档案室配备制度规范

PAGE档案室配备制度规范一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本档案室配备制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的相关行为。（三）基本原则1.合法性原则：档案管理工作必须符合国家法律法规及行业标准要求。2.完整性原则：确保档案资料的全面收集、整理和保存，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。4.便利性原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案室设施配备（一）档案库房1.选址要求应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，避免靠近水源、火源和污染源。库房应远离强磁场源，防止档案信息被磁化损坏。2.面积规划根据公司档案数量和增长趋势，合理规划库房面积。一般每1000卷（件）档案需配备不低于20平方米的库房面积。同时应预留一定的空间用于档案整理、搬运和设备存放。3.建筑结构库房应采用坚固耐用的建筑结构，具备良好的防火、防潮、防虫、防盗等性能。地面应平整、光洁，便于清洁和搬运档案。墙面应做防潮、防霉处理，天花板应密封良好，防止灰尘和杂物掉落。4.温湿度控制库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%范围内。配备温湿度调节设备，如空调、除湿机等，并定期进行检查和维护，确保温湿度符合要求。5.照明系统库房应采用无紫外线的照明灯具，避免光线对档案的损害。照明亮度应适中，便于工作人员操作，同时避免产生眩光。6.消防设施按照国家消防规定，配备足够数量的灭火器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。安装火灾自动报警系统和消防应急照明系统，确保在火灾发生时能够及时报警和疏散人员。7.防虫、防鼠设施在库房门窗处设置防虫网，防止昆虫进入。定期检查库房，采取防鼠措施，如封堵鼠洞、放置鼠夹或鼠药等，但应注意避免对档案造成污染。（二）档案装具1.档案架应选用坚固耐用、便于分类存放和查找的档案架。档案架的规格应符合国家相关标准，层数和列数应根据库房空间和档案数量合理确定。档案架应排列整齐，间距适中，便于通风和搬运档案。2.档案盒档案盒应选用符合质量标准的无酸纸或其他耐久性好的材料制作。档案盒的规格应统一，尺寸一般为310mm×220mm，厚度可根据档案数量和厚度进行选择，常见的有20mm、30mm、40mm等。档案盒应标明全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号等信息，便于档案的分类和查找。3.档案柜对于特殊档案或机密档案，可配备专用的档案柜进行存放。档案柜应具备良好的保密性和防盗性能。档案柜应定期进行检查和维护，确保其正常使用。（三）办公设备1.电脑配备足够数量的办公电脑，用于档案管理系统的操作、档案信息录入和查询等工作。电脑应安装正版操作系统和档案管理软件，并定期进行杀毒和系统更新，确保数据安全。2.打印机、复印机根据工作需要配备打印机和复印机，用于打印档案目录、文件资料等。定期对打印机和复印机进行维护和保养，确保其正常运行，避免因设备故障影响工作效率。3.扫描仪配备高分辨率的扫描仪，用于档案数字化工作，将纸质档案转化为电子档案。扫描仪应具备自动进纸、图像清晰、色彩还原准确等功能，以保证数字化档案的质量。4.装订设备配备档案装订机，用于对档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。定期对装订设备进行检查和维护，保证装订质量。（四）安全监控设备1.监控摄像头在档案室出入口、库房内等关键位置安装监控摄像头，实现对档案室的全方位监控。监控摄像头应具备高清画质、夜视功能和长时间存储能力，能够实时记录档案室的人员出入和活动情况。2.门禁系统安装门禁系统，限制非授权人员进入档案室。门禁系统应采用密码、指纹或刷卡等多种验证方式，确保只有授权人员能够进入。定期对门禁系统进行检查和维护，确保其正常运行，防止未经授权人员进入档案室。三、档案人员配备（一）人员数量根据公司档案管理工作的实际需要，配备足够数量的档案管理人员。一般每10000卷（件）档案应配备不少于3名专职档案管理人员。（二）人员资质1.档案管理人员应具备档案管理相关专业知识和技能，熟悉档案管理的法律法规和业务流程。2.档案管理人员应经过档案管理部门或相关机构的培训，取得档案管理岗位资格证书。（三）岗位职责1.档案主管负责制定和完善公司档案管理制度和工作流程，并组织实施。指导和监督档案管理人员的工作，定期对档案管理工作进行检查和评估。负责档案管理工作的对外联系和协调，确保档案管理工作符合国家法律法规和行业标准要求。组织开展档案信息化建设工作，推动档案管理系统的应用和升级。参与公司重大项目和重要活动的档案管理工作，提供档案信息支持。2.档案管理员负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作。按照档案管理制度的要求，对档案进行妥善保管，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全和完整。负责档案的借阅、归还登记工作，严格按照规定办理借阅手续，确保档案的正常流转和使用。协助档案主管开展档案信息化工作，负责档案信息的录入、维护和备份等工作。参与档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对到期档案进行鉴定和销毁处理。四、档案管理制度（一）档案收集制度1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地移交档案室。2.档案收集范围包括但不限于公司文件、合同协议、会议记录、财务报表、人事档案、技术资料、业务档案等各类具有保存价值的资料。3.档案收集人员应定期对本部门的档案进行整理和核对，发现问题及时处理，并将整理好的档案按照规定的时间和要求移交档案室。4.对于重要的档案资料，应实行提前介入收集，确保档案的真实性和完整性。（二）档案整理制度1.档案管理人员应按照档案分类方案对收集到的档案进行整理，确保档案分类准确、排列有序。2.档案整理应遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。3.对纸质档案进行整理时，应按照规定的格式填写档案盒封面、盒脊和备考表等信息，确保档案标识清晰、准确。4.对电子档案进行整理时，应按照电子文件管理的相关规定进行分类、编号和存储，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）档案保管制度1.档案库房应保持清洁、整齐，严禁在库房内吸烟、堆放杂物等。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现档案有损坏、霉变、虫蛀等情况应及时采取措施进行处理。3.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，以防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温湿度，定期记录温湿度数据，确保温湿度符合要求。5.档案库房应配备必要的安全防护设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。（四）档案借阅制度1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途和借阅期限等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案室办理借阅手续。2.档案管理人员应按照规定对借阅申请进行审核，对符合借阅条件的申请予以批准，并在《档案借阅登记簿》上进行登记。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案室报告，并承担相应的责任。5.严禁非公司人员借阅公司档案，如有特殊情况需要借阅，须经公司主管领导批准，并按照公司相关规定办理借阅手续。（五）档案鉴定与销毁制度1.档案主管应定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，对到期档案进行鉴定。2.档案鉴定小组应根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行逐卷（件）审查，提出鉴定意见。3.对失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经公司主管领导批准后，按照规定的程序进行销毁。4.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应有专人负责监督，并在《档案销毁登记簿》上记录销毁档案的名称、数量、销毁时间和销毁方式等信息。5.档案销毁后，应将相关资料归档保存，以备查阅。五、档案信息化管理（一）档案管理系统建设1.公司应建立完善的档案管理系统，实现档案的数字化管理和信息化应用。2.档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，满足公司档案管理工作的实际需要。3.档案管理系统应与公司其他业务系统进行有效集成，实现档案信息的共享和协同办公。（二）档案数字化工作1.按照档案数字化工作的相关标准和规范，对公司重要档案进行数字化处理。2.档案数字化应确保图像清晰、色彩还原准确、数据完整，符合长期保存的要求。3.数字化档案应进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查询和利用。（