会客厅工作制度规范

PAGE会客厅工作制度规范一、总则（一）目的为规范会客厅的管理与使用，确保会客厅的高效运作，为公司内部沟通、商务接待等活动提供良好的环境和服务，特制定本工作制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有会客厅的使用与管理，包括但不限于公司总部及各分支机构的专用会客厅、临时设立的会客厅等。（三）基本原则1.安全第一原则：确保会客厅的设施设备安全，保障使用人员的人身安全。2.高效有序原则：优化会客厅的使用流程，提高资源利用效率，保证各项活动有序进行。3.优质服务原则：为使用会客厅的人员提供热情、周到、专业的服务，满足其合理需求。二、会客厅管理职责（一）行政管理部门职责1.负责会客厅管理制度的制定、修订和监督执行。2.统筹协调会客厅的资源配置，包括场地安排、设备调配等。3.定期对会客厅的使用情况进行统计分析，提出优化建议。4.负责会客厅环境卫生的监督检查，确保环境整洁。（二）使用部门职责1.按照规定提前申请会客厅的使用，明确使用时间、用途、参与人员等信息。2.负责会客厅内设备设施的正常使用和维护，如发现问题及时通知行政管理部门。3.保持会客厅内的秩序，教育引导本部门人员爱护会客厅的环境和设施。4.使用结束后，及时将会客厅清理干净，恢复原状，并配合行政管理部门进行检查。（三）服务保障部门职责1.负责会客厅的日常清洁工作，包括地面清扫、桌面擦拭、垃圾清理等，确保会客厅环境整洁。2.定期对会客厅的设施设备进行检查和维护，确保设备设施正常运行，如遇故障及时维修。3.根据使用部门的需求，提供必要的茶水、饮品等服务。4.协助行政管理部门做好会客厅的安全保卫工作，防止发生意外事件。三、会客厅使用规范（一）使用申请1.各部门如需使用会客厅，应提前[X]个工作日填写《会客厅使用申请表》，详细说明使用时间、用途、参与人数、预计时长等信息。2.申请表经部门负责人签字确认后，提交至行政管理部门。行政管理部门根据会客厅的使用情况进行审核，审核通过后予以安排。（二）使用安排1.行政管理部门根据申请情况，按照先急后缓、合理安排的原则将会客厅分配给使用部门。2.如遇多个部门同时申请使用同一时间段的会客厅，行政管理部门应根据活动的重要性、紧急程度等因素进行协调，必要时可组织相关部门进行协商解决。（三）使用时间1.会客厅的正常使用时间为工作日的[具体时间段]，特殊情况需在非工作时间使用的，应提前向行政管理部门提出申请，并经批准后方可使用。2.使用部门应严格按照申请的时间使用会客厅，如需延长使用时间，应提前[X]小时向行政管理部门提出申请，经批准后方可延长。（四）使用人数限制1.会客厅的使用人数应根据其面积和设施设备情况合理确定，原则上每个会客厅的使用人数不得超过其最大承载量。2.使用部门应严格控制参与人数，不得超员使用会客厅，如因特殊情况确需增加人数的，应提前向行政管理部门提出申请，经批准后方可增加。（五）使用期间管理1.使用部门应安排专人负责会客厅的管理，确保会客厅内的秩序良好，不得在会客厅内大声喧哗、吸烟、乱扔垃圾等。2.使用部门应爱护会客厅内的设施设备，不得随意损坏或挪用，如发现设施设备损坏，应及时通知行政管理部门或服务保障部门进行维修。3.在会客厅内进行会议、接待等活动时，应遵守相关法律法规和公司规定，不得从事违法违规或损害公司利益的行为。四、会客厅设施设备管理（一）设施设备配置1.会客厅应配备必要的办公桌椅、沙发、茶几、音响设备、投影仪、白板、空调等设施设备，以满足正常使用需求。2.行政管理部门应根据会客厅的功能定位和实际使用情况，合理配置设施设备，并定期进行检查和更新，确保设施设备的完好率和适用性。（二）设施设备维护1.服务保障部门应建立会客厅设施设备维护档案，记录设施设备的型号、购置时间、维修情况等信息。