规范公章使用制度

PAGE规范公章使用制度一、总则（一）目的为加强公司公章的管理，规范公章的使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司。公司所有部门和员工在使用公章时均须遵守本制度。（三）定义本制度所称公章，是指公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。二、公章的刻制、启用与废止（一）公章的刻制1.公司公章的刻制由行政部门统一负责，根据公司相关规定和实际需要提出申请，经公司法定代表人批准后，到公安机关指定的刻章单位刻制。2.刻制公章时，必须严格按照国家有关规定和公安机关的要求，提供准确的印章样式、规格、材质等信息。3.新刻制的公章在正式启用前，必须进行留样备案，留样印章应妥善保管，以备查验。（二）公章的启用1.新刻制的公章经公司法定代表人批准后，由行政部门负责启用。启用时，行政部门应填写《公章启用登记表》，详细记录公章启用的时间、名称、编号、启用范围等信息。2.《公章启用登记表》应一式两份，一份由行政部门留存，一份交使用部门存档。使用部门应按照登记表上的启用范围使用公章，不得擅自扩大使用范围。（三）公章的废止1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要废止公章时，由行政部门提出申请，经公司法定代表人批准后，到公安机关办理公章废止手续。2.废止的公章应及时交回行政部门统一保管，行政部门应在《公章废止登记表》上详细记录公章废止的时间、名称、编号等信息，并将登记表存档。3.严禁任何部门和个人私自销毁废止的公章。三、公章的保管（一）保管原则1.公章的保管应遵循“专人负责、安全保密”的原则，确保公章的安全存放和使用。2.公司公章应由行政部门指定专人负责保管，合同专用章应由合同管理部门指定专人负责保管，财务专用章应由财务部门指定专人负责保管，法定代表人章应由法定代表人或其授权的专人负责保管。（二）保管要求1.公章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公司的保密制度，不得擅自将公章转借他人或带出办公区域。2.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并设置必要的防盗、防火、防潮等设施。3.公章保管人员应定期对公章进行检查和维护，确保公章的清晰、完整和有效。如发现公章有损坏、变形、模糊等情况，应及时报告行政部门，并按照规定进行更换或修复。（三）保管人员的职责1.负责公章的日常保管工作，确保公章的安全存放和使用。2.严格按照本制度规定的使用流程和审批权限，审核用章申请，并在《公章使用登记表》上进行登记。3.对不符合用章规定的申请，有权拒绝用章，并及时向相关领导报告。4.在用章过程中，应全程监督用章情况，确保用章内容与申请内容一致，用章完毕后，应及时收回公章，并妥善保管。5.定期对公章的使用情况进行统计和分析，发现问题及时向行政部门报告，并提出改进建议。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章的使用范围包括但不限于：对外签订合同、协议、文件、信函等；办理公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照的年检、变更、注销等手续；开具公司介绍信、证明信等；其他需要使用公司公章的事项。2.合同专用章的使用范围仅限于对外签订合同、协议等经济类文件。3.财务专用章的使用范围仅限于办理公司财务收支、结算、税务申报等相关财务业务。4.法定代表人章的使用范围仅限于代表公司法定代表人行使职权，如签署重要文件、合同等。（二）使用流程1.用章申请各部门和员工因工作需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章内容、用章范围、用章时间等信息，并经部门负责人审核签字。涉及公司重大事项或重要文件的用章申请，还须经公司分管领导或法定代表人批准。2.审核批准公章保管人员收到用章申请后，应按照本制度规定的审批权限进行审核。审核内容包括用章申请的真实性、合法性、完整性等。对于符合用章规定的申请，公章保管人员应在《公章使用申请表》上签字确认，并报相关领导批准。对于不符合用章规定的申请，公章保管人员应拒绝用章，并向申请人说明理由。3.用章登记经批准的用章申请，公章保管人员应在《公章使用登记表》上进行详细登记，登记内容包括用章日期、用章部门、用章事由、用章内容、用章范围、用章数量、批准人等信息。《公章使用登记表》应一式两份，一份由公章保管人员留存，一份交使用部门存档。使用部门应按照登记表上的登记内容使用公章，不得擅自更改。4.用章操作公章保管人员在用章时，应严格按照用章申请的内容进行操作，确保用章内容与申请内容一致。用章过程中，应全程监督用章情况，并在用章完毕后，及时收回公章。用章时，应使用红色印泥，确保印章清晰、完整、端正。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。5.用章备案用章完毕后，公章保管人员应将用章文件的复印件或扫描件留存备案，并将《公章使用登记表》定期交行政部门汇总存档。行政部门应定期对公章的使用情况进行统计和分析，发现问题及时向公司领导报告，并提出改进建议。（三）特殊情况的用章处理1.紧急情况下的用章如遇紧急情况需要使用公章，但无法按照正常流程进行申请和审批时，用章部门应及时向公司分管领导或法定代表人报告，并说明紧急情况的原因和用章的必要性。公司分管领导或法定代表人在了解情况后，可根据实际情况进行口头授权或书面授权，允许用章部门先行使用公章，但事后必须及时补办相关审批手续。2.异地用章因工作需要在异地使用公章时，用章部门应提前与行政部门沟通协调，并按照行政部门的要求办理相关手续。异地用章时，原则上应由行政部门或公司指定的专人携带公章前往，并按照本制度规定的使用流程进行操作。如因特殊情况无法派人携带公章前往，可采用邮寄、快递等方式将公章送达用章地点，但必须确保公章的安全和使用的合法性。3.电子公章的使用随着信息技术的发展，公司逐步推行电子公章的使用。电子公章的使用应遵循国家有关法律法规和公司的相关规定，确保电子公章的安全性、可靠性和有效性。电子公章的申请、审批、使用、备案等流程应与实体公章的使用流程一致，但在具体操作上应按照电子公章系统的要求进行。五、监督与检查（一）内部监督1.公司行政部门负责对公章的使用情况进行日常监督和检查，定期对《公章使用登记表》进行核对和统计，发现问题及时进行处理。2.公司审计部门负责对公章的使用情况进行定期审计，重点检查公章的使用是否符合本制度规定的审批权限和使用流程，是否存在违规用章的情况。3.各部门负责人应加强对本部门员工使用公章情况的监督和管理，发现问题及时向行政部门报告。（二）外部监督1.公司应积极配合公安机关、工商行政管理部门等相关部门的监督检查，如实提供公章的使用情况和相关资料。2.对于因公章使用不当给公司造成损失或不良影响的，公司将依法追究相关责任人的责任，并积极采取措施挽回损失和消除影响。六、责任追究（一）违规行为的界定1.未经批准擅自使用公章的；2.超越审批权限使用公章的；3.在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章的；4.擅自将公章转借他人或带出办公区域的；5.用章内容与申请内容不一致的；6.其他违反本制度规定使用公章的行为。（二）责任追究措施1.对于违规使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.因违规使用公章给公司造成经济损失