物品借出规范制度

PAGE物品借出规范制度一、总则1.目的为了规范公司/组织内部物品借出行为，确保物品的安全、合理使用，提高物品的使用效率，特制定本规范制度。2.适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门及员工之间物品的借出与归还管理。3.基本原则物品借出应遵循必要性、合理性、安全性原则，确保借出物品能够按时、完好归还，不影响公司/组织的正常运营。二、物品定义1.办公设备包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、办公桌椅等。2.办公文具如纸张、笔、笔记本、文件夹、订书机等各类日常办公所需文具。3.工具器材例如螺丝刀、扳手、电钻等维修工具，以及测量仪器、绘图工具等专业器材。4.其他物品根据公司/组织实际情况确定的其他可借出物品，如文件资料、书籍、绿植等。三、借出流程1.申请如需借取物品，借用人应填写《物品借出申请表》，详细注明借取物品名称、数量、借用原因、预计归还日期等信息。《物品借出申请表》应提交给物品所属部门负责人进行审批。2.审批物品所属部门负责人收到申请表后，应根据实际情况进行审核。审核内容包括借用人是否有借用权限、借用原因是否合理、预计归还日期是否可行等。若申请通过，部门负责人应在申请表上签字批准，并将申请表交至物品管理部门。若申请未通过，部门负责人应向借用人说明原因。3.借出登记物品管理部门根据批准的申请表，对借出物品进行详细登记。登记内容包括物品名称、规格型号、数量、借用人姓名、部门、借用日期、预计归还日期等。同时，物品管理部门应在物品上做好标识，注明借出信息。4.物品发放物品管理部门根据登记信息，向借用人发放物品。发放时，双方应进行物品交接，并在《物品借出登记表》上签字确认。借用人应妥善保管借出物品，不得擅自转借他人或挪作他用。四、归还流程1.到期提醒在预计归还日期前[X]个工作日，物品管理部门应通过邮件、短信或电话等方式向借用人发出归还提醒。提醒内容包括物品名称、借用日期、预计归还日期等信息，督促借用人按时归还物品。2.归还申请借用人应在物品到期前，填写《物品归还申请表》，注明归还物品名称、数量等信息，并提交给物品管理部门。3.验收物品管理部门收到归还申请后，应安排专人对归还物品进行验收。验收内容包括物品的完整性、功能性、外观状况等。若物品完好无损，验收人员应在《物品归还申请表》上签字确认，并将物品收回妥善保管。若物品存在损坏、丢失等情况，验收人员应及时通知借用人，并按照本制度相关规定进行处理。4.归还登记物品管理部门对归还物品进行验收后，应在《物品借出登记表》上进行归还登记，注明归还日期、实际归还物品情况等信息。五、借用期限1.一般物品一般办公文具、工具器材等物品借用期限不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借用期限，借用人应提前向物品所属部门负责人申请，并经批准后方可延长。2.贵重物品电脑、打印机、复印机等办公设备以及价值较高的工具器材等贵重物品借用期限不得超过[X]个工作日。如需延长借用期限，借用人应提前[X]个工作日向物品所属部门负责人申请，并详细说明延长原因。经物品所属部门负责人及公司/组织相关领导审批通过后方可延长。3.特殊情况对于因工作需要长期借用物品的情况，借用人应提交详细的借用计划和申请报告，经公司/组织高层领导审批同意后，按照公司/组织相关规定执行。六、借用责任1.借用人责任借用人应妥善保管借出物品，确保物品安全、完好。在借用期间，因保管不善导致物品损坏、丢失的，借用人应承担相应的赔偿责任。借用人应按照规定的用途使用物品，不得擅自改变物品用途或转借他人。如因特殊原因需要转借他人，借用人应提前向物品所属部门负责人申请，并经批准后方可转借。转借期间，转借人应承担与借用人相同的责任。借用人应按时归还物品。如因特殊原因不能按时归还，借用人应提前向物品所属部门负责人说明情况，并申请延长借用期限。未经批准逾期未归还的，按照本制度相关规定进行处理。2.物品所属部门责任物品所属部门负责人应严格审核借用人的申请，确保借用行为合理、必要。对因审核不严导致的物品损坏、丢失等情况，承担相应的管理责任。物品所属部门应定期对借出物品进行检查和跟踪，了解物品使用情况，及时发现并解决问题。3.物品管理部门责任物品管理部门应建立健全物品借出登记制度，准确记录物品借出和归还情况。对因登记失误或管理不善导致的物品信息混乱、丢失等情况，承担相应的管理责任。物品管理部门应定期对库存物品进行盘点，确保账物相符。对借出物品的盘点结果负责，并及时发现和处理物品管理中存在的问题。七、赔偿规定1.物品损坏赔偿借用人在借用期间造成物品损坏的，应根据物品损坏程度进行赔偿。赔偿方式包括修复、购买同款物品或按照物品折旧后的价值进行赔偿。物品损坏程度较轻，经物品管理部门评估可以修复的，借用人应承担修复费用。物品损坏程度较重，无法修复或修复成本过高的，借用人应购买同款物品进行赔偿。如无法购买同款物品，应按照物品折旧后的价值进行赔偿。物品折旧价值的计算方法为：物品原值×（1已使用年限/预计使用年限）。赔偿金额的确定应以物品管理部门的评估结果为准。借用人对评估结果有异议的，可以申请公司/组织相关部门进行复核。2.物品丢失赔偿借用人在借用期间造成物品丢失的，应按照物品原值进行赔偿。如物品已购买保险，且符合保险理赔条件的，借用人应协助物品管理部门办理保险理赔手续。保险理赔款扣除相关费用后，剩余部分归公司/组织所有，不足部分由借用人补足。3.赔偿方式及时间借用人应在接到物品管理部门通知后的[X]个工作日内，完成赔偿手续。赔偿方式可以为现金支付、转账支付或提供相应的物品。如借用人未能按时完成赔偿手续，物品管理部门有权从借用人的工资、奖金等收入中扣除相应的赔偿金额。八、监督与检查1.内部监督公司/组织内部审计部门应定期对物品借出情况进行审计检查，确保物品借出行为符合本制度规定。物品管理部门应定期对借出物品进行清查盘点，核实物品数量及使用情况，发现问题及时处理。2.违规处理对于违反本制度规定的借用人、物品所属部门或物品管理部门，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括