2.定期对会客厅的设施设备进行检查和维护，如发现问题及时维修或更换，确保设施设备正常运行。对于大型设备设施，应按照相关规定进行定期保养和维护。3.使用部门在使用设施设备过程中，如发现故障或异常情况，应及时通知服务保障部门进行处理，并协助做好相关工作。（三）设施设备使用1.使用部门应按照操作规程正确使用会客厅的设施设备，不得擅自更改设备的设置和参数。2.在使用音响设备、投影仪等设备时，应提前做好准备工作，确保设备连接正常、信号清晰，避免因操作不当影响使用效果。3.使用结束后，应及时将会客厅的设施设备关闭，并整理好相关线路和设备，保持设备整洁。五、会客厅环境卫生管理（一）日常清洁1.服务保障部门应安排专人负责会客厅的日常清洁工作，每天在使用前和使用后对会客厅进行全面清扫，包括地面、桌面、沙发、茶几等的擦拭，垃圾的清理等，确保会客厅环境整洁。2.定期对会客厅的门窗、窗帘、灯具等进行清洁，保持其干净明亮。（二）特殊清洁1.在会客厅使用后，如发现有污渍、水渍等情况，服务保障部门应及时进行特殊清洁处理，确保会客厅恢复整洁。2.对于大型会议、重要接待等活动后，服务保障部门应根据实际情况增加清洁频次和力度，将会客厅彻底清洁干净。（三）环境卫生检查1.行政管理部门应定期对会客厅的环境卫生进行检查，检查内容包括清洁程度、设施设备摆放、物品整理等方面。2.对于检查中发现的问题，行政管理部门应及时通知服务保障部门进行整改，并跟踪整改情况，确保会客厅环境卫生始终保持良好状态。六、会客厅安全管理（一）安全制度1.建立健全会客厅安全管理制度，明确安全责任，加强安全教育，提高使用人员的安全意识。2.制定会客厅安全应急预案，针对可能发生的火灾、地震、盗窃等突发事件，制定相应的应急处置措施，确保在紧急情况下能够迅速、有效地进行应对。（二）设施设备安全1.定期对会客厅的设施设备进行安全检查，确保电器设备、消防设施等符合安全标准，无安全隐患。2.在会客厅内配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。3.对会客厅的电线、插座等进行定期检查，防止因电气故障引发火灾等安全事故。（三）人员安全1.加强会客厅的人员出入管理，严禁无关人员进入会客厅。使用部门应将会客厅的使用人员信息提前告知行政管理部门，以便进行人员登记和管理。2.在会客厅内设置明显的安全警示标识，提醒使用人员注意安全事项。3.如遇紧急情况，使用部门应按照安全应急预案的要求，及时组织人员疏散，并配合相关部门进行救援工作。七、会客厅费用管理（一）费用标准1.会客厅的使用费用包括场地租赁费用、设施设备使用费用、服务费用等，具体费用标准由行政管理部门根据实际情况制定，并报公司领导批准后执行。2.对于内部会议、培训等活动，可根据实际情况给予一定的优惠政策，但应严格按照规定进行审批。（二）费用结算1.使用部门在使用会客厅结束后，应按照规定及时与行政管理部门进行费用结算。结算时，使用部门应提供相关的使用记录和发票等凭证，行政管理部门审核无误后办理结算手续。2.行政管理部门应将会客厅的费用收支情况定期进行统计和公示，确保费用使用透明、合理。八、监督与考核（一）监督检查1.行政管理部门应定期对会客厅的使用情况、设施设备管理、环境卫生管理、安全管理等进行监督检查，及时发现问题并督促整改。2.设立意见箱或投诉电话，接受公司员工对会客厅管理工作的意见和建议，对于投诉和举报的问题，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给相关人员。（二）考核评价1.建立会客厅管理工作考核评价机制，对行政管理部门、使用部门和服务保障部门的工作进行考核评价。考核评价内容包括制度执行情况、工作质量、服务水平等方面。