规范行政资产管理制度

PAGE规范行政资产管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政资产管理，规范行政资产的购置、使用、处置等行为，提高行政资产使用效益，保障公司正常运营，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的行政资产的管理。行政资产包括但不限于办公设备、办公家具、交通工具、通讯设备、电子设备、房屋及建筑物等。（三）管理原则1.统一管理原则公司行政资产实行统一领导、归口管理、分级负责的管理体制。公司设立专门的行政资产管理部门，负责全公司行政资产的统一管理和监督。2.合理配置原则根据公司业务发展需要和实际工作情况，合理配置行政资产，避免资产闲置和浪费，提高资产使用效率。3.规范使用原则行政资产使用部门应严格按照规定用途使用资产，确保资产安全、完整，不得擅自改变资产用途或挪作他用。4.定期清查原则定期对行政资产进行清查盘点，确保账实相符。发现资产盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，按规定进行处理。5.保值增值原则加强行政资产管理，采取有效措施确保资产保值增值，防止资产流失。二、管理职责（一）行政资产管理部门职责1.贯彻执行国家有关行政资产管理的法律法规和政策，制定公司行政资产管理制度并组织实施。2.负责公司行政资产的预算编制、采购、验收、入账、调配、处置等日常管理工作。3.建立行政资产台账和档案，定期对资产进行清查盘点，确保账实相符。4.监督检查行政资产使用部门的资产使用情况，对违规行为进行纠正和处理。5.参与公司重大资产购置、处置等决策，提供专业意见和建议。6.负责行政资产信息化管理系统的建设和维护，提高资产管理工作效率和水平。（二）资产使用部门职责1.负责本部门行政资产的日常使用和保管，确保资产安全、完整。2.配合行政资产管理部门做好资产清查盘点工作，及时报告资产使用情况和存在问题。3.根据工作需要，提出资产购置、调配等申请，经批准后配合实施。4.严格按照规定用途使用资产，不得擅自出租、出借、对外投资或处置资产。5.负责本部门资产的维修、保养等工作，延长资产使用寿命。（三）财务部门职责1.负责行政资产购置、处置等资金的核算和管理，确保资金使用合规、安全。2.配合行政资产管理部门做好资产清查盘点工作，对资产价值进行核实和确认。3.根据行政资产管理部门提供的资产变动情况，及时调整资产账务，确保账账相符。（四）审计部门职责1.对行政资产管理情况进行审计监督，检查资产管理制度的执行情况。2.对重大资产购置、处置等事项进行审计，防范资产流失风险。3.对审计中发现的问题提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改。三、预算管理（一）预算编制1.行政资产管理部门应根据公司发展战略、年度工作计划和资产状况，会同财务部门编制行政资产年度预算。2.预算编制应遵循“统筹兼顾、合理安排、勤俭节约、注重绩效”的原则，充分考虑资产的购置、更新、维护、处置等因素。3.行政资产年度预算应明确资产类别、数量、金额、使用部门等内容，并报公司管理层审批。（二）预算执行1.行政资产预算一经批准，必须严格执行。各部门应按照预算安排合理使用资产，不得超预算购置资产。2.因特殊情况需要调整预算的，应按规定程序报经批准后执行。（三）预算监督1.财务部门负责对行政资产预算执行情况进行监督检查，及时发现和纠正预算执行中的问题。2.行政资产管理部门应定期向公司管理层报告预算执行情况，接受公司内部审计和监督。四、购置管理（一）购置计划1.资产使用部门根据工作需要和资产状况，提出资产购置申请，填写《行政资产购置申请表》，详细说明购置资产的名称、规格、数量、用途、预算等内容。2.行政资产管理部门对资产购置申请进行审核，核实资产需求的合理性和必要性，提出审核意见。3.