决议文书规范制度

PAGE决议文书规范制度一、总则（一）目的为了规范公司决议文书的管理，确保决议文书的制定、审批、执行、存档等环节符合法律法规和公司管理要求，提高公司决策的科学性、准确性和执行效率，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司各级各类决议文书的管理，包括但不限于董事会决议、股东会决议、管理层决策会议决议等。（三）基本原则1.合法性原则：决议文书的内容必须符合国家法律法规、政策以及公司章程的规定。2.准确性原则：决议文书应准确反映决策内容，避免模糊、歧义或错误表述。3.完整性原则：涵盖决策事项的各个方面，包括背景、目标、措施、责任等，确保决策能够有效执行。4.及时性原则：在决策形成后及时制定决议文书，保证决策信息能够及时传达和执行。5.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、敏感信息的决议文书，应严格按照保密规定进行管理。二、决议文书的分类与格式（一）分类1.董事会决议：由董事会会议形成的决议，主要涉及公司战略规划、重大投资、高级管理人员任免等重大事项。2.股东会决议：由股东会会议产生的决议，包括公司注册资本变更、利润分配方案、公司章程修改等重要决策。3.管理层决策会议决议：公司管理层召开会议就日常经营管理中的重要事项做出的决议，如业务拓展计划、财务预算调整等。（二）格式1.标题：应简洁明了地概括决议的核心内容，一般采用“关于[决策事项主题]的决议”格式。2.编号：为便于管理和查询，对决议文书进行编号，编号规则可根据公司实际情况制定，如“董决字[年份][序号]”、“股决字[年份][序号]”、“管决字[年份][序号]”等。3.日期：注明决议通过的具体日期。4.正文：详细阐述决策事项的背景、依据、内容、实施步骤、责任部门及责任人等。正文应条理清晰，逻辑连贯，语言规范。5.签署：由参与决策会议并同意该决议的人员签字确认。董事会决议一般由董事会成员签字；股东会决议由股东签字；管理层决策会议决议由参会的管理层人员签字。三、决议文书的制定流程（一）议题提出1.公司各部门、各层级人员根据工作需要或公司发展战略，提出需进行决策的议题，并填写《决议议题申请表》，详细说明议题背景、目的、建议方案等内容。2.议题提出部门应确保议题具有明确的决策需求，避免模糊或不必要的议题进入决策流程。（二）议题审核1.公司秘书或相关审核部门对提交的议题申请表进行初步审核，重点审查议题的必要性、可行性、合规性等。2.对于不符合要求的议题，及时与议题提出部门沟通，要求其补充或修改相关内容；对于涉及重大事项或存在疑问的议题，提交公司高层领导进行审议。（三）会议筹备1.经审核通过的议题，由公司秘书或指定部门负责组织召开决策会议。会议组织者应提前确定会议时间、地点、参会人员等，并向参会人员发送会议通知，明确会议议题及相关资料。2.会议组织者应准备好与议题相关的背景资料、分析报告、建议方案等，确保参会人员能够充分了解议题情况，为决策提供依据。（四）会议决策1.决策会议按照既定议程进行，参会人员应充分发表意见，对议题进行深入讨论和分析。2.会议主持人应引导会议有序进行，确保各方意见得到充分表达，并根据讨论情况，组织参会人员进行表决。表决方式可根据决策事项的性质和公司章程规定采用投票表决、举手表决等方式。3.会议记录人员应认真记录会议讨论内容、表决结果等，形成《会议记录》。会议记录应准确、完整，能够真实反映会议决策过程。（五）决议文书起草1.根据会议决策结果，由公司秘书或指定人员负责起草决议文书。起草人员应依据会议记录，准确提炼决策要点，按照规定的格式和内容要求撰写决议文书。2.决议文书初稿完成后，起草人员应进行自我审核，检查内容是否准确、完整，语言是否规范，格式是否符合要求。（六）审核与审批1.决议文书初稿提交给相关部门或人员进行审核。审核内容包括决策事项的合法性、合规性、合理性，决议文书的格式、内容准确性等。2.对于涉及重大事项的决议文书，应提交公司高层领导、董事会或股东会进行审批。审批通过后，决议文书方可正式生效。（七）签署与发布1.决议文书经审批通过后，由参与决策会议并同意该决议的人员签字确认。签字完成后，决议文书正式生效。2.生效后的决议文书应及时进行发布，根据决议事项的性质和范围，通过公司内部文件、公告、会议传达等方式，确保相关人员能够及时了解决议内容。四、决议文书的执行与监督（一）执行责任明确1.决议文书发布后，明确各项决策事项的执行责任部门和责任人。执行责任部门应根据决议要求，制定具体的执行计划，并组织实施。2.执行责任人应按照执行计划，认真履行职责，确保决策事项得到有效执行。（二）执行跟踪与反馈1.公司建立决议执行跟踪机制，定期对决议执行情况进行检查和评估。执行责任部门应定期向公司管理层汇报决议执行进展情况，及时反馈执行过程中遇到的问题和困难。2.对于执行过程中出现的重大问题或偏差，执行责任部门应及时分析原因，提出解决方案，并向公司管理层提交专项报告。（三）监督与考核1.公司设立专门的监督部门或岗位，对决议文书的执行情况进行监督检查。监督部门有权对执行责任部门的工作进行督促、指导，并对执行不力的情况提出整改意见。2.将决议执行情况纳入公司绩效考核体系，对执行责任部门和责任人的工作绩效进行考核评价。对于执行出色的部门和个人，给予相应的奖励；对于执行不力，导致决策目标无法实现的，进行严肃问责。五、决议文书的存档与保管（一）存档要求1.决议文书形成后，应及时进行存档。存档文件应包括决议文书原件、相关会议记录、议题申请表、审核审批文件等资料，确保档案资料的完整性。2.存档资料应按照分类、编号顺序进行整理，建立电子档案和纸质档案，以便于查询和管理。（二）保管期限1.不同类型的决议文书应根据法律法规和公司规定确定保管期限。一般情况下，董事会决议、股东会决议等重要文件的保管期限为长期；管理层决策会议决议的保管期限可根据实际情况确定，但不少于一定年限，如[X]年。2.保管期限届满后，经公司相关部门审核批准，可按照规定程序进行销毁。销毁过程应进行记录，确保档案资料的安全销毁。（三）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅决议文书档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门进行查阅。2.外部单位或人员因特殊原因需要查阅公司决议文书档案的，应按照公司保密规定，履行相关审批手续，并由档案管理部门指定专人陪同查阅，确保档案资料的安全和保密。3.如需借阅决议文书档案，借阅人员应同样填写《档案借阅申请表》，经严格审批后，在规定