员核对无误后在登记台账上注明归还情况。（四）办公用品管理1.办公用品采购行政部门根据公司实际需求，制定办公用品采购计划，明确采购种类、数量、预算等。采购计划经公司领导审批后，按照公司采购流程进行采购。选择合格的供应商，确保办公用品质量可靠、价格合理。2.办公用品发放行政部门设立办公用品发放台账，对办公用品的入库、发放情况进行详细记录。员工根据工作需要领用办公用品，填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人签字后到行政部门领取。行政部门定期对办公用品的领用情况进行统计分析，合理控制办公用品消耗，避免浪费。3.办公用品保管行政部门应设立专门的办公用品仓库，对采购回来的办公用品进行分类存放，确保办公用品存放安全、整齐有序。定期对仓库进行盘点，保证账实相符。（五）车辆管理1.车辆配置公司根据业务需要配置公务车辆，明确车辆用途、使用部门等。2.车辆调度行政部门负责车辆的调度安排，根据工作需要合理调配车辆资源。用车部门提前填写《车辆使用申请表》，注明用车时间、地点、事由、乘车人数等信息，经部门负责人审核后报行政部门。行政部门根据车辆使用情况进行调度安排，优先保障重要公务活动用车。3.车辆维修与保养行政部门负责建立车辆维修与保养档案，记录车辆维修保养情况。车辆出现故障或需要保养时，驾驶员应及时向行政部门报告。行政部门根据车辆实际情况安排维修保养，并选择合格的维修保养厂家，确保维修保养质量。维修保养费用按照公司财务制度进行报销审批。4.车辆安全管理驾驶员应严格遵守交通法规，确保行车安全。定期对车辆进行安全检查，及时排除安全隐患。行政部门应加强对驾驶员的安全教育培训，提高驾驶员安全意识和责任意识。车辆发生交通事故时，驾驶员应立即报告行政部门和交警部门，并按照相关规定妥善处理。三、人力资源行政（一）员工招聘与录用1.招聘计划根据公司发展战略和业务需求，各部门制定年度员工招聘计划，明确招聘岗位、人数、任职要求等。招聘计划经公司领导审批后报行政部门。2.招聘渠道行政部门通过公司官网、招聘平台、校园招聘、人才市场等多种渠道发布招聘信息，吸引优秀人才应聘。3.招聘流程应聘人员提交简历后，行政部门进行初步筛选，符合基本条件的人员进入面试环节。面试分为部门面试和综合面试，部门面试由用人部门负责人进行，主要考察专业技能和岗位匹配度；综合面试由公司领导、人力资源部门等组成面试小组进行，全面评估应聘人员综合素质。根据面试结果，确定拟录用人员名单，经公司领导审批后办理录用手续。4.入职手续新员工入职时，行政部门负责办理入职手续，包括签订劳动合同、发放工作证件、介绍公司规章制度等。同时，协助新员工完成办公设备、办公用品领用等工作。（二）员工培训与发展1.培训需求分析行政部门定期组织各部门进行培训需求调查，了解员工培训需求和业务发展对员工能力的要求。2.培训计划制定根据培训需求分析结果，行政部门制定年度员工培训计划，明确培训内容、培训方式、培训时间、培训师资等。培训计划经公司领导审批后组织实施。3.培训实施内部培训：邀请公司内部专家、业务骨干担任培训讲师，开展各类业务知识、技能培训。外部培训：根据培训需求，选派员工参加外部专业培训机构举办的培训课程。在线学习：利用网络学习平台，为员工提供丰富的在线学习资源，方便员工自主学习。4.培训效果评估培训结束后，行政部门通过考试、实际操作、问卷调查等方式对培训效果进行评估。根据评估结果，总结经验教训，为后续培训改进提供参考。（三）员工绩效考核1.考核制度制定行政部门会同人力资源部门制定员工绩效考核制度，明确考核周期、考核内容、考核方式、考核标准等。2.考核实施月度考核：员工每月填写《月度绩效考核自评表》，部门负责人根据员工工作表现进行评分，形成部门月度考核结果。年度考核：年度考核以月度考核为基础，结合员工全年工作表现，由部门负责人、人力资源部门、公司领导等进行综合评价，确定员工年度考核等级。3.考核结果应用绩效奖金发放：根据员工绩效考核结果，发放相应的绩效奖金。岗位调整：对于考核结果优秀的员工，给予晋升、调岗等激励；对于考核不达标员工，进行培训辅导、岗位调整或解除劳动合同等处理。（四）员工福利与保险1.福利管理行政部门负责制定公司员工福利政策，包括节日福利、生日福利、定期体检、团建活动等。按照福利政策组织实施相关福利项目，确保员工享受应有的福利待遇。2.保险管理行政部门为员工办理社会保险（养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险）和住房公积金等法定保险。及时了解保险政策变化，做好保险缴纳、理赔等相关工作。四、财务管理行政（一）费用报销管理1.报销制度制定公司费用报销制度，明确费用报销范围、报销标准、报销流程等。2.报销流程员工发生费用支出后，应及时收集整理相关发票、凭证等报销资料，并填写《费用报销申请表》。申请表经部门负责人审核签字后，报财务部门审核。财务部门重点审核报销凭证的真实性、合法性、完整性以及报销金额是否符合标准。审核通过后，报公司领导审批。审批通过后，财务部门按照公司财务制度进行报销支付。3.报销监督行政部门会同财务部门定期对费用报销情况进行检查，发现问题及时督促整改。对于违规报销行为，按照公司规定进行严肃处理。（二）预算管理1.预算编制行政部门协助财务部门组织各部门编制年度预算，明确预算项目、预算金额、预算执行时间等。预算编制应结合公司战略目标和业务发展需求，确保预算的科学性和合理性。2.预算执行与监控各部门严格按照预算执行，行政部门会同