财务部门根据行政资产管理部门的审核意见，对购置资金进行审核，确保资金来源合规、充足。（二）采购方式1.行政资产购置应按照国家有关法律法规和公司采购管理制度的规定，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式进行。2.对于批量较大、价值较高的资产购置，应优先采用公开招标方式，确保采购过程公开、公平、公正。3.对于技术复杂、专业性强的资产购置，可采用邀请招标或竞争性谈判方式，选择具有相应资质和经验的供应商。4.对于只能从唯一供应商处采购的资产或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的资产，可采用单一来源采购方式。5.对于价值较低、采购数量较少的资产购置，可采用询价方式，选择价格合理、信誉良好的供应商。（三）采购实施1.行政资产管理部门根据批准的采购方式组织实施采购工作。采购人员应严格按照采购程序进行操作，与供应商签订采购合同，明确采购资产的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订后，行政资产管理部门应及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。3.资产到货后，行政资产管理部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括资产的数量、规格、型号、质量、外观等，确保资产符合采购合同要求。验收合格后，填写《行政资产验收单》，办理资产入账手续。五、使用管理（一）资产领用1.行政资产管理部门根据资产购置审批结果和资产使用部门需求，办理资产领用手续。资产使用部门应指定专人负责资产领用，并在《行政资产领用登记表》上签字确认。2.资产领用人员应妥善保管资产领用凭证，作为资产使用和归还的依据。（二）使用登记1.资产使用部门应对领用的资产建立使用台账，详细记录资产的名称、规格、数量、领用时间、使用人、使用情况等信息。2.资产使用人应按照规定用途使用资产，不得擅自转借他人或改变资产用途。如因工作需要确需转借他人或改变资产用途的，应报经行政资产管理部门批准。（三）维护保养1.资产使用部门应负责本部门资产的日常维护保养工作，确保资产正常运行。定期对资产进行检查、清洁、润滑、调试等，及时发现和排除故障。2.对于大型设备、精密仪器等高价值资产，资产使用部门应制定专门的维护保养计划，并按照计划组织实施。必要时，可委托专业机构进行维护保养。3.行政资产管理部门应定期组织对资产维护保养情况进行检查，确保维护保养工作落实到位。（四）安全管理1.资产使用部门应加强资产安全管理，采取必要的安全防范措施，确保资产安全。如安装防盗、防火、防潮、防虫等设施，对重要资产实行专人保管等。2.资产使用人员应增强安全意识，妥善保管资产，防止资产被盗、丢失、损坏等情况发生。如发现资产安全问题，应及时报告行政资产管理部门，并采取相应措施进行处理。3.行政资产管理部门应定期组织资产安全检查，对发现的安全隐患及时督促整改，确保资产安全。六、调配管理（一）调配原则1.优化配置原则根据公司业务发展和工作需要，对行政资产进行合理调配，提高资产使用效率。2.有偿使用原则对于闲置资产的调配，可实行有偿使用方式，收取一定的资产占用费。3.手续完备原则资产调配应按照规定程序办理相关手续，确保调配过程合法、合规。（二）调配范围1.因公司机构调整、业务转移、人员变动等原因，导致部分资产闲置或使用需求发生变化的，可进行资产调配。2.对长期闲置、使用率低的资产，可在公司内部进行调配，提高资产利用率。（三）调配程序1.资产使用部门提出资产调配申请，填写《行政资产调配申请表》，详细说明调配资产的名称、规格、数量、原使用部门、拟调入部门、调配原因等内容。2.行政资产管理部门对资产调配申请进行审核，核实资产状况和调配需求的合理性，提出审核意见。3.经批准后，行政资产管理部门组织资产调配工作。