机关会议制度规范

PAGE机关会议制度规范一、总则（一）目的为进一步规范公司机关会议管理，提高会议效率和质量，确保会议决策的科学性、准确性和有效性，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司机关各部门组织召开的各类会议，包括但不限于工作部署会、业务研讨会、协调会、汇报会等。（三）会议原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，避免形式主义和官僚主义。2.实事求是原则：会议内容要真实、准确、客观，注重解决实际问题，避免空谈和虚假汇报。3.民主集中原则：充分发扬民主，广泛听取意见，在民主基础上实行正确的集中，确保会议决策的科学性和公正性。4.分级负责原则：按照会议的性质和内容，明确各级管理人员的职责，分级负责组织和管理会议。二、会议分类及组织（一）公司级会议1.公司年度工作会议组织部门：公司办公室参会人员：公司领导班子成员、各部门负责人、各下属单位负责人等会议内容：总结上一年度工作，部署本年度工作任务，表彰先进集体和个人，签订年度目标责任书等。会议时间：每年年初召开，会期一般为12天。2.公司季度工作会议组织部门：公司办公室参会人员：公司领导班子成员、各部门负责人、各下属单位负责人等会议内容：总结上一季度工作，分析存在的问题，部署下一季度工作任务，协调解决重点难点问题等。会议时间：每季度末召开，会期一般为半天。3.公司月度工作例会组织部门：公司办公室参会人员：公司领导班子成员、各部门负责人等会议内容：总结上一月度工作，汇报各部门重点工作进展情况，分析存在的问题，部署本月度工作任务等。会议时间：每月初召开，会期一般为半天。（二）部门级会议1.部门工作部署会组织部门：各部门参会人员：部门全体员工会议内容：传达公司相关会议精神，部署本部门工作任务，明确工作目标、工作重点和工作要求等。会议时间：根据工作需要适时召开，会期一般为12小时。2.部门业务研讨会组织部门：各部门参会人员：相关业务人员会议内容：研讨业务工作中的重点难点问题，交流工作经验和做法，提出改进措施和建议等。会议时间：根据业务需要适时召开，会期一般为半天。3.部门协调会组织部门：各部门参会人员：涉及协调事项的相关人员会议内容：协调解决部门之间、岗位之间的工作衔接、配合等问题，明确工作责任和工作流程等。会议时间：根据协调事项的紧急程度适时召开，会期一般为12小时。（三）专项会议1.项目推进会组织部门：项目牵头部门参会人员：项目相关部门负责人、项目团队成员等会议内容：汇报项目进展情况，分析存在的问题，协调解决项目推进过程中的困难和问题，明确下一步工作措施和计划等。会议时间：根据项目进度适时召开，会期一般为半天。2.问题解决会组织部门：问题责任部门或相关协调部门参会人员：涉及问题解决的相关人员会议内容：针对公司运营管理中出现的具体问题，分析原因，提出解决方案，明确责任人和时间节点等。会议时间：根据问题的紧急程度适时召开，会期一般为12小时。三、会议筹备（一）会议计划1.各部门应根据工作需要，提前制定会议计划，明确会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、会议内容、会议筹备责任人等。2.会议计划应报公司办公室备案，公司办公室负责对各部门会议计划进行统筹协调，避免会议冲突。（二）会议通知1.根据会议计划，由会议组织部门提前发出会议通知。会议通知应明确会议的基本信息、会议议程、参会要求等内容。2.会议通知应提前送达参会人员，确保参会人员有足够的时间准备。对于重要会议，应采用书面通知或电子邮件通知等方式，并要求参会人员确认回复。（三）会议材料准备1.根据会议内容，由会议组织部门准备相关会议材料，如会议议程、工作报告、汇报材料、讨论稿等。2.会议材料应内容准确、逻辑清晰、重点突出，确保参会人员能够全面了解会议主题和相关信息。会议材料应提前印发给参会人员，以便参会人员提前熟悉和准备。（四）会议场地布置1.根据会议规模和性质，选择合适的会议场地，并进行合理布置。会议场地应满足会议的基本需求，如音响设备、投影仪、麦克风、桌椅摆放等。2.会议组织部门应提前安排人员对会议场地进行检查和调试，确保会议设备正常运行。对于重要会议，应安排专人负责会议现场的服务和保障工作。四、会议组织与管理（一）会议签到1.会议组织部门应在会议开始前安排专人负责会议签到工作，确保参会人员按时签到。2.参会人员应按照会议通知要求准时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。对于迟到、早退或无故缺席的参会人员，应按照公司相关规定进行处理。（二）会议主持1.会议主持应根据会议议程和内容，合理安排会议时间和节奏，引导会议顺利进行。2.会议主持应注重会议的互动性，鼓励参会人员积极发言，充分听取各方意见和建议。（三）会议记录1.会议组织部门应安排专人负责会议记录工作，会议记录应准确、完整地记录会议内容，包括会议讨论情况、决策结果、工作部署等。2.会议记录应采用电子文档或纸质文档等形式进行保存，保存期限按照公司档案管理规定执行。会议记录应及时整理和归档，以便查阅和参考。（四）会议讨论与决策1.会议应充分发扬民主，鼓励参会人员积极发言，围绕会议主题展开讨论。参会人员应认真听取他人意见和建议，客观公正地表达自己的观点。2.对于会议讨论的问题，应进行充分的分析和论证，在民主基础上实行正确的集中，形成科学合理的决策。会议决策应明确决策事项、决策依据、决策结果、责任部门和责任人等内容。3.会议决策应及时传达和落实，责任部门和责任人应按照决策要求认真组织实施，并及时反馈决策执行情况。（五）会议纪律1.参会人员应严格遵守会议纪律，按时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。会议期间应关闭手机或调至静音状态，不得随意走动、交头接耳或从事与会议无关的事情。2.会议组织部门应加强会议纪律的监督和管理，对违反会议纪律的参会人员进行批评教育或按照公司相关规定进行处理。五、会议纪要（一）会议纪要的撰写1.会议结束后，会议组织部门应及时撰写会议纪要。会议纪要应准确概括会议主要内容，包括会议讨论情况、决策结果、工作部署等。2.会议纪要应语言简洁、条理清晰、重点突出，避免冗长和繁琐。会议纪要应采用规范的格式，包括标题、文号、日期、主送单位、正文、附件等内容。（二）会议纪要的审核与签发1.会议纪要初稿完成后，应提交会议组织部门负责人审核。审核通过后，报公司分管领导或主要领导签发。2.会议纪要经领导签发后，应及时印发给参会人员和相关部门，并按照公司档案管理规定进行存档。（三）会议纪要的传达与落实1.会议纪要印发后，参会人员和相关部门应认真学习领会会议纪要精神，并按照会议纪要要求认真组织实施。2.会议组织部门应加强对会议纪要落实情况的跟踪和检查，及时掌握工作进展情况，确保会议决策得到有效执行。六、会议经费管理（一）经费预算1.会议组织部门应根据会议规模和性质，提前编制会议经费预算。会议经费预算应包括会议场地租赁、会议设备租赁、会议材料印刷、餐饮、交通、住宿等费用。2.会议经费预算应报公司财务部门审核，经公司领导批准后执行。（二）经费报销1.会议结束后，会议组织部门应及时整理会议经费报销凭证，并按照公司财务报销制度进行报销。2.会议经费报销凭证应真实、合法、有效，包括发票、收据、清单等。报销凭证应注明会议名称、会议时间、会议地点、参会人数、费用明细等内容。