调出部门应及时办理资产移交手续，调入部门应及时办理资产接收手续，并在《行政资产调配登记表》上签字确认。七、处置管理（一）处置范围1.已达到规定使用年限且无法继续使用的资产。2.因技术进步等原因，已被淘汰或不宜继续使用的资产。3.通过市场竞价、拍卖等方式公开处置的资产。4.因自然灾害、意外事故等原因造成毁损、灭失的资产。5.其他按规定需要处置的资产。（二）处置方式1.报废对于已达到规定使用年限且无法继续使用的资产，或因技术进步等原因已被淘汰或不宜继续使用的资产，经鉴定后可进行报废处置。2.出售对于闲置或不需用的资产，可通过市场竞价、拍卖等方式公开出售。3.捐赠对于符合国家有关规定和公司实际情况的资产，可进行捐赠处置。4.其他对于因自然灾害、意外事故等原因造成毁损、灭失的资产，可按规定进行核销等处置。（三）处置程序1.资产使用部门提出资产处置申请，填写《行政资产处置申请表》，详细说明处置资产的名称、规格、数量、原使用部门、处置原因、处置方式等内容，并提供相关证明材料。2.行政资产管理部门对资产处置申请进行审核，核实资产状况和处置原因的真实性、合理性，提出审核意见。3.财务部门对资产处置的价值进行评估和确认，确保处置资产的价值合理、合规。4.经批准后，行政资产管理部门组织实施资产处置工作。对于报废、出售等处置方式，应按照国家有关规定和公司内部程序进行操作，确保处置过程公开、公平、公正。处置完成后，填写《行政资产处置登记表》，办理资产核销手续。八、清查盘点（一）清查盘点周期1.行政资产管理部门应定期组织行政资产清查盘点工作，每年至少进行一次全面清查盘点。2.对于重要资产或发生重大资产变动情况时，应及时进行专项清查盘点。（二）清查盘点内容1.核对资产台账与实物是否相符，包括资产的名称、规格、数量、型号、购置时间、使用部门等信息。2.检查资产的使用状况，是否存在闲置、毁损、丢失等情况。3.核实资产的价值，是否与账面价值一致，有无资产减值等情况。4.检查资产的管理制度执行情况，是否存在违规使用、处置等问题。（三）清查盘点程序1.行政资产管理部门制定清查盘点方案，明确清查盘点的范围、时间、人员、方法等内容。2.资产使用部门按照清查盘点方案要求，组织本部门人员对资产进行自查，并填写《行政资产清查盘点表》。3.行政资产管理部门会同财务部门等相关人员组成清查盘点小组，对各部门资产进行实地盘点和核对。4.清查盘点小组对清查盘点结果进行汇总分析，编制《行政资产清查盘点报告》，详细说明资产清查盘点情况、发现的问题及处理建议等。5.对于清查盘点中发现的资产盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，按规定进行处理。处理结果应在《行政资产清查盘点报告》中予以说明，并报公司管理层审批。九、信息化管理（一）建立资产信息系统1.行政资产管理部门应建立行政资产信息化管理系统，对行政资产的购置、使用、调配、处置等全过程进行信息化管理。2.资产信息系统应涵盖资产基本信息、台账管理、预算管理、采购管理、使用管理（含领用、登记、维护保养、安全管理等）、调配管理、处置管理、清查盘点等功能模块，实现资产信息的实时更新和动态管理。（二）数据录入与维护1.资产使用部门应及时将本部门资产信息录入资产信息系统，确保信息准确、完整。2.行政资产管理部门负责对资产信息系统中的数据进行审核、维护和更新，保证数据的真实性和时效性。（三）信息查询与统计分析1.公司内部人员可通过资产信息系统查询行政资产相关信息，了解资产状况和使用情况。2.行政资产管理部门应利用资产信息系统提供的数据分析功能，对行政资产的配置、使用、效益等情况进行统计分析，为公司决策提供依据。十、监督检查与奖惩（一）监督检查1.公司建立行政资产监督检查机制，定期对行政资产管理情况进行检查。检查内容包括资产管理制度执行情况、资产使用情况、资产安全情况等。2.行政资产管理部门应加强对资产使用部门的日常监督检查，及时发现和纠正违规行为。3.审计部门应